Электронная подпись для сотрудников организации

Для быстрого оформления КЭП рекомендуем услугу «Получение КЭП в ФНС под ключ».

Эксперты УЦ «Калуга Астрал»:

Помогут подготовить документы и выбрать носитель

Настроят рабочее место для работы с ЭЦП

Обеспечат получение КЭП через нашего партнёра — УЦ «Основание», доверенное лицо УЦ ФНС

Сэкономьте время и получите электронную подпись без лишних сложностей!

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначает уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Это может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник компании. Доверенным лицом также может выступать специалист сторонней организации, оказывающей подобные услуги. В любом случае для выполнения обязанностей потребуется электронная подпись (ЭП).

Уполномоченному сотруднику можно оформить личную электронную подпись:

Простую (ПЭП)

Неквалифицированную (НЭП)

Квалифицированную (КЭП)

Выбор типа подписи зависит от выполняемых задач.

Простая электронная подпись создаётся в информационной системе, где её планируют использовать. Её функционал ограничен: такая ЭЦП не позволяет подписывать документы, работать на государственных порталах или участвовать в торгах. Она подходит исключительно для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Чаще всего простая ЭЦП представлена в виде:

• Логина и пароля;
• Одноразовых паролей

Этот тип подписи имеет минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись (НЭП) обладает более широкими возможностями. С её помощью можно вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Однако для взаимодействия с контрагентами потребуется дополнительное соглашение. Например, с НЭП можно подписывать накладные поставщиков.

Использование неквалифицированной подписи регламентируется учредительными документами компании и должностными инструкциями. В них прописываются:

• Случаи, когда подпись имеет юридическую силу;
• Категории сотрудников, которые могут её использоват.
• Цели применения

Важно помнить, что НЭП не подходит для:

• Отправки отчётности в контролирующие органы;
• Взаимодействия с государственными структурами.

Для этих задач потребуется квалифицированная подпись.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) даёт уполномоченному сотруднику возможность работать не только с внутренними, но и с внешними документами. Она подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы, в том числе:

• Отправлять отчётность;
• Работать с государственными порталам;
• Участвовать в торгах от имени организации или предпринимателя.

Квалифицированная ЭЦП оформляется на имя физического лица. Это значит, что уполномоченный работник может использовать её не только в профессиональных целях, но и для личных нужд, например:

• Дистанционно подать документы в вуз;
• Оформить сделку;
• Получить государственные услуги.

В доверенности указываются:

• Данные о доверителе и работнике;
• Полномочия уполномоченного лица;
• Срок действия доверенности.

После подписания МЧД загружается в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, документ может заверить нотариус своей электронной подписью. После этого данные о доверенности вносятся в единый реестр МЧД.

Уполномоченный сотрудник:

1. Подписывает документ ЭЦП физического лица;
2. Прикладывает машиночитаемую доверенность;
3. Отправляет контрагенту.

Получатель проверяет МЧД, сверяя полномочия и срок её действия.

Важно! С 1 сентября 2023 года каждый сотрудник, использующий ЭЦП физического лица от имени организации, обязан иметь машиночитаемую доверенность.

КЭП физического лица понадобится сотруднику, назначенному уполномоченным директором или предпринимателем. Это может быть ответственный работник, штатный бухгалтер или специалист сторонней фирмы. Если для подтверждения полномочий требуется машиночитаемая доверенность (МЧД), то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не понадобятся.

Важные сроки и правила использования

Личная электронная подпись — обязательное условие для сотрудников, чтобы заранее подготовиться к изменениям.

• Если ЭП сотрудника юрлица была выдана до 31 августа 2023 года, он может подписывать документы без МЧД до 1 сентября 2024 года.
• Остальным сотрудникам, получившим ЭП после 1 сентября 2023 года, необходимо оформить КЭП физлица и МЧД.

Подготовьтесь к изменениям заранее, чтобы избежать проблем с документооборотом!