Экспедиторская расписка

Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, а доставлять товар покупателям всё-таки нужно, они обращаются в экспедиторскую фирму. Для такого способа передачи покупки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка, оформленная согласно договору. Расскажем, что это такое и как её составлять.

Для чего нужна экспедиторская расписка (ЭР)

Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. На 2023 год все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для некоторых отраслей.

Если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется ЭР (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо неё, к такому договору прилагаются поручение экспедитору (сама экспедиторская расписка) и экспедиторская складская расписка.

По договору транспортной экспедиции перевозчик обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором услуги, связанные с доставкой товара (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору.

Но если она всё же происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае ЭР становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора. Также экспедиторская расписка даёт возможность учёта расходов при расчёте базы по прибыли.

В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной

Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная.

В ТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика. Поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.

Правила в транспортной области допускают возможность оформления иного документа вместо экспедиторской расписки (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить ЭР транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Если его будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то ТН не нужна.

В чём разница между экспедиторской распиской и экспедиторским поручением

Поручение экспедитору и экспедиторская расписка – два разных документа, которые используются в процессе перевозки грузов.

Поручение экспедитору (также известное как доверенность на экспедирование) – это документ, который выдаётся отправителем (клиентом) экспедитору (перевозчику или транспортной компании) для осуществления перевозки груза. В нём указывается полное описание товара (тип, количество, вес, объём), условия доставки, инструкции для экспедитора, а также права и обязанности сторон.

Экспедиторская расписка – это документ, который выдаётся экспедитором отправителю в момент получения груза. В ней указывается информация о грузе, условия перевозки, стоимость услуг экспедитора и другие важные детали сделки. ЭР подтверждает получение товара перевозчиком и является доказательством заключения договора перевозки между отправителем и экспедитором.

Поручение экспедитору используется для доверительной передачи груза экспедитору с указанием условий и инструкций, а экспедиторская расписка выдаётся экспедитором отправителю как подтверждение получения груза и условий перевозки.

Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку

На 2023 год компания-перевозчик обязана заполнить экспедиторскую расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.

В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:

1. Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
2. На его основании клиент передаёт экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку груза.
3. Экспедитор передаёт клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Она даёт право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
4. Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
5. После выполнения поручения экспедитор передаёт заказчику оригиналы договоров, заключённых им для исполнения договора (если такие имеются).

Содержание бланка

Форма документа установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Заполненная экспедиторская расписка должна содержать следующую информацию:

• личные данные (грузоотправителя и грузополучателя) – строка 3 и 4;
• информация о транспортной организации и экспедиторе – строка 5;
• дата и номер экспедиторской расписки (главное условие: заполнять нужно в начале документа + использовать полужирный шрифт размера 16);
• информация о доставляемом товаре – строк с 6 по 14.

В ЭР недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка подтверждает законность и юридический статус документа.

Как оформить экспедиторскую расписку

Согласно Приказу, в экспедиторской расписке должны быть указаны вышеперечисленные данные

Информация о документе должна быть указана в верхней части бланка, включая номер и дату создания грузовой квитанции. После заполнения основной информации может потребоваться указать дополнительные детали о товаре (например, меры безопасности).

В строке 16, экспедитор должен проставить свои ФИО и подпись. В некоторых ситуациях, печать на экспедиторских расписках необязательна.

Также существуют некоторые правила, которые нужно соблюдать при заполнении:

1. Все данные должны быть корректны (если вы допустите ошибку, нужно составлять новый документ). Небрежное заполнение также запрещено.
2. Лучше пользоваться только синей или чёрной шариковой ручкой, если вы захотите вносить всю информацию от руки. Если есть возможность, лучше формировать экспедиторскую расписку на компьютере – так вы избежите проблему несоответствия правил заполнения.
3. Рекомендуемый формат – шрифт кегль, 14 размер и лист бумаги А4. Название же расписки всегда указывается в начале документа посередине (шрифт 16).
4. Необходимо сделать два экземпляра: один пойдёт экспедитору, второй – грузополучателю (клиенту).
5. Кто подписывает экспедиторскую расписку? Ставит подпись обычно тот, кто повезёт товар – сотрудник транспортной компании.

Образец экспедиторской расписки

Чтобы не допустить ошибку, лучше заполнять свою экспедиторскую расписку, смотря на пример.

Также прикладываем форму для заполнения и сам образец в электронном формате.

Скачать бланк экспедиторской расписки

Скачать образец заполнения экспедиторской расписки 2023 года