Электронный документооборот в банковской сфере

Электронный документооборот (ЭДО) как внутренний, так и между контрагентами, постепенно охватывает все сферы бизнеса, включая банковскую. Рассказываем, для чего необходим ЭДО в банке.

Как может быть использован ЭДО в банке

В банковской сфере активно применяется юридически значимый электронный документооборот — обмен документами, имеющими полную юридическую силу.

Юридически значимый ЭДО используется банками в следующих направлениях:

• между банком и его клиентами — для быстрого взаимодействия и решения клиентских вопросов;
• между клиентами банка и его контрагентами — взаимодействие происходит в рамках дополнительных услуг;
• между банком и поставщиками — применяется в целях организации снабжения, проведения закупок, работы с курьерской службой и тому подобного;
• между банком и его филиалами — обеспечивает быстрый внутренний документооборот.

В чём выгода от организации ЭДО в банке

Организация документооборота в банке предполагает несомненную выгоду. Основной фактор — это преимущества электронного документооборота перед бумажным. Наиболее очевидные из них:

1. Экономия средств

Организация ЭДО в банке в компании позволяет сэкономить на приобретении бумаги и копировальных расходников, а также услугах доставки. В крупных компаниях расходы на оформление бумажных документов и их доставку довольно значительные, поэтому минимизация расходов при переходе на ЭДО — весомый плюс.

2. Ускорение процесса обмена документами

Подключение электронного документооборота позволяет сэкономить не только деньги, но и время. Передача документов происходит практически моментально. ЭДО в банке позволит сотрудникам, которые были привлечены к оформлению и организации передачи бумажных документов, потратить освободившееся время на другие не менее важные задачи.

3. Обеспечение сохранности и безопасности документов

Система документооборота в банке позволяет отслеживать статус документа. Вы всегда будете знать, получил ли документацию контрагент. Кроме того, операторы ЭДО при передаче электронных документов сохраняют их копии на своих облачных серверах, поэтому можно не переживать, что они потеряются. Передача электронной документации осуществляется по зашифрованным каналам связи, что защищает документооборот от «утечки» данных. Таким образом, ЭДО в банке позволяет обеспечить сохранность и безопасность документации.

4. Оптимизация бизнес-процессов

Наличие возможных ошибок в электронном документе из-за человеческого фактора компенсируется системой проверки, которая позволяет в считаные минуты исправить все неточности. За счёт организации ЭДО в банке можно оптимизировать бизнес-процессы в компании.

5. Электронный архив

Наладив ЭДО в банке, можно создать в инфосистеме компании электронный архив. Организация электронного архива позволяет не только освободить выделенное помещение от хранящейся бумаги, но и реализовать для сотрудников удобную систему поиска, с помощью которой можно получить очень быстро доступ к искомому документу.

Все эти плюсы актуальны в банковской сфере, поэтому электронный документооборот для банка — такой же эффективный инструмент, как и для организаций, работающих в других областях.

Какие плюсы у ЭДО с клиентами

Организация юридически значимого электронного документооборота банка со своими клиентами позволяет:

1. Расширить перечень предоставляемых услуг.
2. Это может быть дополнительная платная услуга или бесплатная опция, которая позиционируется в качестве конкурентного преимущества, в виде ЭДО между клиентами банка и его контрагентами.
3. Расширение перечня услуг позволяет укрепить лояльность действующих клиентов, а также привлечь новых. Кроме того, новые услуги можно использовать для расширения тарифов и пакетных предложений.
4. Расширить географию деятельности банка.

Благодаря ЭДО больше не нужно, чтобы филиал банка находился в одном городе с клиентом. Теперь все вопросы можно решить в режиме онлайн. С учётом того, что у некоторых банков нет офлайн-представительств, такая возможность позволяет им полноценно работать с клиентами.

Услуги банка, в которых применяется ЭДО

Юридически значимый ЭДО имеет широкое применение в банковской сфере. Например, используется для передачи закрывающих документов (по инкассации, гарантиям, лизинговым платежам), а также в целом ряде банковских услуг.

Открытие расчётного счёта

Чтобы открыть расчётный счёт, больше не нужно посещать отделение банка. С помощью ЭДО это можно сделать дистанционно и в максимально короткие сроки.

Получение банковской гарантии

Банковская гарантия зачастую необходима участникам рынка госзакупок, чтобы получить право для участия в закупках. Все необходимые документы для её получения можно передать по ЭДО.

Кредитование и другие виды финансовой поддержки организаций

Получить кредит можно и без посещения банка. Для получения кредита в режиме онлайн клиенты могут направить в банк пакет электронных документов, подписанных с помощью квалифицированной электронной подписи.

Запуск зарплатных проектов

Работодатели могут подключить электронный документооборот с банком по зарплатному проекту для своих сотрудников. В рамках этой услуги банк перечисляет зарплаты работников организации, с которой заключён контракт, на их банковские карты.

Факторинг

Факторинг — это финансовая услуга для организаций, которые работают на условиях отсрочки платежа. При этом продавец получает деньги за товар сразу после отгрузки — задолженность покупателя покрывается банком за небольшую комиссию. Авансирование выручки и учёта дебиторской задолженности проводится через юридически значимый ЭДО.

Итог

За последнее время сфера применения ЭДО возросла в значительной степени. Теперь электронный документооборот активно используется государственными органами, производственными компаниями и финансовым сектором. ЭДО для банка — один из важнейших инструментов взаимодействия как внутри организации, так и с клиентами, а также контрагентами.