Сопроводительная накладная на товары: правила оформления
Уважаемые клиенты! Мы обеспечиваем бесплатный выпуск новых сертификатов ЭП ФЛ взамен сертификатов ЭП ФЛ, выданных УЦ «Калуга Астрал», действительных на 20 июля 2024 года через УЦ «Аналитический центр». Подробнее
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Сопроводительная накладная

Сопроводительная накладная, ЭПД и иные электронные документы для грузоперевозок в сервисе 1С-ЭПД

Тарифы 1С-ЭПД

Обмен перевозочными документами в 1С

Сопроводительная накладная и другие сопроводительные документы на груз

06.12.2023

Сопроводительные документы на груз – это важная часть логистического процесса, которая обеспечивает правильное и безопасное перемещение товара от отправителя к получателю.

Они составляются и хранятся на протяжении всего передвижения, от момента отгрузки до момента доставки. В данном тексте мы рассмотрим основные виды сопроводительных накладных, их правильное оформление и порядок составления. Также поговорим о том, как обрабатывают такие документы в бухгалтерии.

Документы на перевозку груза

1. Сопроводительная товарная накладная.

  • Фиксирует данные об отправленном товаре.
  • Содержит подробную информацию о материалах, их количестве, весе, стоимости, а также указывает отправителя и получателя груза.
  • Используется для контроля и отслеживания перемещения груза, а также для учёта и оплаты товаров при доставке.

Пример: ТОРГ-12, Т-1.

2. Сопроводительная транспортная накладная.

  • Подтверждает факт приёма и передачи груза от отправителя к получателю.
  • Включает в себя информацию о товарах.
  • Применяется в качестве основы для проведения расчётов между отправителем и получателем товаров.
  • Позволяет контролировать и отслеживать перемещение груза в процессе транспортировки.
  • Является основой для решения возможных претензий или споров, связанных с доставкой товара.

Пример: форма № 1-Т (более подробно о ней можно почитать в нашем материале).

3. CMR – международная ТТН.

  • Используется для оформления и контроля международной грузоперевозки.
  • Содержит информацию о товаре и других логистических деталях (отправитель, получатель, условия доставки и т.д.).
  • Регулирует и помогает отслеживать перемещение груза через границы и между разными странами.

Имеет единый шаблон документа.

4. Счёт-фактура.

  • Подтверждает факт предоставления услуг по перевозке груза или пассажиров.
  • Обычно выписывается после выполнения перевозки и используется для бухгалтерского учёта и отчётности.
  • Нужен при работе с НДС.

Доверенность на водителя (перевозчика).

  • Даёт право перевозчику доставить груз от отправителя к получателю.

Формируется в свободной форме – единого шаблона нет.

6. Копия документа получателя.

  • Нужна для идентификации, кто должен получить груз.
  • Требуется только копия паспорта.

7. Универсальный передаточный документ.

  • Обычно создаётся отправителем (при необходимости).
  • Состоит из ТН и счёта-фактуры.

8. Опись груза.

  • Содержит всю информацию о товаре, если перевозятся личные вещи (название, его количество, вес, размеры и т.д.).
  • Составляется как отправителем, так и получателем груза, подписывается также обеими сторонами.
  • Может помочь в решении форс-мажорных ситуаций.

9. Сертификат качества товара.

  • Подтверждает соответствие установленным стандартам, требованиям и критериям качества.

Какие сопроводительные документы готовит отправитель

Обычно отправитель должен сформировать несколько документов для перевозки груза. Есть несколько факторов, которые будут влиять:

  • Каким транспортом поедет груз (ж/д, авиа, морской маршрут и т.д.).
  • Статусы получателя и отправителя (ЮЛ, ФЛ, ООО и т.д.).
  • Вид груза (алкоголь, топливо, табак, текстиль, пищевая продукция и т.д.).

Подробно разберём на примере, какие именно накладные и другие сопроводительные документы нужно собрать при отправке товара из РФ в Казахстан (или любую другую страну СНГ).

Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)

ОТПРАВИТЕЛЬ — ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ
ЮЛ
Какие сведения включает
  1. CMR (4 штуки).
  2. ТН + Счёт-фактура или УПД (2 штуки).
  3. Доверенность на грузоперевозчика.
  4. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).
  1. CMR (4 штуки).
  2. ТН (2 штуки).
  3. Кассовые и товарные чеки
  4. Доверенность на грузоперевозчика
  5. Копия документа, удостоверяющего личность получателя
  6. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).
ОТПРАВИТЕЛЬ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ
ФЗ / ЮЛ
  1. CMR (4 штуки).
  2. Опись груза (2 штуки).
  3. Кассовые чеки новых вещей (если есть).
  4. Копия документа, удостоверяющего личность получателя.

