Электронная подпись для сотрудников организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут оформить электронную подпись (ЭЦП) только в удостоверяющем центре ФНС или у её доверенных лиц. Услуга предоставляется бесплатно.

1. Выберите отделение ФНС, где будете оформлять подпись.
2. Подготовьте пакет документов и сертифицированный токен.
3. Лично посетите удостоверяющий центр ФНС — запись не требуется. КЭП не выдаётся по доверенности.

Токен — это носитель ключа в виде флешки или смарт-карты, на который записывают ЭЦП. Важно: подходят только сертифицированные модели с одобрением ФСТЭК или ФСБ России.

Рекомендуем выбрать подходящий токен в нашем интернет-магазине — в каталоге представлены исключительно сертифицированные модели.

В налоговой оформляют только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Они юридически равнозначны рукописной подписи и могут использоваться для заверения любых электронных документов.

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначает уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Это может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник компании. Доверенным лицом также может выступать специалист сторонней организации, оказывающей подобные услуги. В любом случае для выполнения обязанностей потребуется электронная подпись (ЭП).

Уполномоченному сотруднику можно оформить личную электронную подпись:

Простую (ПЭП)

Неквалифицированную (НЭП)

Квалифицированную (КЭП)

Выбор типа подписи зависит от выполняемых задач.

Простая электронная подпись создаётся в информационной системе, где её планируют использовать. Её функционал ограничен: такая ЭЦП не позволяет подписывать документы, работать на государственных порталах или участвовать в торгах. Она подходит исключительно для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Чаще всего простая ЭЦП представлена в виде:

• Логина и пароля
• Одноразовых паролей

Этот тип подписи имеет минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись (НЭП) обладает более широкими возможностями. С её помощью можно вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Однако для взаимодействия с контрагентами потребуется дополнительное соглашение. Например, с НЭП можно подписывать накладные поставщиков.

Использование неквалифицированной подписи регламентируется учредительными документами компании и должностными инструкциями. В них прописываются:

• Случаи, когда подпись имеет юридическую силу
• Категории сотрудников, которые могут её использовать
• Цели применения

Важно помнить, что НЭП не подходит для:

• Отправки отчётности в контролирующие органы
• Взаимодействия с государственными структурами

Для этих задач потребуется квалифицированная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) даёт уполномоченному сотруднику возможность работать не только с внутренними, но и с внешними документами. Она подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы, в том числе:

• Отправлять отчётность
• Работать с государственными порталами
• Участвовать в торгах от имени организации или предпринимателя

Скомпрометировать КЭП сложно, если владелец не передаст носитель с подписью третьим лицам.>

Квалифицированная ЭЦП оформляется на имя физического лица. Это значит, что уполномоченный работник может использовать её не только в профессиональных целях, но и для личных нужд, например:

• Дистанционно подать документы в вуз
• Оформить сделку
• Получить государственные услуги

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) предоставляет уполномоченному сотруднику право действовать от имени руководителя или индивидуального предпринимателя. Она создаётся в электронном виде в формате XML, что позволяет автоматизированно распознавать данные в информационных системах.

Создание машиночитаемой доверенности удобно с сервисом «Астрал Доверенность». Это решение позволяет быстро оформить документ для сотрудника или доверенного лица. Процесс оформления прост:

В доверенности указываются:

• Данные о доверителе и работнике
• Полномочия уполномоченного лица
• Срок действия доверенности

После подписания МЧД загружается в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, документ может заверить нотариус своей электронной подписью. После этого данные о доверенности вносятся в единый реестр МЧД

Уполномоченный сотрудник:

1. Подписывает документ ЭЦП физического лица
2. Прикладывает машиночитаемую доверенность
3. Отправляет контрагенту

Получатель проверяет МЧД, сверяя полномочия и срок её действия.

Важно! С 1 сентября 2023 года каждый сотрудник, использующий ЭЦП физического лица от имени организации, обязан иметь машиночитаемую доверенность.