ЭДО транспортной компании

Документооборот транспортной компании

В 2024 году правительство планирует ввести отраслевой императив: все организации, связанные с оборотом алкоголя, будут должны применять электронные перевозочные документы (ЭПД) вместо бумажных. Сроки перехода на ЭПД в других отраслях ещё не утверждены. Какие возможности у электронного документооборота на транспорте?

Как работает транспортный ЭДО

Для электронного документооборота (ЭДО) на транспорте контрагентам нужно оформлять электронные перевозочные документы. ЭПД — это документы, сформированные в XML-формате с помощью специальной программы. Электронные перевозочные документы полностью заменяют бумажные бланки и обладают юридической силой.

Правила оформления ЭПД разрабатывает налоговая служба. К концу 2023 года ФНС утвердила шесть типов электронных перевозочных документов:

• транспортную накладную;
• сопроводительную ведомость;
• заказ-наряд;
• путевой лист;
• договор фрахтования;
• заказ (заявка).

Данные из электронных перевозочных документов необходимо отправлять в государственную базу ГИС ЭПД.

Система электронного документооборота в транспортных перевозках работает так:

1. Все контрагенты выпускают усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП). УКЭП юрлица или ИП необходимы для заверки электронных перевозочных документов.
2. Все партнёры заключают договор с одним и тем же оператором ИС ЭПД. Заполнять электронные документы, обмениваться ими с контрагентами и отправлять информацию в ГИС ЭПД можно только через сервис от одного оператора.
3. С помощью программы от оператора ИС ЭПД участник создаёт электронный документ, заполняет и подписывает свой раздел — титул. Документу присваивают идентификатор.
4. Оператор ИС ЭПД проверяет бланк и отправляет файл в ГИС ЭПД.
5. ГИС ЭПД перепроверяет документ и сравнивает информацию из него с данными, которые передали в систему остальные участники сделки.
6. После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника.
7. Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы.

Какие документы нужны транспортной компании

Пока что не все транспортные документы можно использовать при ЭДО. Однако перечень электронных перевозочных документов обновляется. Рассмотрим, какие бумаги должна использовать транспортная компания, которая занимается наземными перевозками.

Документы для перевозки

Документы транспортных перевозок

Договор транспортной перевозки. Договор перевозки необходимо заключать каждый раз, когда транспортная компания берёт на себя обязательство перевезти пассажиров или груз. В договоре необходимо указать данные контрагентов, маршрут транспортного средства, характеристики груза и срок его доставки.

Для мультимодальной или комбинированной перевозки обычно требуется заключить только один договор. Мультимодальная перевозка — это доставка пассажиров или грузов с помощью нескольких видов транспорта. Например, сначала транспортная компания перевозит товар в грузовике, а затем передаёт его на борт самолёта.

При перевозке груза предприниматель также должен оформить транспортную накладную. Заполнить накладную и отправить её контрагентам транспортная компания может по ЭДО.

Договор транспортной экспедиции. Договор транспортной экспедиции подписывают тогда, когда перевозчик не просто доставляет товар грузополучателю, а контролирует погрузку и выгрузку партии, проводит товар через таможню или оказывает другие дополнительные услуги.

Договор фрахтования. Договор фрахтования требуется в случае, если перевозчик не использует свой автомобиль, а берёт в аренду чужой транспорт. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. В документ нужно внести данные о контрагентах, транспорте, размере платы за использование автомобиля и о длительности перевозки. Компании, которые уже используют ЭДО на транспорте, могут оформить договор фрахтования в электронном виде.

Договор транспортного обслуживания. В отличие от договора перевозки, договор транспортного обслуживания заключают на длительный срок. Согласно договору обслуживания, грузоотправитель имеет право использовать автомобиль перевозчика каждый раз, когда ему нужно передать товар покупателю. При этом грузоотправитель и перевозчик могут согласовывать условия перевозки в упрощённом порядке.

Договор на транспортно-экспедиционное обслуживание. При заключении договора на транспортно-экспедиционное обслуживание грузоотправитель может не только брать автомобиль перевозчика, но и пользоваться всем комплексом экспедиторских услуг на протяжении срока, который указан в документе.

Заявка на перевозку. Заявка или заказ на перевозку дополняет договор между контрагентами. В этом документе в сокращённом виде указывают все обстоятельства сделки: данные партнёров, характеристику транспорта и груза, маршрут.

Документы водителя

Водительское удостоверение. Управлять транспортным средством могут только работники, которые прошли обучение и получили водительские права. В водительском удостоверении указывают ф. и. о. сотрудника, дату выдачи документа и срок окончания его действия, а также категории транспорта, которым водитель может управлять. Если компания перевозит грузы на легковом автомобиле, ей нужны водители с категорией прав В или ВЕ. Водить грузовик могут только сотрудники с категорий прав С или СЕ.

Помимо удостоверения, водителю рекомендуют брать с собой письменное подтверждение того, что он имеет право пользоваться автомобилем, за рулём которого находится. Это подтверждение должно подготовить руководство компании. Также стоит иметь при себе экземпляр трудового договора.

Путевой лист. Путевой лист необходим для контроля за состоянием и действиями водителя. Если компания использует ЭДО на транспорте, она может заполнять электронный путевой лист (ЭПЛ). В этом документе описывают маршрут и техническое состояние автомобиля, состояние здоровья водителя. Также в документ вносят данные о показаниях одометра на выезде авто из гаража и по возвращении.

В зависимости от особенностей перевозки компания может использовать разные бланки для путевых листов.

Путевой лист

Документы на транспорт

Паспорт транспортного средства (ПТС). В паспорте транспортного средства указывают подробную информацию об автомобиле: его идентификационный номер (VIN), марку и модель, категорию, год выпуска, модель, тип и мощность двигателя. Кроме того, в документе перечисляют всех владельцев автомобиля. С 2025 года в России будут оформлять только электронные ПТС, поэтому использовать их в дороге станет удобнее.

Свидетельство о регистрации транспорта (СТС). Свидетельство о регистрации владелец машины получит после того, как поставит автомобиль на учёт. Предъявлять СТС нужно каждый раз, когда сотрудники ГИБДД останавливают автомобиль. В этом документе также указаны VIN, марка, модель машины и другие характеристики транспорта.

Полис ОСАГО. В полисе Обязательного страхования автогражданской ответственности приводятся сведения о страхователе машины, о её владельце и о самом автомобиле, а также информация о сумме страховки. В специальном поле указывают ф. и. о. водителей, которые имеют право управлять этим транспортным средством.