ЭДО транспортной компании

Транспортный ЭДО — это обмен документами для грузовых и пассажирских перевозок в электронном виде. Пока что этот способ документооборота не стал обязательным для всех. Однако многие организации, включая госкомпании, уже переходят на транспортный ЭДО. Какие возможности и преимущества есть у электронного документооборота на транспорте? Расскажем в статье.

Как работает транспортный ЭДО

Для электронного документооборота (ЭДО) на транспорте контрагентам нужно оформлять электронные перевозочные документы. ЭПД — это документы, сформированные в XML-формате с помощью специальной программы. Электронные перевозочные документы полностью заменяют бумажные бланки и обладают юридической силой. Поэтому электронный документооборот равносилен традиционному. Документы, переданные через ЭДО, не нужно дублировать на бумаге.

Правила оформления ЭПД и обмена ими по ЭДО разрабатывает налоговая служба. К концу 2024 года ФНС утвердила одиннадцать типов документов, которые можно передавать с помощью ЭДО в XML-формате. При электронном документообороте можно использовать:

• транспортную накладную;
• сопроводительную ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка);
• договор перевозки груза;
• дорожную ведомость;
• квитанцию о приёме груза для перевозки;
• договор морской перевозки груза;
• коносамент.

Данные из электронных перевозочных документов необходимо отправлять в государственную базу ГИС ЭПД.

Система электронного документооборота в транспортных перевозках работает так:

1. Все контрагенты выпускают усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП). УКЭП юрлица или ИП необходимы для заверки документов, передаваемых через ЭДО.
2. Партнёры заключают договор с оператором ИС ЭПД и устанавливают программу для документооборота. Ранее для использования ЭДО в логистике все контрагенты должны были подключиться к одному оператору. Теперь некоторые операторы ИС ЭПД настроили роуминг. Благодаря этому пользователи систем ЭДО смогут обмениваться данными, даже если они подключены к разным провайдерам. Например, клиенты «Астрал» могут участвовать в документообороте с пользователями сервисов от «Контур» и «Тензор» («СБИС»).
3. С помощью программы от оператора ИС ЭПД участник создаёт электронный документ, заполняет и подписывает свой раздел — титул. В начале процесса ЭДО документу присваивают идентификатор.
4. Оператор ИС ЭПД проверяет бланк и отправляет файл в ГИС ЭПД.
5. ГИС ЭПД перепроверяет документ и сравнивает информацию из него с данными, которые передали в систему остальные участники документооборота.
6. После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника.
7. Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы. Документооборот завершается.

Какие документы нужны транспортной компании

Пока что не все транспортные документы передают через ЭДО. Однако перечень электронных перевозочных документов обновляется. Рассмотрим, какие бумаги должна использовать транспортная компания, которая занимается наземными перевозками.

Документы для перевозки

Документы транспортных перевозок

Договор транспортной перевозки. Договор перевозки необходимо заключать каждый раз, когда транспортная компания берёт на себя обязательство перевезти пассажиров или груз. В договоре необходимо указать данные контрагентов, маршрут транспортного средства, характеристики груза и срок его доставки.

Для мультимодальной или комбинированной перевозки обычно требуется заключить только один договор. Мультимодальная перевозка — это доставка пассажиров или грузов с помощью нескольких видов транспорта. Например, сначала транспортная компания перевозит товар в грузовике, а затем передаёт его на борт самолёта.

В 2024 году налоговая утвердила XML-формат договора перевозки груза, который можно использовать при электронном документообороте. Формат договора для ЭДО описан в приказе ФНС № ЕД-7-26/383@ от 14 мая 2024 года.

При перевозке груза предприниматель также должен оформить транспортную накладную. Заполнить накладную и отправить её контрагентам транспортная компания может по ЭДО. XML-формат транспортной накладной для электронного документооборота уже разработан.

Договор транспортной экспедиции. Договор транспортной экспедиции подписывают тогда, когда перевозчик не просто доставляет товар грузополучателю, а контролирует погрузку и выгрузку партии, проводит товар через таможню или оказывает другие дополнительные услуги. XML-формат договора транспортной экспедиции для ЭДО пока не разработан.

