Сопроводительная накладная

Сопроводительная накладная и другие сопроводительные документы на груз

Сопроводительные документы на груз – это важная часть логистического процесса, которая обеспечивает правильное и безопасное перемещение товара от отправителя к получателю.

Они составляются и хранятся на протяжении всего передвижения, от момента отгрузки до момента доставки. В данном тексте мы рассмотрим основные виды сопроводительных накладных, их правильное оформление и порядок составления. Также поговорим о том, как обрабатывают такие документы в бухгалтерии.

Документы на перевозку груза

1. Сопроводительная товарная накладная.

• Фиксирует данные об отправленном товаре.
• Содержит подробную информацию о материалах, их количестве, весе, стоимости, а также указывает отправителя и получателя груза.
• Используется для контроля и отслеживания перемещения груза, а также для учёта и оплаты товаров при доставке.

Пример: ТОРГ-12, Т-1.

2. Сопроводительная транспортная накладная.

• Подтверждает факт приёма и передачи груза от отправителя к получателю.
• Включает в себя информацию о товарах.
• Применяется в качестве основы для проведения расчётов между отправителем и получателем товаров.
• Позволяет контролировать и отслеживать перемещение груза в процессе транспортировки.
• Является основой для решения возможных претензий или споров, связанных с доставкой товара.

Пример: форма № 1-Т (более подробно о ней можно почитать в нашем материале).

3. CMR – международная ТТН.

• Используется для оформления и контроля международной грузоперевозки.
• Содержит информацию о товаре и других логистических деталях (отправитель, получатель, условия доставки и т.д.).
• Регулирует и помогает отслеживать перемещение груза через границы и между разными странами.

Имеет единый шаблон документа.

4. Счёт-фактура.

• Подтверждает факт предоставления услуг по перевозке груза или пассажиров.
• Обычно выписывается после выполнения перевозки и используется для бухгалтерского учёта и отчётности.
• Нужен при работе с НДС.

Доверенность на водителя (перевозчика).

• Даёт право перевозчику доставить груз от отправителя к получателю.

Формируется в свободной форме – единого шаблона нет.

6. Копия документа получателя.

• Нужна для идентификации, кто должен получить груз.
• Требуется только копия паспорта.

7. Универсальный передаточный документ.

• Обычно создаётся отправителем (при необходимости).
• Состоит из ТН и счёта-фактуры.

8. Опись груза.

• Содержит всю информацию о товаре, если перевозятся личные вещи (название, его количество, вес, размеры и т.д.).
• Составляется как отправителем, так и получателем груза, подписывается также обеими сторонами.
• Может помочь в решении форс-мажорных ситуаций.

9. Сертификат качества товара.

• Подтверждает соответствие установленным стандартам, требованиям и критериям качества.

Какие сопроводительные документы готовит отправитель

Обычно отправитель должен сформировать несколько документов для перевозки груза. Есть несколько факторов, которые будут влиять:

• Каким транспортом поедет груз (ж/д, авиа, морской маршрут и т.д.).
• Статусы получателя и отправителя (ЮЛ, ФЛ, ООО и т.д.).
• Вид груза (алкоголь, топливо, табак, текстиль, пищевая продукция и т.д.).

Подробно разберём на примере, какие именно накладные и другие сопроводительные документы нужно собрать при отправке товара из РФ в Казахстан (или любую другую страну СНГ).

Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)

Как мы видим из таблицы, помимо сопроводительной накладной на товары в Казахстан, необходимо собрать целый пакет других документов.

Какие сопроводительные документы готовит получатель

Обычно он может готовить два вида документов – договор на перевозку (так как заказывает услуги транспортных компаний) и сопроводительную накладную на товар.

Когда заполняют разные формы сопроводительных документов: товарные/транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.

Разные виды накладных заполняются в зависимости от конкретной ситуации и требований организации, осуществляющей отгрузку или получение товара.

Например, сопроводительная накладная на товар (на отгрузку) заполняется перед отправкой товара от поставщика к покупателю (ТОРГ-12). Она содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также дополнительные сведения, необходимые для проведения отгрузки.

Накладная на получение товара заполняется при доставке груза покупателем. Она также содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также может содержать информацию о состоянии товара при получении.

Другие виды накладных, такие как транспортная накладная, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии со своей спецификой и требованиями законодательства.

Правила оформления сопроводительных накладных на товары (СНТ) и их документооборот

1. На документе должна быть указана полная и точная информация об отправителе и получателе товаров, включая их названия, юридические адреса и контактные данные.
2. Она должна содержать точное описание, включая их наименование, количество, единицы измерения, стоимость.
3. Для каждой позиции товара должен быть указан код товара по Единой системе классификации и код товара по ТН ВЭД.
4. Накладная должна содержать информацию о транспортном средстве или контейнере, в котором всё перевозится, включая его номер, марку и пломбы.
5. Обычно документ составляется в электронном виде (в бумажном варианте разрешается, если налогоплательщик доказал, что есть технические ошибки в работе ИС ЭСФ).

Что касается ЭДО по сопроводительным накладным на товары, он обязан быть организован с соблюдением следующих правил:

1. СНТ должна быть подписана отправителем и получателем товаров и содержать отметки о проведении основных операций, таких как отгрузка, приём, проверка на соответствие и т.д.
2. Каждая сопроводительная накладная должна быть зарегистрирована и пронумерована, чтобы обеспечить учёт и контроль над документами.
3. СНТ должна храниться в течение установленного срока, обычно не менее 5 лет, с возможностью представления в случае необходимости для проверок или аудита.

В случае нарушения правил оформления сопроводительных накладных или несоблюдения документооборота могут быть применены различные санкции, такие как штрафы, административная ответственность или судебные разбирательства.

Как обрабатывают сопроводительные накладные в бухгалтерии

Изначально бухгалтер получает все документы электронно и проверяет их на корректность. Затем добавляет всё в базу, которая хранится на сервере оператора ЭДО.

Будьте внимательны: очень часто бухгалтерам присылают сканы накладных. Стоит понимать – они не имеют юридической силы, но, поскольку в них хранится вся информация, работать с таким вариантом документов можно.

Образец сопроводительной накладной на товар

Скачать форму бланка ТН

Скачать форму бланка ТТН

Скачать форму бланка ТОРГ-12