Сопроводительная накладная на товары: правила оформления
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

ЭДО в логистике

Подключите сервис электронного документооборота в логистике

Сопроводительная накладная и другие сопроводительные документы на груз

06.12.2023

Сопроводительные документы на груз – это важная часть логистического процесса, которая обеспечивает правильное и безопасное перемещение товара от отправителя к получателю.

Они составляются и хранятся на протяжении всего передвижения, от момента отгрузки до момента доставки. В данном тексте мы рассмотрим основные виды сопроводительных накладных, их правильное оформление и порядок составления. Также поговорим о том, как обрабатывают такие документы в бухгалтерии.

Документы на перевозку груза

1. Сопроводительная товарная накладная.

  • Фиксирует данные об отправленном товаре.
  • Содержит подробную информацию о материалах, их количестве, весе, стоимости, а также указывает отправителя и получателя груза.
  • Используется для контроля и отслеживания перемещения груза, а также для учёта и оплаты товаров при доставке.

Пример: ТОРГ-12, Т-1.

2. Сопроводительная транспортная накладная.

  • Подтверждает факт приёма и передачи груза от отправителя к получателю.
  • Включает в себя информацию о товарах.
  • Применяется в качестве основы для проведения расчётов между отправителем и получателем товаров.
  • Позволяет контролировать и отслеживать перемещение груза в процессе транспортировки.
  • Является основой для решения возможных претензий или споров, связанных с доставкой товара.

Пример: форма № 1-Т (более подробно о ней можно почитать в нашем материале).

3. CMR – международная ТТН.

  • Используется для оформления и контроля международной грузоперевозки.
  • Содержит информацию о товаре и других логистических деталях (отправитель, получатель, условия доставки и т.д.).
  • Регулирует и помогает отслеживать перемещение груза через границы и между разными странами.

Имеет единый шаблон документа.

4. Счёт-фактура.

  • Подтверждает факт предоставления услуг по перевозке груза или пассажиров.
  • Обычно выписывается после выполнения перевозки и используется для бухгалтерского учёта и отчётности.
  • Нужен при работе с НДС.

Доверенность на водителя (перевозчика).

  • Даёт право перевозчику доставить груз от отправителя к получателю.

Формируется в свободной форме – единого шаблона нет.

6. Копия документа получателя.

  • Нужна для идентификации, кто должен получить груз.
  • Требуется только копия паспорта.

7. Универсальный передаточный документ.

  • Обычно создаётся отправителем (при необходимости).
  • Состоит из ТН и счёта-фактуры.

8. Опись груза.

  • Содержит всю информацию о товаре, если перевозятся личные вещи (название, его количество, вес, размеры и т.д.).
  • Составляется как отправителем, так и получателем груза, подписывается также обеими сторонами.
  • Может помочь в решении форс-мажорных ситуаций.

9. Сертификат качества товара.

  • Подтверждает соответствие установленным стандартам, требованиям и критериям качества.

Какие сопроводительные документы готовит отправитель

Обычно отправитель должен сформировать несколько документов для перевозки груза. Есть несколько факторов, которые будут влиять:

  • Каким транспортом поедет груз (ж/д, авиа, морской маршрут и т.д.).
  • Статусы получателя и отправителя (ЮЛ, ФЛ, ООО и т.д.).
  • Вид груза (алкоголь, топливо, табак, текстиль, пищевая продукция и т.д.).

Подробно разберём на примере, какие именно накладные и другие сопроводительные документы нужно собрать при отправке товара из РФ в Казахстан (или любую другую страну СНГ).

Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)

ОТПРАВИТЕЛЬ — ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ
ЮЛ
Какие сведения включает
  1. CMR (4 штуки).
  2. ТН + Счёт-фактура или УПД (2 штуки).
  3. Доверенность на грузоперевозчика.
  4. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).
  1. CMR (4 штуки).
  2. ТН (2 штуки).
  3. Кассовые и товарные чеки
  4. Доверенность на грузоперевозчика
  5. Копия документа, удостоверяющего личность получателя
  6. Сертификаты качества (нужны в зависимости от вида груза).
ОТПРАВИТЕЛЬ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
ПОЛУЧАТЕЛЬ
ФЗ / ЮЛ
  1. CMR (4 штуки).
  2. Опись груза (2 штуки).
  3. Кассовые чеки новых вещей (если есть).
  4. Копия документа, удостоверяющего личность получателя.

* будьте внимательны: если напротив названия документов не указано количество, значит, достаточно подготовить только 1 экземпляр.

Как мы видим из таблицы, помимо сопроводительной накладной на товары в Казахстан, необходимо собрать целый пакет других документов.

Какие сопроводительные документы готовит получатель

Обычно он может готовить два вида документов – договор на перевозку (так как заказывает услуги транспортных компаний) и сопроводительную накладную на товар.

Когда заполняют разные формы сопроводительных документов: товарные/транспортные накладные, счета-фактуры и т.д.

Разные виды накладных заполняются в зависимости от конкретной ситуации и требований организации, осуществляющей отгрузку или получение товара.

Например, сопроводительная накладная на товар (на отгрузку) заполняется перед отправкой товара от поставщика к покупателю (ТОРГ-12). Она содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также дополнительные сведения, необходимые для проведения отгрузки.

Накладная на получение товара заполняется при доставке груза покупателем. Она также содержит информацию о количестве и виде продукции, его стоимости, данных отправителя и получателя, а также может содержать информацию о состоянии товара при получении.

Другие виды накладных, такие как транспортная накладная, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии со своей спецификой и требованиями законодательства.

Комментарий специалиста Антона Шевченко.

В конкретных случаях время заполнения сопроводительных накладных на товар может различаться. Так, например, складская накладная, счёт-фактура и т.д., заполняются в соответствии со спецификой товара и самого направления. А форма Т-1 формируется только при перевозке алкоголя.

При этом обычно заполнение накладных происходит непосредственно перед отгрузкой или получением товара.

Правила оформления сопроводительных накладных на товары (СНТ) и их документооборот

  1. На документе должна быть указана полная и точная информация об отправителе и получателе товаров, включая их названия, юридические адреса и контактные данные.
  2. Она должна содержать точное описание, включая их наименование, количество, единицы измерения, стоимость.
  3. Для каждой позиции товара должен быть указан код товара по Единой системе классификации и код товара по ТН ВЭД.
  4. Накладная должна содержать информацию о транспортном средстве или контейнере, в котором всё перевозится, включая его номер, марку и пломбы.
  5. Обычно документ составляется в электронном виде (в бумажном варианте разрешается, если налогоплательщик доказал, что есть технические ошибки в работе ИС ЭСФ).

Что касается ЭДО по сопроводительным накладным на товары, он обязан быть организован с соблюдением следующих правил:

  1. СНТ должна быть подписана отправителем и получателем товаров и содержать отметки о проведении основных операций, таких как отгрузка, приём, проверка на соответствие и т.д.
  2. Каждая сопроводительная накладная должна быть зарегистрирована и пронумерована, чтобы обеспечить учёт и контроль над документами.
  3. СНТ должна храниться в течение установленного срока, обычно не менее 5 лет, с возможностью представления в случае необходимости для проверок или аудита.
Если вы решили подключиться к ЭДО, используйте систему Доки. С помощью этого сервиса вы сможете быстро и безопасно отправлять, получать и обрабатывать документы, а также хранить их в электронном виде. В Доки реализовано множество функций, которые помогают автоматизировать рабочие процессы и снизить затраты на обработку документов.

В случае нарушения правил оформления сопроводительных накладных или несоблюдения документооборота могут быть применены различные санкции, такие как штрафы, административная ответственность или судебные разбирательства.

Ознакомиться с полным списком Правил оформления СНТ можно в Приказе № 1424.

Как обрабатывают сопроводительные накладные в бухгалтерии

Изначально бухгалтер получает все документы электронно и проверяет их на корректность. Затем добавляет всё в базу, которая хранится на сервере оператора ЭДО.

Будьте внимательны: очень часто бухгалтерам присылают сканы накладных. Стоит понимать – они не имеют юридической силы, но, поскольку в них хранится вся информация, работать с таким вариантом документов можно.

Образец сопроводительной накладной на товар

Скачать форму бланка ТН

Скачать форму бланка ТТН

Скачать форму бланка ТОРГ-12


Антон Шевченко

Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал).Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт

+7 (499) 444-71 -90

Антон Шевченко

Требуется ЭДО логистики?

Оставьте заявку, мы с вами свяжемся!

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
autohello-finger