* будьте внимательны: если напротив названия документов не указано количество, значит, достаточно подготовить только 1 экземпляр.

Как мы видим из таблицы, помимо сопроводительной накладной на товары в Казахстан, необходимо собрать целый пакет других документов.

Какие сопроводительные документы готовит получатель

Обычно он может готовить два вида документов – договор на перевозку (так как заказывает услуги транспортных компаний) и сопроводительную накладную на товар.

Когда заполняют разные формы сопроводительных документов: товарные/транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.

Разные виды накладных заполняются в зависимости от конкретной ситуации и требований организации, осуществляющей отгрузку или получение товара.

Например, сопроводительная накладная на товар (на отгрузку) заполняется перед отправкой товара от поставщика к покупателю (ТОРГ-12). Она содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также дополнительные сведения, необходимые для проведения отгрузки.

Накладная на получение товара заполняется при доставке груза покупателем. Она также содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также может содержать информацию о состоянии товара при получении.

Другие виды накладных, такие как транспортная накладная, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии со своей спецификой и требованиями законодательства.

Комментарий специалиста Антона Шевченко.

В конкретных случаях время заполнения сопроводительных накладных на товар может различаться. Так, например, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии со спецификой товара и самого направления. А форма Т-1 формируется только при перевозке алкоголя.

При этом обычно заполнение накладных происходит непосредственно перед отгрузкой или получением товара.

Правила оформления сопроводительных накладных на товары (СНТ) и их документооборот

  1. На документе должна быть указана полная и точная информация об отправителе и получателе товаров, включая их названия, юридические адреса и контактные данные.
  2. Она должна содержать точное описание, включая их наименование, количество, единицы измерения, стоимость.
  3. Для каждой позиции товара должен быть указан код товара по Единой системе классификации и код товара по ТН ВЭД.
  4. Накладная должна содержать информацию о транспортном средстве или контейнере, в котором всё перевозится, включая его номер, марку и пломбы.
  5. Обычно документ составляется в электронном виде (в бумажном варианте разрешается, если налогоплательщик доказал, что есть технические ошибки в работе ИС ЭСФ).

Что касается ЭДО по сопроводительным накладным на товары, он обязан быть организован с соблюдением следующих правил:

  1. СНТ должна быть подписана отправителем и получателем товаров и содержать отметки о проведении основных операций, таких как отгрузка, приём, проверка на соответствие и т.д.
  2. Каждая сопроводительная накладная должна быть зарегистрирована и пронумерована, чтобы обеспечить учёт и контроль над документами.
  3. СНТ должна храниться в течение установленного срока, обычно не менее 5 лет, с возможностью представления в случае необходимости для проверок или аудита.
Если вы решили подключиться к ЭДО, используйте систему Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

В случае нарушения правил оформления сопроводительных накладных или несоблюдения документооборота могут быть применены различные санкции, такие как штрафы, административная ответственность или судебные разбирательства.

Ознакомиться с полным списком Правил оформления СНТ можно в Приказе № 1424.

Как обрабатывают сопроводительные накладные в бухгалтерии

Изначально бухгалтер получает все документы электронно и проверяет их на корректность. Затем добавляет всё в базу, которая хранится на сервере оператора ЭДО.

Будьте внимательны: очень часто бухгалтерам присылают сканы накладных. Стоит понимать – они не имеют юридической силы, но, поскольку в них хранится вся информация, работать с таким вариантом документов можно.

Образец сопроводительной накладной на товар

Скачать форму бланка ТН

Скачать форму бланка ТТН

Скачать форму бланка ТОРГ-12

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Антон Шевченко
Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал). Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт
8 (499) 444-71-90
Антон Шевченко

Автоматизируйте электронный документооборот логистики

Заключите договор с оператором ЭДО и подключитесь к электронному документообороту

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Оставить заявку

Остались вопросы? Запишитесь на персональную демонстрацию сервиса. Мы покажем, как работать в сервисе и дадим персональные ответы

/upload/iblock/a6f/wyfk6p9uynfizshmgkwj3pmfr5ja012j/formepd.png
Комментарии для сайта Cackle
{{FORM-FEEDBACK3 data-uname="65" data-color-brand="skycyan" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
3 минуты — и готово! Скачайте бесплатную программу Астрал Помощник и начните работу
с электронной подписью прямо сейчас
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger