ЭДО логистики: упрощение и ускорение с 1С-ЭПД

ЭДО в логистике: правила перевозки грузов

Электронный документооборот (ЭДО) в сфере транспортной логистики применяется с 2022 года. Пока что перевозчики имеют право использовать бумажные, а не электронные формы. Но в 2024 году правительство введёт отраслевой императив, и для некоторых сфер деятельности ЭДО станет обязательным. Как подготовиться к переходу на ЭДО в логистике? Ответим на главные вопросы.

Что такое ЭПД

При каждой транспортировке товара контрагентам требуется подготовить или обновить несколько видов бумаг: договор между поставщиком, покупателем и перевозчиком, товарные и транспортные накладные, путевые листы, водительское удостоверение и документы на транспорт, дополнительные справки и лицензии для перевозки продуктов или опасных веществ.

Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это не просто отсканированный путевой лист или накладная. Участники перевозки должны создавать ЭПД в XML–формате с помощью специальных программ. Такие документы называют формализованными. Правила подготовки электронных перевозочных документов разрабатывает ФНС.

Каждый ЭПД состоит из нескольких разделов, которые называют титулами. Участники документооборота подписывают эти титулы на определённом этапе перевозки. Например, когда грузополучатель принимает партию, он подписывает Титул 3 «Приёмка» в электронной транспортной накладной.

Какие документы относятся к ЭПД

К концу 2023 года ФНС представила шесть видов электронных перевозочных документов:

• транспортную накладную;
• сопроводительную ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка).

Все эти бумаги можно формировать, заполнять и отправлять контрагентам в XML–формате с помощью специального сервиса для обмена ЭПД. Дублировать электронные перевозочные документы в печатном виде не нужно.

Также для распознания участников ЭДО используется GLN номер.

Документы грузоперевозок

Зачем нужен ЭДО в логистике

Благодаря применению электронных документов в транспортной логистике предприниматели получают сразу несколько преимуществ:

1. ЭПД доступны всем участникам грузоперевозки на любом её этапе.
2. Программы для подготовки ЭПД не дают пользователям отправить документы, в которых не заполнены обязательные поля или допущены грубые ошибки.
3. ЭПД передаются по зашифрованным каналам связи, и потому ваши данные всегда надёжно защищены.
4. Электронные документы просто хранить и показывать инспекторам ГИБДД в дороге: достаточно продемонстрировать им QR-код с зашифрованными данными.
5. Надзорные органы смогут легко получить информацию о перевозке. Предоставлять для проверки бумажные документы больше не нужно.
6. Компаниям не нужно тратить средства на покупку бумаги и выделять помещение под архив для перевозочных документов.

ЭДО перевозок

Транспортные перевозки

Морские перевозки

Авиаперевозки

ЖД перевозки

Какие законы регулируют обмен ЭПД

Для организации электронного документооборота в транспортной логистике правительство изменило многие нормативно-правовые акты. Перечислим основные законы, которые связаны с оформлением ЭПД.

ЭДО перевозок по сферам деятельности

Складская логистика

Логистика ритейла

Транспортная логистика

Как происходит обмен электронными документами в логистике

Основные участники обмена ЭПД — это грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. За их работой наблюдают контролирующие органы: Госавтоинспекция, налоговая служба, Минтранс и другие ведомства.

ЭДО в логистике

Для грузоперевозчиков

Для грузоотправителей

Для грузополучателей

Чтобы инспекторы получали доступ к данным, все документы необходимо отправлять в федеральную базу — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Документы в эту базу передают аккредитованные операторы ИС ЭПД.

Порядок обмена ЭПД зависит от того, какой именно документ используют контрагенты. В общем виде схема передачи данных выглядит так:

Порядок обмена ЭПД

1

Участник создаёт документ в сервисе от оператора ИС ЭПД и подписывает свой титул. Документу присваивают идентификатор

2

Оператор ИС ЭПД проверяет документ и идентификатор и передаёт файл в базу ГИС ЭПД

.

3

ГИС ЭПД сравнивает данные из документа с информацией из других ЭПД, которые отправили в базу прочие участники документооборота

4

После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника

.

5

Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы

Что нужно для обмена ЭПД

Чтобы начать использовать электронные перевозочные документы, всем участникам транспортировки необходимо:

Основные документы в логистике

Документы на груз

Водительские документы

Документы на транспорт

Прежде всего партнёрам потребуется заключить договор. Если грузоотправитель для доставки товара покупателю нанимает перевозчика, договор должны подписать три стороны.

Универсальные документы на груз — это товарная накладная и транспортная накладная. Их необходимо оформлять при каждой грузоперевозке вне зависимости от того, какую продукцию доставляет водитель. Исключение — перевозка алкоголя. В этом случае вместо товарной и транспортной накладных нужно сформировать товарно-транспортную накладную.

Если перевозчик занимается доставкой продуктов, ему необходимо оформить санитарную книжку на автомобиль. Тем, кто перевозит животных, необходимо получить ветеринарный паспорт для каждой особи. Для перевозки опасных грузов потребуется специальная лицензия.

Главный водительский документ — водительское удостоверение (права) сотрудника. Для того чтобы водить грузовик, нужны права категории С. Для вождения фуры потребуются права категории СЕ. Кроме того, водителям рекомендуют брать с собой разрешение на управление транспортным средством с подписью руководителя компании.

Информацию о маршруте, состоянии водителя и автомобиля вносят в путевой лист. Его также необходимо брать с собой в дорогу. С 2023 года путевой лист можно заполнять и подписывать с помощью системы транспортного ЭДО.

К документам на транспорт относятся все бумаги, связанные с постановкой автомобиля на учёт: паспорт и свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист необходим для того, чтобы перевозчик мог контролировать действия водителя во время рейса. Водитель обязан иметь доступ к ЭПЛ в дороге, чтобы показать его инспектору ГИБДД при проверке.

ЭПЛ состоит из четырёх обязательных и двух дополнительных титулов. Подписывать титулы ЭПЛ можно как усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), так и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП).

Дополнительные титулы заполняются только при необходимости.

ФНС продолжает дорабатывать форматы электронных документов в транспортной логистике. В 2024 году вид электронного путевого листа снова изменится. Следите за материалами в нашем блоге, чтобы быть в курсе всех новостей.

Схема заполнения ЭПЛ

Электронная транспортная накладная (ЭтРН)

ЭтРН — один из ключевых документов в транспортной логистике. В транспортной накладной отражены сведения обо всех этапах грузоперевозки. Электронная транспортная накладная состоит из нескольких титулов: четырёх обязательных и четырёх дополнительных. Обязательные титулы нужно создавать и подписывать при каждой перевозке.

Формировать и подписывать дополнительные титулы требуется только при определённых условиях.

Дополнительные документы логистики

Какие документы нужны экспедиторам

Если грузоотправитель сотрудничает с экспедитором, который самостоятельно организовывает доставку груза и подбирает перевозчика, потребуется оформить дополнительные документы:

• договор транспортной экспедиции;
• акт об оказании услуг (заполняется, если этого требует договор);
• поручение экспедитору (с перечнем услуг и условиями их оказания);
• экспедиторскую расписку (для подтверждения того, что экспедитор получил груз);
• складскую расписку (для подтверждения того, что груз будет храниться на складе экспедитора).

Бухгалтерский учёт в логистике

При бухгалтерском учёте грузоперевозок нужно решить несколько задач:

• определить расходы на регистрацию, страхование и обслуживание автомобилей;
• зафиксировать объём купленного и выданного топлива;
• учесть расходы на хранение грузов;
• составить первичную документацию: накладные, путевые листы;
• рассчитать заработную плату для сотрудников компании.

ЭДО перевозок

Бухгалтерские
документы перевозок

Экспедиторские документы

Документы международных
перевозок

Компания «Астрал» разработала готовые решения для перехода на ЭДО в логистике.

Модуль 1С-ЭПД позволит заполнять перевозочные документы прямо в программе 1С. 1С-ЭПД без задержек отправит ваши данные в базу ГИС ЭПД и другим участникам документооборота. Интегрировать обмен ЭПД в другую учётную систему можно с API ЭПД.

Выпустить электронную подпись для диспетчеров, медработников, механиков и ответственных лиц можно с помощью продукта Астрал Подпись. Если вы работаете в учётной системе 1С, модуль 1С-ЭТП поможет получить подпись не выходя из программы.

Ответственным сотрудникам, которые подписывают ЭПД от лица компании, нужна бумажная или машиночитаемая доверенность (МЧД). Благодаря сервису Астрал Доверенность вы сможете создать МЧД легко и быстро.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог