Если у компаний нет собственного грузового транспорта на балансе, а доставлять товар покупателям всё-таки нужно, они обращаются в экспедиторскую фирму. Для такого способа передачи покупки необходимо заполнить пакет бумаг. Одним из документов в этом списке является экспедиторская расписка, оформленная согласно договору. Расскажем, что это такое и как её составлять.
Для чего нужна экспедиторская расписка (ЭР)
Самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. На 2023 год все желающие могут оформлять её в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для некоторых отраслей.
Если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется ЭР (Федеральный закон от 30 июня 2003 года № 87-ФЗ). Помимо неё, к такому договору прилагаются поручение экспедитору (сама экспедиторская расписка) и экспедиторская складская расписка.
Транспортная экспедиция – это организованное перемещение грузов на дальние расстояния с использованием различных видов транспорта.
Экспедиторская расписка – это официальный документ, который выдаётся транспортной компанией или фирмой отправителю груза как подтверждение его приёма и принятия на себя обязательства по осуществлению перевозки.
По договору транспортной экспедиции перевозчик обязуется за счёт другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определённые договором услуги, связанные с доставкой товара (п.1 ст. 801 ГК РФ). Эти услуги не всегда предполагают передачу груза экспедитору.
Но если она всё же происходит, то без экспедиторской расписки не обойтись. В этом случае ЭР становится документом, обязательным для транспортно-экспедиционного договора. Также экспедиторская расписка даёт возможность учёта расходов при расчёте базы по прибыли.
В чём разница между экспедиторской распиской и транспортной накладной
Многие путают экспедиторскую расписку с транспортной накладной, но разница между ними значительная.
В ТН указываются данные о стоимости услуг перевозчика. Поэтому для транспортной компании этот документ является обязательным.
Правила в транспортной области допускают возможность оформления иного документа вместо экспедиторской расписки (п. 6 постановления Правительства РФ от 8 сентября 2006 года № 554). Но заменить ЭР транспортную накладную нельзя, так как ТН в обязательном порядке сопровождает договор перевозки (п. 2 ст. 785 ГК РФ).
Если его будет заключать экспедитор, то ему придётся оформлять и транспортную накладную. Если перевозить груз будет он сам, то ТН не нужна.
В чём разница между экспедиторской распиской и экспедиторским поручением
Поручение экспедитору и экспедиторская расписка – два разных документа, которые используются в процессе перевозки грузов.
Поручение экспедитору (также известное как доверенность на экспедирование) – это документ, который выдаётся отправителем (клиентом) экспедитору (перевозчику или транспортной компании) для осуществления перевозки груза. В нём указывается полное описание товара (тип, количество, вес, объём), условия доставки, инструкции для экспедитора, а также права и обязанности сторон.
Экспедиторская расписка же – это документ, который выдаётся экспедитором отправителю в момент получения груза. В ней указывается информация о грузе, условия перевозки, стоимость услуг экспедитора и другие важные детали сделки. ЭР подтверждает получение товара перевозчиком и является доказательством заключения договора перевозки между отправителем и экспедитором.
Таким образом, поручение экспедитору используется для доверительной передачи груза экспедитору с указанием условий и инструкций, а экспедиторская расписка выдаётся экспедитором отправителю как подтверждение получения груза и условий перевозки.
Кто обязан оформлять экспедиторскую расписку
На 2023 год компания-перевозчик обязана заполнить экспедиторскую расписку после оплаты счёта клиентом в процессе передачи груза. Затем один экземпляр экспедитор передаёт на руки заказчику, второй оставляет себе.
В целом алгоритм оформления договора транспортной экспедиции выглядит так:
- Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
- На его основании клиент передаёт экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку груза.
- Экспедитор передаёт клиенту расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Она даёт право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
- Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
- После выполнения поручения экспедитор передаёт заказчику оригиналы договоров, заключённых им для исполнения договора (если такие имеются).
Все вышеперечисленные документы подтверждают факт перевозки груза, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных.
Экспедиторская расписка выступает вместо транспортной накладной. А получение груза подтверждается ТН, которую выписывает продавец и подписывает покупатель.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.
Содержание бланка
Форма документа установлена Приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23. Заполненная экспедиторская расписка должна содержать следующую информацию:
- личные данные (грузоотправителя и грузополучателя) – строка 3 и 4;
- информация о транспортной организации и экспедиторе – строка 5;
- дата и номер экспедиторской расписки (главное условие: заполнять нужно в начале документа + использовать полужирный шрифт размера 16);
- информация о доставляемом товаре – строк с 6 по 14.
В ЭР недопустимы ошибки или исправления, а также заведомо ложная информация. Экспедиторская расписка подтверждает законность и юридический статус документа.
Как оформить экспедиторскую расписку
Согласно Приказу, в экспедиторской расписке должны быть указаны вышеперечисленные данные
Информация о документе должна быть указана в верхней части бланка, включая номер и дату создания грузовой квитанции. После заполнения основной информации может потребоваться указать дополнительные детали о товаре (например, меры безопасности).
В строке 16, экспедитор должен проставить свои ФИО и подпись. В некоторых ситуациях, печать на экспедиторских расписках необязательна.
Также существуют некоторые правила, которые нужно соблюдать при заполнении:
- Все данные должны быть корректны (если вы допустите ошибку, нужно составлять новый документ). Небрежное заполнение также запрещено.
- Лучше пользоваться только синей или чёрной шариковой ручкой, если вы захотите вносить всю информацию от руки. Если есть возможность, лучше формировать экспедиторскую расписку на компьютере – так вы избежите проблему несоответствия правил заполнения.
- Рекомендуемый формат – шрифт кегль, 14 размер и лист бумаги А4. Название же расписки всегда указывается в начале документа посередине (шрифт 16).
- Необходимо сделать два экземпляра: один пойдёт экспедитору, второй – грузополучателю (клиенту).
- Кто подписывает экспедиторскую расписку? Ставит подпись обычно тот, кто повезёт товар – сотрудник транспортной компании.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал Подпись» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.
Образец экспедиторской расписки
Чтобы не допустить ошибку, лучше заполнять свою экспедиторскую расписку, смотря на пример.
Также прикладываем форму для заполнения и сам образец в электронном формате.
Скачать бланк экспедиторской расписки
Скачать образец заполнения экспедиторской расписки 2023 года
ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
1С-ЭПЛ
Регистрация бизнеса
