ЭЦП для сотрудников: какая нужна и как использовать
Внимание! В связи с объединением ПФР и ФСС с 01.01.2023 вместо СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 необходимо сдавать новую форму ЕФС-1. Подробнее
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
25 января 2023
12595
0
Электронная подпись уполномоченного лица
Электронная подпись

Электронная подпись уполномоченного лица

Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.

ЭЦП — это устаревшее понятие. Расшифровывается как электронная цифровая подпись. На сегодняшний день используется более ёмкое название ЭП, которое расшифровывается как электронная подпись.

В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.

Токен — это ключевой носитель в виде флешки или смарт-карты. На него записывают ЭЦП. Для получения подписи в налоговой подходят не все модели. Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ России.

Выбрать подходящий ключевой носитель рекомендуем в нашем интернет-магазине. В каталоге представлены только сертифицированные модели токенов.

Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.

Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику

Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на их имя нужно выпустить электронную подпись.

На уполномоченного можно оформить простую, неквалифицированную или квалифицированную ЭЦП. Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Простая ЭЦП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.

Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.

Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).

Машиночитаемые доверенности

Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.

В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может подписать нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.

Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.

Важно! Каждый сотрудник для использования ЭЦП физического лица от имени организации должен иметь машиночитаемую доверенность с 1 сентября 2023 года.

Использование КЭП руководителя

В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.

Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.

Передача ЭП другому лицу

Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.

Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.

Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника

Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.

Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.

Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для уполномоченных работников — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.

Для массового выпуска неквалифицированных электронных подписей сотрудников рекомендуем сервис «API УНЭП». Решение автоматизирует внутренние процессы кадрового документооборота и наделяет данные документы юридической силой.
12595
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал-ЭТ

Электронная подпись для участия в торгах, работы на государственных порталах и электронного документооборота

1С-ЭТП

Сервис получения ЭП и поиска аукционов из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger