ЭДО в логистике – электронный документооборот для транспортных компаний
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

1С-ЭПД

Сервис для обмена электронными перевозочными документами между участниками перевозок

Тарифы 1С-ЭПД

Обмен перевозочными документами в 1С

ЭДО в логистике: правила перевозки грузов

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере транспортной логистики применяется с 2022 года. Пока что перевозчики имеют право использовать бумажные, а не электронные формы. Но в 2024 году правительство введёт отраслевой императив, и для некоторых сфер деятельности ЭДО станет обязательным. Как подготовиться к переходу на ЭДО в логистике? Ответим на главные вопросы.

Что такое ЭПД

При каждой транспортировке товара контрагентам требуется подготовить или обновить несколько видов бумаг: договор между поставщиком, покупателем и перевозчиком, товарные и транспортные накладные, путевые листы, водительское удостоверение и документы на транспорт, дополнительные справки и лицензии для перевозки продуктов или опасных веществ.

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это не просто отсканированный путевой лист или накладная. Участники перевозки должны создавать ЭПД в XML–формате с помощью специальных программ. Такие документы называют формализованными. Правила подготовки электронных перевозочных документов разрабатывает ФНС.

Каждый ЭПД состоит из нескольких разделов, которые называют титулами. Участники документооборота подписывают эти титулы на определённом этапе перевозки. Например, когда грузополучатель принимает партию, он подписывает Титул 3 «Приёмка» в электронной транспортной накладной.

Какие документы относятся к ЭПД

К концу 2023 года ФНС представила шесть видов электронных перевозочных документов:

Все эти бумаги можно формировать, заполнять и отправлять контрагентам в XML–формате с помощью специального сервиса для обмена ЭПД. Дублировать электронные перевозочные документы в печатном виде не нужно.

Также для распознания участников ЭДО используется GLN номер.

Документы грузоперевозок



Зачем нужен ЭДО в логистике

Благодаря применению электронных документов в транспортной логистике предприниматели получают сразу несколько преимуществ:

  1. ЭПД доступны всем участникам грузоперевозки на любом её этапе.
  2. Программы для подготовки ЭПД не дают пользователям отправить документы, в которых не заполнены обязательные поля или допущены грубые ошибки.
  3. ЭПД передаются по зашифрованным каналам связи, и потому ваши данные всегда надёжно защищены.
  4. Электронные документы просто хранить и показывать инспекторам ГИБДД в дороге: достаточно продемонстрировать им QR-код с зашифрованными данными.
  5. Надзорные органы смогут легко получить информацию о перевозке. Предоставлять для проверки бумажные документы больше не нужно.
  6. Компаниям не нужно тратить средства на покупку бумаги и выделять помещение под архив для перевозочных документов.

ЭДО перевозок



Какие законы регулируют обмен ЭПД

Для организации электронного документооборота в транспортной логистике правительство изменило многие нормативно-правовые акты. Перечислим основные законы, которые связаны с оформлением ЭПД.

Название документа
Что регулирует
Закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» Ввёл понятие ЭПД. Определил порядок формирования и подписи ЭПД. Описал обязанности операторов ИС ЭПД
Постановление Правительства № 2200 Установило правила автомобильных грузоперевозок с использованием ЭПД
Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@ Утвердил форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда
Приказ ФНС № ЕД-7-26/108@ Утвердил формат электронного заказа (заявки)
Приказ ФНС № ЕД-7-26/109@ Утвердил формат электронного договора фрахтования
Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@ Утвердил формат электронного путевого листа
Постановление Правительства № 931 Ввело правила обмена электронными перевозочными документами

ЭДО перевозок

Складская логистика
Складская логистика
Логистика ритейла
Логистика ритейла
Транспортная логистика
Транспортная логистика


Как происходит обмен электронными документами в логистике

Основные участники обмена ЭПД — это грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. За их работой наблюдают контролирующие органы: Госавтоинспекция, налоговая служба, Минтранс и другие ведомства.

ЭДО в логистике

Для грузоперевозчиков
Для грузоперевозчиков
Для грузополучателей
Для грузополучателей


Чтобы инспекторы получали доступ к данным, все документы необходимо отправлять в федеральную базу — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Документы в эту базу передают аккредитованные операторы ИС ЭПД.

Порядок обмена ЭПД зависит от того, какой именно документ используют контрагенты. В общем виде схема передачи данных выглядит так:

Порядок обмена ЭПД

line
1
Участник создаёт документ в сервисе от оператора ИС ЭПД и подписывает свой титул. Документу присваивают идентификатор
2
Оператор ИС ЭПД проверяет документ и идентификатор и передаёт файл в базу ГИС ЭПД
3
ГИС ЭПД сравнивает данные из документа с информацией из других ЭПД, которые отправили в базу прочие участники документооборота
4
После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника
5
Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы

Что нужно для обмена ЭПД

Чтобы начать использовать электронные перевозочные документы, всем участникам транспортировки необходимо:

1
Подключиться к оператору ИС ЭПД

Пока что роуминга между операторами нет, поэтому для обмена документами всем контрагентам потребуется заключить договор с одним провайдером. Перечень лицензированных операторов ИС ЭПД дан на сайте Минтранса

2
Выпустить электронную подпись

Юридическим лицам и ИП потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Бухгалтерам, диспетчерам и другим ответственным сотрудникам, которые подписывают документы от лица компании, нужна УКЭП физлица и бумажная или машиночитаемая доверенность от руководителя

3
Передать сотрудникам оборудование для работы с ЭПД

Чтобы заполнять электронные документы, работникам потребуются ПК, планшеты и смартфоны 
с установленной программой от оператора ИС ЭПД

Что говорит об этом наш эксперт Антон Шевченко?

Электронные перевозочные документы — это удобная альтернатива бумажным бланкам. Обязательный переход на ЭПД неизбежен. Мы рекомендуем заранее выбрать оператора для передачи данных в ГИС ЭПД и научить ваших сотрудников заполнять и подписывать электронные документы.

Попробуйте сервис 1С-ЭПД от официального оператора ИС ЭПД «Калуга Астрал». Для подключения 1С-ЭПД достаточно активировать модуль через вашу учётную запись в 1С.

Основные документы в логистике

Водительские документы
Водительские документы
Документы на транспорт
Документы на транспорт


Прежде всего партнёрам потребуется заключить договор. Если грузоотправитель для доставки товара покупателю нанимает перевозчика, договор должны подписать три стороны.

Универсальные документы на груз — это товарная накладная и транспортная накладная. Их необходимо оформлять при каждой грузоперевозке вне зависимости от того, какую продукцию доставляет водитель. Исключение — перевозка алкоголя. В этом случае вместо товарной и транспортной накладных нужно сформировать товарно-транспортную накладную.

Если перевозчик занимается доставкой продуктов, ему необходимо оформить санитарную книжку на автомобиль. Тем, кто перевозит животных, необходимо получить ветеринарный паспорт для каждой особи. Для перевозки опасных грузов потребуется специальная лицензия.

Главный водительский документ — водительское удостоверение (права) сотрудника. Для того чтобы водить грузовик, нужны права категории С. Для вождения фуры потребуются права категории СЕ. Кроме того, водителям рекомендуют брать с собой разрешение на управление транспортным средством с подписью руководителя компании.

Информацию о маршруте, состоянии водителя и автомобиля вносят в путевой лист. Его также необходимо брать с собой в дорогу. С 2023 года путевой лист можно заполнять и подписывать с помощью системы транспортного ЭДО.

К документам на транспорт относятся все бумаги, связанные с постановкой автомобиля на учёт: паспорт и свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО.

 обмен ЭПД

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист необходим для того, чтобы перевозчик мог контролировать действия водителя во время рейса. Водитель обязан иметь доступ к ЭПЛ в дороге, чтобы показать его инспектору ГИБДД при проверке.

ЭПЛ состоит из четырёх обязательных и двух дополнительных титулов. Подписывать титулы ЭПЛ можно как усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), так и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).

Обязательные титулы транспортной накладной
Номер титула Этап Какие данные включает титул Кто подписывает титул
1 Оформление О сторонах перевозки, водителе, автомобиле, маршруте Перевозчик или диспетчер
2 Предрейсовый медосмотр О состоянии водителя перед поездкой Медработник
4 Снятие показаний одометра перед рейсом О показаниях одометра при выезде автомобиля с парковки и о времени этого выезда Механик
5 Снятие показаний одометра после рейса О показаниях одометра при заезде автомобиля на парковку и о времени этого заезда Механик

Дополнительные титулы заполняются только при необходимости.

Ситуационные титулы ЭПЛ
Номер титула Этап Когда нужно оформлять титул Кто подписывает титул
3 Предрейсовый техосмотр Требуется всегда, за исключением случая, когда перевозчик создаёт новый путевой лист при смене водителя Механик
6 Послерейсовый медосмотр Если законодательство или регламент компании требуют обследовать водителя после поездки Медработник

ФНС продолжает дорабатывать форматы электронных документов в транспортной логистике. В 2024 году вид электронного путевого листа снова изменится. Следите за материалами в нашем блоге, чтобы быть в курсе всех новостей.