Договор фрахтования. Договор фрахтования требуется в случае, если перевозчик не использует свой автомобиль, а берёт в аренду чужой транспорт. Таким образом, в документообороте участвуют владелец транспорта и перевозчик-арендатор. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. В документ нужно внести данные о контрагентах, транспорте, размере платы за использование автомобиля и о длительности перевозки. Компании, которые уже используют ЭДО на транспорте, могут оформить договор фрахтования в электронном виде.

Договор транспортного обслуживания. В отличие от договора перевозки, договор транспортного обслуживания заключают на длительный срок. Согласно договору обслуживания, грузоотправитель имеет право использовать автомобиль перевозчика каждый раз, когда ему нужно передать товар покупателю. При этом грузоотправитель и перевозчик могут согласовывать условия перевозки и совершать документооборот в упрощённом порядке.

Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. При заключении договора на транспортно-экспедиционное обслуживание грузоотправитель может не только брать автомобиль перевозчика, но и пользоваться всем комплексом экспедиторских услуг на протяжении срока, который указан в документе.

Заявка на перевозку. Заявка или заказ на перевозку дополняет договор между контрагентами. В этом документе в сокращённом виде указывают все обстоятельства сделки: данные партнёров, характеристику транспорта и груза, маршрут. XML-формат заказа (заявки) для электронного документооборота утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/108@ от 13 февраля 2023 года. Если компания уже перешла на ЭДО, она может оформлять этот документ в электронном виде.

Документы водителя

Водительское удостоверение. Управлять транспортным средством могут только работники, которые прошли обучение и получили водительские права. В водительском удостоверении указывают ф. и. о. сотрудника, дату выдачи документа и срок окончания его действия, а также категории транспорта, которым водитель может управлять. Если компания перевозит грузы на легковом автомобиле, ей нужны водители с категорией прав В или ВЕ. Водить грузовик могут только сотрудники с категорий прав С или СЕ.

Помимо удостоверения, водителю рекомендуют брать с собой письменное подтверждение того, что он имеет право пользоваться автомобилем, за рулём которого находится. Это подтверждение должно подготовить руководство компании. Также стоит иметь при себе экземпляр трудового договора. Эти документы не всегда участвуют в транспортном ЭДО между грузоотправителем и грузополучателем, но они требуются для кадрового документооборота внутри компании, которая наняла водителя.

Путевой лист. Путевой лист необходим для контроля за состоянием и действиями водителя. Если транспортная компания перешла на электронный документооборот, она может заполнять электронный путевой лист (ЭПЛ). В этом документе описывают маршрут и техническое состояние автомобиля, состояние здоровья водителя. Также в документ вносят данные о показаниях одометра на выезде авто из гаража и по возвращении.

В зависимости от особенностей перевозки компания может использовать разные бланки для путевых листов.

Путевой лист

Документы на транспорт

Обычно эти бумаги не участвуют в документообороте, но данные из них необходимо вносить в некоторые логистические документы, в том числе при использовании транспортного ЭДО. Также они потребуются водителю, если ГИБДД остановит его на дороге.

Паспорт транспортного средства (ПТС). В паспорте транспортного средства указывают подробную информацию об автомобиле: его идентификационный номер (VIN), марку и модель, категорию, год выпуска, модель, тип и мощность двигателя. Кроме того, в документе перечисляют всех владельцев автомобиля. С 2025 года в России будут оформлять только электронные ПТС, поэтому использовать их в дороге станет удобнее. Ведь при транспортном ЭДО документы нельзя повредить или потерять.

Свидетельство о регистрации транспорта (СТС). Свидетельство о регистрации владелец машины получит после того, как поставит автомобиль на учёт. Предъявлять СТС нужно каждый раз, когда сотрудники ГИБДД останавливают автомобиль. В этом документе также указаны VIN, марка, модель машины и другие характеристики транспорта.

Полис ОСАГО. В полисе Обязательного страхования автогражданской ответственности приводятся сведения о страхователе машины, о её владельце и о самом автомобиле, а также информация о сумме страховки. В специальном поле указывают ф. и. о. водителей, которые имеют право управлять этим транспортным средством.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог