Документооборот железнодорожных перевозок

Документы железнодорожных перевозок

Документооборот в железнодорожных (Ж/Д) перевозках является важным элементом процесса доставки товаров. Он включает в себя оформление накладных, транспортных и других документов, которые обеспечивают правильную и своевременную передачу груза от отправителя к получателю.

В статье расскажем, какой комплект перевозочных документов необходим для организации перевозок на железнодорожном (Ж/Д) транспорте.

Отправляем груз по железной дороге: документация

Чтобы отправить груз по железной дороге, необходимо подготовить железнодорожные перевозочные документы. В первую очередь нужен договор на перевозку груза с транспортной компанией. Он определяет условия перевозки, сроки доставки, стоимость услуг и ответственность сторон. Важно выбрать подходящего перевозчика и составить договор таким образом, чтобы он был максимально выгодным для компании.

Далее оформляются бланки в соответствии с условиями перевозки. Обязательные формы перевозочных документов на железнодорожном транспорте утверждены Приказом Министерства транспорта РФ от 19 июня 2019 г. N 191.

Правила заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом

Оформление перевозочных документов для организации перевозок на Ж/Д осуществляется в бумажном или электронном виде.

По правилам все электронные перевозочные документы должны отправляться в ГИС ЭПД. Напрямую осуществлять документооборот с информационной системой не получится, в ней нужно только зарегистрироваться. Для взаимодействия пользователь должен получить квалифицированную электронную подпись и заключить договор с аккредитованным оператором ИС ЭПД. Водителям подойдёт простая электронная подпись или неквалифицированная.

Преимущества электронного документооборота:

1. Ускоренное оформление груза — сокращается время на заполнение и передачу документов.
2. Сокращение затрат — значительно уменьшаются расходы на печать, доставку и хранение бумажных документов.
3. Улучшение качества обслуживания клиентов — заказы на перевозку грузов оформляются быстрее.
4. Уменьшение ошибок при передаче информации — исключается возможность передачи несоответствующих данных грузе, получателе или отправителе.
5. Точная обработка данных в режиме реального времени — точный учёт груза и его местонахождение на каждом этапе перевозки.

Единые формы перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом

Чтобы отправить груз по железной дороге, нужно представить обязательный пакет документов, которые заполняются по единой форме.

Рассмотрим, какой комплект перевозочных документов необходим для организации перевозок на Ж/Д. По единому формату заполняется транспортная железнодорожная накладная, состоящая из четырёх листов:

1. Оригинал железнодорожной транспортной накладной на перевозку грузов (ГУ-27у (ГУ-27у ВЦ) Лист 1).
2. Дорожная ведомость на перевозку грузов (ГУ-27у (ГУ-27у ВЦ) Лист 2).
3. Корешок дорожной ведомости на перевозку грузов (ГУ-27у (ГУ-27у ВЦ) Лист 3).
4. Квитанция о приёме груза на перевозку грузов (ГУ-27у (ГУ-27у ВЦ) Лист 4).

Стоит обратить внимание, что существуют и другие формы документов, помимо обязательных. Их оформляют в зависимости от ситуаций. Например, форма ГУ-28 заполняется при смешанной транспортировке, когда груз доставляют и по Ж/Д путям, и с использованием водного сообщения. Для транспортировки пустого вагона оформляется требование по форме ГУ-27тр и пересылочная накладная. Перевозка посредством российско-финляндским прямым железнодорожным сообщением требует заполнения отдельной накладной.

Перемещение груза повагонной, мелкой отправкой, а также транспортировка пустых вагонов, не принадлежащих перевозчику, заполняются отправителем на следующих формах:

• ГУ-27 лист 1. Листы 2,3,4 ГУ-29у-ВЦ заполняются перевозчиком;
• ГУ-29-0 листы 1,2,3,4;
• ГУ-27у-ВЦ лист 1. Листы 2,3,4 передаются перевозчику для дальнейшего оформления.

