Складской документооборот: организация и ведение электронного учета
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
1 августа 2022
97
0
Документооборот складского учёта
Документооборот

Документооборот складского учёта

В помещениях, предназначенных для временного хранения товаров, также ведётся учёт и оформляются документы на каждый этап их движения: приём, хранение, перемещение и выбытие со склада. Расскажем, какие документы используются в складском учёте и как автоматизировать документооборот на складе.

Что такое складской учёт

Складской учёт подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, необходимо фиксировать. В обязательном порядке оформляют документы на следующие операции:

Выделяют четыре основных вида складского учёта:

  • поступление и оприходование товара от контрагентов;
  • занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
  • отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
  • перемещение (между складами или торговыми точками);
  • инвентаризация;
  • информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
  • списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
  • корректировка характеристик продукции в учётных карточках.

Выделяют четыре основных вида складского учёта:

  1. Номенклатурный учёт. Его ведут компании с широким ассортиментом продукции. Ориентироваться в нём без внутренней классификации по группам и подгруппам сложно, поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по определённым признакам.
  2. Сортовой учёт. В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики.
  3. Партионный учёт. Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков.
  4. Партионно-сортовой учёт. Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам.

Что включает в себя документооборот на складе

Каждое передвижение товара на складе фиксируют документально. На каждом этапе передвижения используются свои документы.

Документ Характеристика
Приём товара
Накладная от поставщика Сопроводительный документ для товара, по которому товар принимают на склад.
Приходная накладная Оформляется на основании накладной от поставщика.
Товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т Необходима для товаров, доставленных на склад любым видом транспорта. Этот документ подтверждает факт приёма-передачи: списание товара у поставщика и оприходование у получателя. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Приходный складской ордер М-4 Оформляется кладовщиком по итогу рабочей смены и включает в себя всю поступившую продукцию.
Акт о приёмке материалов М-7 Нужен для подтверждения, что товар поступил не в полном объёме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявкой и фактом. Верно заполненный акт позволит отправить претензию поставщику и получить компенсацию.
Акт о приёмке товаров ТОРГ-1 Подтверждает, что товар прошёл проверку на качество, количество, массу и комплектность.
Хранение товара
Товарный ярлык ТОРГ 11 Отражает наименование, артикул, сорт, количество на складе, все необходимые сведения, чтобы товар могли быстро опознать. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
Карточка учёта М-17 Предназначена для записи материалов и определения их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учёта на основании приходных документов
Перемещение товаров
Требование-накладная М-11 Нужна для перемещения между подразделениями или материально ответственными сотрудниками. Один экземпляр принадлежит складу, второй передаётся принимающей стороне.
Накладная на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13 Отражает движение товара со склада на производство или в торговый зал. Все стороны процесса получают свои экземпляры.
Выбытие товаров со склада
Накладная на отпуск материалов на сторону М-15 Если товар или материалы передают на переработку в другое подразделение или организацию, то заполняют этот документ с указанием количества и цены.
Товарная накладная ТОРГ-12 Применяется для продажи товаров другому предприятию. Заполняется в двух экземплярах для продавца и покупателя.
Акт о списании ТОРГ-16 Составляется, если выбытие происходит по причине порчи.

Автоматизация складского учёта

Чётких требований законодательства к способу ведения складского учёта нет. Можно выбрать любой способ: бумажные документы, Excel-таблицы, системы электронного документооборота. При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. С ростом числа операций и номенклатуры появляется необходимость в автоматизации.

Современные технологии позволяют существенно ускорить документооборот на предприятии, в том числе на складе. Благодаря системам ЭДО можно сократить время на подготовку и заполнение документации и контролировать все операции в удалённом режиме.

Что даст переход на электронный документооборот на складе?

  • Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
  • Документы создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
  • Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
  • Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.
«Астрал.ЭДО» — удобный онлайн-сервис для внутреннего и внешнего электронного документооборота. Он подойдёт бизнесу с любым объёмом документов и в любой сфере деятельности, в том числе для работы с маркировкой.

С чего начать внедрение ЭДО на складе

  1. Проанализировать схему документооборота до внедрения ЭДО: по каким маршрутам двигается документация, как создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы.
  2. Создать проект автоматизации документооборота. На этом этапе определяют правила работы с будущей системой ЭДО, маршруты документов, порядок согласования и направления документации.
  3. Приобрести ПО. На этом этапе выбирают оператора и систему ЭДО, заключают договор. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.
  4. Подготовить сотрудников: определить ответственных за складской учёт и прописать для них инструкции, оформить на них электронные подписи, если это необходимо.
  5. Внедрить ЭДО. На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа.
  6. Обучить сотрудников работе в системе ЭДО.
97
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger