Электронные документы в логистике: упрощение и ускорение ЭДО с 1С-ЭПД

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере транспортной логистики применяется с 2022 года. Пока что перевозчики имеют право использовать бумажные, а не электронные формы. Мы не можем предсказать, когда именно электронный документооборот в логистике станет обязательным. Зато мы можем заранее объяснить вам, как происходит ЭДО в логистической организации. Как оформлять электронные документы в складской логистике? Расскажем в статье.

Что такое ЭПД

При каждой транспортировке товара организации требуется подготовить несколько бумаг, в которых обозначены условия логистики: договор между поставщиком, покупателем и перевозчиком, товарные и транспортные накладные, путевые листы, водительское удостоверение и документы на транспорт, дополнительные справки и лицензии для перевозки продуктов или опасных веществ.

Бумажный документооборот в этом случае будет достаточно громоздким, что усложнит и без того непростой процесс логистики. Выйти из трудной ситуации поможет электронный документооборот, то есть обмен электронными перевозочными документами.

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это не просто отсканированный путевой лист или накладная. Участники перевозки должны создавать ЭПД в XML–формате с помощью специальных программ. Такие документы называют формализованными. Правила подготовки электронных перевозочных документов для логистики разрабатывает ФНС.

Каждый ЭПД состоит из нескольких разделов, которые называют титулами. Участники документооборота подписывают эти титулы на определённом этапе перевозки. Например, когда грузополучатель принимает партию, он подписывает Титул 3 «Приёмка» в электронной транспортной накладной.

Какие документы относятся к ЭПД

К концу 2024 года ФНС представила форматы для одиннадцати видов логистических документов:

• транспортная накладная;
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка);
• договор перевозки груза;
• дорожная ведомость;
• квитанция о приёме груза для перевозки;
• договор морской перевозки груза;
• коносамент.

Все эти бумаги можно формировать, заполнять и отправлять контрагентам в XML–формате с помощью специального сервиса для обмена ЭПД. Дублировать электронные перевозочные документы для логистики в печатном виде не нужно.

Документы грузоперевозок

Зачем нужен ЭДО в логистике

Благодаря электронному документообороту в транспортной логистике организации получают сразу несколько преимуществ:

1. ЭПД доступны всем участникам грузоперевозки на любом её этапе.
2. Программы для подготовки ЭПД не дают пользователям отправить документы, в которых не заполнены обязательные поля или допущены грубые ошибки.
3. ЭПД передаются по зашифрованным каналам связи, и потому ваши данные всегда надёжно защищены.
4. Электронные документы логистической компании просто хранить и показывать инспекторам ГИБДД в дороге: достаточно продемонстрировать им QR-код с зашифрованными данными.
5. Надзорные органы смогут легко получить информацию о перевозке. Предоставлять для проверки бумажные документы больше не нужно.
6. Компаниям не нужно тратить средства на покупку бумаги и выделять помещение под архив для перевозочных документов.

ЭДО перевозок

Какие законы регулируют обмен ЭПД

Для организации электронного документооборота в транспортной логистике правительство изменило многие нормативные акты. Перечислим основные нормативные документы в логистике.

Название документа	Что регулирует
Закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»	Ввёл понятие ЭПД. Определил порядок формирования и подписи ЭПД. Описал обязанности операторов ИС ЭПД
Постановление Правительства № 2200	Установило правила автомобильных грузоперевозок с использованием ЭПД
Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@	Утвердил форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда
Приказ ФНС № ЕД-7-26/108@	Утвердил формат электронного заказа (заявки)
Приказ ФНС № ЕД-7-26/109@	Утвердил формат электронного договора фрахтования
Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@	Утвердил формат электронного путевого листа
Постановление Правительства № 931	Ввело правила обмена электронными перевозочными документами
Приказ ФНС № ЕД-7-26/382@	Утвердил форматы электронного договора морской перевозки груза и коносамента
Приказ ФНС № ЕД-7-26/383@	Утвердил форматы электронного договора перевозки груза, дорожной ведомости, квитанции о приёме груза, а также обновил формат транспортной накладной

ЭДО перевозок может отличаться по сферам деятельности

Как происходит обмен электронными документами в логистике

Основные участники обмена ЭПД — это грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. За документооборотом наблюдают контролирующие органы: Госавтоинспекция, налоговая служба, Минтранс и другие ведомства.

Оформление ЭДО в логистике

Чтобы инспекторы получали доступ к данным, все документы необходимо отправлять в федеральную базу — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Документы в эту базу передают аккредитованные операторы ИС ЭПД. Для распознавания участников ЭДО в логистике используется GLN-номер.

Порядок обмена ЭПД зависит от того, какой именно документ оформили контрагенты. В общем виде документооборот между организациями выглядит так:

Порядок обмена ЭПД

Что нужно для обмена ЭПД в логистике

Чтобы начать использовать электронные перевозочные документы в логистике, всем участникам транспортировки необходимо:

Основные документы в логистике

Прежде всего партнёрам потребуется заключить договор. Если грузоотправитель для доставки товара покупателю нанимает перевозчика, договор должны подписать три организации.

Универсальные документы на груз в логистике — это товарная накладная и транспортная накладная. Их необходимо оформлять при каждой грузоперевозке вне зависимости от того, какую продукцию доставляет водитель. Исключение — перевозка алкоголя. В этом случае вместо товарной и транспортной накладных нужно сформировать товарно-транспортную накладную.

Если перевозчик занимается доставкой продуктов, ему необходимо оформить санитарную книжку на автомобиль. Тем, кто перевозит животных, нужно получить ветеринарный паспорт для каждой особи. Для перевозки опасных грузов потребуется оформление специальной лицензии.

Главный водительский документ — водительское удостоверение (права) сотрудника. Для того чтобы водить грузовик, нужны права категории С. Для вождения фуры требуется оформление прав категории СЕ. Кроме того, водителям рекомендуют брать с собой разрешение на управление транспортным средством с подписью руководителя организации.

Информацию о маршруте, состоянии водителя и автомобиля вносят в путевой лист. Его также необходимо брать с собой в дорогу. С 2023 года путевой лист можно заполнять и подписывать с помощью системы транспортного ЭДО для логистики.

К документам на транспорт относятся все бумаги, связанные с постановкой автомобиля на учёт: паспорт и свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО.

Электронный путевой лист (ЭПЛ) в логистике

Электронный путевой лист необходим для того, чтобы перевозчик мог контролировать действия водителя во время рейса. Водитель обязан иметь доступ к ЭПЛ в дороге, чтобы показать его инспектору ГИБДД при проверке.

ЭПЛ состоит из четырёх обязательных и двух дополнительных титулов. Подписывать титулы ЭПЛ при документообороте можно как усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), так и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).

Обязательные титулы транспортной накладной
Номер титула	Этап	Какие данные включает титул	Кто подписывает титул
1	Оформление	О сторонах перевозки, водителе, автомобиле, маршруте	Перевозчик или диспетчер
2	Предрейсовый медосмотр	О состоянии водителя перед поездкой	Медработник
4	Снятие показаний одометра перед рейсом	О показаниях одометра при выезде автомобиля с парковки и о времени этого выезда	Механик
5	Снятие показаний одометра после рейса	О показаниях одометра при заезде автомобиля на парковку и о времени этого заезда	Механик

Дополнительные титулы заполняются только при необходимости.

Ситуационные титулы ЭПЛ
Номер титула	Этап	Когда нужно оформлять титул	Кто подписывает титул
3	Предрейсовый техосмотр	Требуется всегда, за исключением случая, когда перевозчик создаёт новый путевой лист при смене водителя	Механик
6	Послерейсовый медосмотр	Если законодательство или регламент компании требуют обследовать водителя после поездки	Медработник

ФНС продолжает дорабатывать форматы электронных документов в транспортной логистике. В 2025 году вид путевого листа для электронного документооборота в логистике снова изменится. Следите за материалами в нашем блоге, чтобы быть в курсе всех новостей.

Схема заполнения ЭПЛ

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) в логистике

ЭТрН — один из ключевых документов в транспортной логистике. В транспортной накладной отражены сведения обо всех этапах грузоперевозки. Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов: четырёх обязательных и четырёх дополнительных. Обязательные титулы нужно создавать и подписывать при каждой перевозке, то есть во время каждого документооборота.

Обязательные титулы ЭТрН
Номер титула	Этап	Какие данные включает титул	Кто формирует и подписывает титул
1	Оформление	О сторонах перевозки, условиях договора, о водителе, грузе и сопроводительных бумагах	Грузоотправитель
2	Погрузка	О состоянии груза во время его приёма к перевозке	Перевозчик
3	Приёмка	О приёме товара от перевозчика, состоянии груза в это время	Грузополучатель
4	Разгрузка	О сдаче груза получателю	Перевозчик

Формировать и подписывать дополнительные титулы требуется только при определённых условиях.

Опциональные титулы ЭТрН
Номер титула	Этап	Когда нужно формировать титул	Кто формирует и подписывает титул
5	Отражение стоимости	Изменилась финальная стоимость перевозки	Перевозчик
6	Подтверждение стоимости		Грузоотправитель
7	Переадресовка	Сменился грузополучатель или изменился его адрес	Перевозчик
8	Замена водителя/ТС	Сменился водитель или транспортное средство	Перевозчик

Дополнительные документы логистики

Какие документы нужны экспедиторам

Если грузоотправитель сотрудничает с экспедитором, который самостоятельно организовывает доставку груза и подбирает перевозчика, организации потребуется оформить дополнительные документы:

• договор транспортной экспедиции;
• акт об оказании услуг (заполняется, если этого требует договор);
• поручение экспедитору (с перечнем услуг и условиями их оказания);
• экспедиторскую расписку (для подтверждения того, что экспедитор получил груз);
• складскую расписку (для подтверждения того, что груз будет храниться на складе экспедитора).

Бухгалтерский учёт в логистике

При бухгалтерском учёте грузоперевозок нужно решить несколько задач:

• определить расходы на регистрацию, страхование и обслуживание автомобилей;
• зафиксировать объём купленного и выданного топлива;
• учесть расходы на хранение грузов;
• составить первичную документацию: накладные, путевые листы;
• рассчитать заработную плату для сотрудников компании.

Дополнительно для ЭДО перевозок потребуются:

Компания «Астрал» разработала готовые решения для перехода на ЭДО в логистике.

Модуль 1С-ЭПД позволит заполнять перевозочные документы прямо в программе 1С. 1С-ЭПД без задержек отправит ваши данные в базу ГИС ЭПД и другим участникам документооборота. Интегрировать обмен ЭПД в другую учётную систему можно с API ЭПД.

Выпустить электронную подпись для диспетчеров, медработников, механиков и ответственных лиц можно с помощью продукта Астрал Подпись. Если вы работаете в учётной системе 1С, модуль 1С-ЭТП поможет получить подпись для документооборота в логистике не выходя из программы.

Ответственным сотрудникам, которые подписывают ЭПД от лица компании, нужна бумажная или машиночитаемая доверенность (МЧД). Благодаря сервису Астрал Доверенность вы сможете создать МЧД для логистики легко и быстро.