На что обратить внимание, заключая договор на перевозку с ОАО «РЖД»

Для заключения договора с РЖД необходимо оформить заявку на перевозку грузов по форме ГУ-12. Порядок заполнения документа регулируется Приказом Минтранса России от 27.07.2015 N 228 (ред. от 18.07.2017) .

Согласно ст. 11 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ, заявку нужно подать не менее чем за 10 суток до начала перевозки по территории РФ. Для экспортной транспортировки документ нужно отправить не менее чем за 15 суток до начала перевозки груза. В течение двух дней РЖД рассматривает заявку и предоставляет ответ.

В случае положительного ответа на основе заявки составляется Единый договор об оказании транспортных услуг ОАО «РЖД». Он определяет предполагаемый объём перевозки, срок, условие транспортировки, порядок расчёта, ответственность сторон и прочие условия. Помимо базовых услуг, РЖД может оказывать и дополнительные. Компания может отправлять и привозить груз в определённое клиентом время или предоставлять место для стоянки в пути следования. Условия документа зависят от различных нюансов. Например, отсутствия или наличия у отправителя вагонов в собственности.

Отправитель, который владеет вагонами, должен направлять в РЖД заявление о присоединении к Договору на оказание ОАО «РЖД» услуги по предоставлению клиентам крытых вагонов и универсальных платформ или полувагонов. Делается это в случае перегрузки импортного груза на пограничных станциях. Поясним: не во всех странах используется одинаковая ширина колеи. Например, ширина колеи железнодорожных путей в России 1520 мм, а в Китае 1435 мм. Поэтому если груз перевозится международным сообщением или следует транзитом, то на Ж/Д станции Забайкальск его перемещают в вагоны, предназначенные для транспортировки грузов по РФ или наоборот.

На груз, требующий соблюдения санитарных, ветеринарных или особых мер предосторожности, составляется отдельная накладная, даже если поставка общая. Также одну накладную нельзя оформить, если свойства груза не позволяют осуществлять совместную перевозку в одном вагоне. Для скоропортящегося груза в рефрижераторной секции перевозочные документы заполняются для каждого грузового вагона.

Данные правила действуют не только для РЖД, но и для всех транспортных компаний, осуществляющих перевозку грузов по железнодорожным путям.

Договор транспортной экспедиции при Ж/Д перевозке

Если транспортная компания является непосредственным перевозчиком, то транспортная экспедиция занимается организацией доставки груза. Как правило, вторая предоставляет более широкий перечень услуг, таких как: выбор транспорта, логистика, оформление перевозочных документов за клиента, погрузка и разгрузка, аренда складских помещений.

Существуют различные типы договоров экспедирования, среди которых можно выделить:

• Договор поручения — экспедитор действует на основании доверенности от заказчика, при этом последний остаётся ответственным за услугу. Заказчик компенсирует все расходы, возникшие при оказании услуги, и выплачивает соответствующее вознаграждение экспедитору.
• Договор комиссии — компания-экспедитор действует от своего имени, однако все счета предъявляются заказчику. Также заказчик выплачивает вознаграждение за выполненные работы. Учитывая персональную ответственность, доверенности обычно не выдаются.
• Агентский договор — экспедитор действует самостоятельно или от имени заказчика по доверенности. Возможна и гибридная схема, когда часть услуг оказывается от имени экспедитора, а часть — от лица заказчика.

В каждом из этих вариантов, перечень оказываемых услуг и ответственность сторон варьируются. При составлении договора обращайте внимание на условия предоставления услуг и выполнения работ. Они должны быть выгодными для вашей компании. Например, возникшие непредвиденные финансовые расходы, которые, прописаны в договоре не были, должны оплачиваться исполнителем. Если транспортировка будет осуществлена недолжным образом: порча груза или опоздание, то клиент направляет претензию только экспедитору. И тот уже решает вопрос со своими партнёрами о взыскании средств или компенсации причинённого ущерба.