Схема заполнения ЭПЛ

Перед рейсом


1
Перевозчик создаёт ЭПЛ, заполняет Титул 1 
и подписывает его УКЭП или УНЭП
2
Медработник обследует водителя, заполняет Титул 2 и подписывает его УКЭП или УНЭП
3
Механик проводит техосмотр автомобиля, заполняет Титул 3 и подписывает его УКЭП 
или УНЭП
4
Механик снимает показания одометра 
при выезде, заполняет Титул 4 и подписывает его УКЭП или УНЭП

После рейса


5
Механик снимает показания одометра при заезде, заполняет Титул 5 и подписывает его УКЭП или УНЭП
6
Медработник обследует водителя, заполняет Титул 6 и подписывает его УКЭП или УНЭП

Электронная транспортная накладная (ЭтРН)

ЭтРН — один из ключевых документов в транспортной логистике. В транспортной накладной отражены сведения обо всех этапах грузоперевозки. Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов: четырёх обязательных и четырёх дополнительных. Обязательные титулы нужно создавать и подписывать при каждой перевозке.

Обязательные титулы ЭтРН
Номер титула Этап Какие данные включает титул Кто формирует и подписывает титул
1 Оформление О сторонах перевозки, условиях договора, о водителе, грузе и сопроводительных бумагах Грузоотправитель
2 Погрузка О состоянии груза во время его приёма к перевозке Перевозчик
3 Приёмка О приёме товара от перевозчика, состоянии груза в это время Грузополучатель
4 Разгрузка О сдаче груза получателю Перевозчик

Формировать и подписывать дополнительные титулы требуется только при определённых условиях.

Опциональные титулы ЭтРН
Номер титула Этап Когда нужно формировать титул Кто формирует и подписывает титул
5 Отражение стоимости Изменилась финальная стоимость перевозки Перевозчик
6 Подтверждение стоимости Грузоотправитель
7 Переадресовка Сменился грузополучатель или изменился его адрес Перевозчик
8 Замена водителя/ТС Сменился водитель или транспортное средство Перевозчик

Дополнительные документы логистики

Экспортная 
декларация
Упаковочный
 лист
Паспорт 
безопасности груза


Какие документы нужны экспедиторам

Если грузоотправитель сотрудничает с экспедитором, который самостоятельно организовывает доставку груза и подбирает перевозчика, потребуется оформить дополнительные документы:

  • договор транспортной экспедиции;
  • акт об оказании услуг (заполняется, если этого требует договор);
  • поручение экспедитору (с перечнем услуг и условиями их оказания);
  • экспедиторскую расписку (для подтверждения того, что экспедитор получил груз);
  • складскую расписку (для подтверждения того, что груз будет храниться на складе экспедитора).

Бухгалтерский учёт в логистике

При бухгалтерском учёте грузоперевозок нужно решить несколько задач:

  • определить расходы на регистрацию, страхование и обслуживание автомобилей;
  • зафиксировать объём купленного и выданного топлива;
  • учесть расходы на хранение грузов;
  • составить первичную документацию: накладные, путевые листы;
  • рассчитать заработную плату для сотрудников компании.

ЭДО перевозок

Бухгалтерские документы перевозок
Бухгалтерские
документы перевозок
Экспедиторские документы
Экспедиторские документы
Документы международных перевозок
Документы международных
перевозок


Компания «Астрал» разработала готовые решения для перехода на ЭДО в логистике.

Модуль 1С-ЭПД позволит заполнять перевозочные документы прямо в программе 1С. 1С-ЭПД без задержек отправит ваши данные в базу ГИС ЭПД и другим участникам документооборота. Интегрировать обмен ЭПД в другую учётную систему можно с API ЭПД.

Выпустить электронную подпись для диспетчеров, медработников, механиков и ответственных лиц можно с помощью продукта Астрал Подпись. Если вы работаете в учётной системе 1С, модуль 1С-ЭТП поможет получить подпись не выходя из программы.

Ответственным сотрудникам, которые подписывают ЭПД от лица компании, нужна бумажная или машиночитаемая доверенность (МЧД). Благодаря сервису Астрал Доверенность вы сможете создать МЧД легко и быстро.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму
Антон Шевченко

Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал).Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт

+7 (499) 444-71 -90

Антон Шевченко

Автоматизируйте электронный документооборот логистики

Работайте с нами

Удобно

Удобно

Мы предлагаем комплексный подход в автоматизации электронного документооборота логистики.

Выгодно

Выгодно

Гибкая ценовая политика, предложения и скидки для новых и постоянных клиентов. Мы предоставляем возможность приобрести все необходимое для бизнеса в одном месте по оптимальной стоимости.

Квалифицированные специалисты, собственный склад — вам не придется ждать.

Быстро

Быстро

От заявки до внедрения – самые короткие сроки. Настройка, регистрация, запуск, обучение - доверьте все нашим профессионалам.

Комфортно

Комфортно

Наши специалисты проведут подключение ЭДО для логистики "под ключ": вам нужно будет только начать работать!

Нужна помощь в ЭДО?

Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/local/templates/astral/img/form/feedback.png
Комментарии для сайта Cackle
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Подписывайтесь на блог ГК «Астрал» и будьте в курсе всех новостей!

Подписаться
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger