ЭЦП для сотрудников организации

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга выпуска ЭЦП предоставляется бесплатно.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Простая ЭЦП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или предпринимателя. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты. Скомпрометировать ЭЦП на сотрудника ИП или организации будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Объясним, как использовать электронные подписи для сотрудников компании. Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат — XML, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП

КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.

Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, чтобы подготовится к изменениям заранее. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.

Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31 августа 2023 года.

Где ещё можно использовать личную электронную подпись

Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.

Простая электронная подпись физического лица

С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.

Неквалифицированная электронная подпись физлица

Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям

Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.

Квалифицированная электронная подпись физлица

Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.

Где можно использовать подпись уполномоченного должностного лица

Для наглядности составили таблицу, которая показывает, где можно использовать каждый вид электронной цифровой подписи сотрудника.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях. Поэтому важно оформлять ЭЦП именно на сотрудника.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Чем опасна передача КЭП другим лицам

Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.

Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.

Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы.
Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:

• подтверждено, что его использует не владелец подписи;
• ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.

Что делать при увольнении работника

При увольнении электронная подпись остаётся у бывшего сотрудника, даже если она была оплачена работодателем. Руководитель может скрывать данный факт и попытаться оставить ЭЦП работника себе.

Использовать электронную подпись от чужого имени запрещено. Если у сотрудника была только ПЭП, то его логин и пароль больше не используются в информационной системе. Сертификат КЭП содержит данные о владельце, и работать с этой ЭЦП может только он.

В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.

Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить ЭЦП сотрудника он может только там.

Полный перечень УЦ опубликован на сайте Минцифры. Скачайте файл и выберите одну из проверенных организаций.

Важно помнить, получение ЭЦП сотрудника осуществляется только будущим владельцем подписи. Оформить КЭП по доверенности за другого человека нельзя.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Как оформить ЭЦП на сотрудника бюджетной организации или работника финсектора

Отвечаем, как сделать ЭЦП на сотрудника бюджетной организации или работника финансового сектора.

ЭЦП для сотрудников организации для подписания документов в бюджетных учреждениях выдают в УЦ Федерального казначейства. Электронная подпись на сотрудника организации финансового рынка оформляется в удостоверяющем центре Банка России.

Сколько стоит оформить электронную подпись на сотрудника

Стоимость сертификата электронной подписи зависит от удостоверяющего центра и представленных в каталоге тарифов.

Удостоверяющие центры ФНС, Казначейства и Центробанка оказывают услуги по выпуску ЭЦП на безвозмездной основе. Получить КЭП в указанных УЦ можно бесплатно. Будущему владельцу потребуется оплатить только токен.

Коммерческие удостоверяющие центры предлагают клиентам КЭП физического лица для участия в электронных торгах, работы на гос порталах и ЭДО. Цена обуславливается выбранными дополнительными опциями.