Электронный документооборот на складе: автоматизация складского учёта

Документооборот на складе предполагает учёт и оформление документов на каждом этапе движения товаров, таких как приём, хранение, перемещение и отгрузка.

Рассмотрим, какие документы необходимы для ведения складского учёта, и расскажем, как электронный документооборот на складе позволяет оптимизировать процессы.

Что такое документооборот складского учёта

Документооборот складского учёта подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, необходимо фиксировать.

Документооборот на складе предполагает обязательное оформление документов на все ключевые операции, а именно:

• поступление и оприходование товара от контрагентов;
• занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение (между складами или торговыми точками);
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учётных карточках.

Выделяют четыре основных вида складского учёта.

1. Номенклатурный учёт.

   Его ведут компании с широким ассортиментом продукции. Ориентироваться в нём без внутренней классификации по группам и подгруппам сложно, поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по определённым признакам.

2. Сортовой учёт.

   В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики.

3. Партионный учёт.

   Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков.

4. Партионно-сортовой учёт.

   Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам.

Для всех видов учёта на складе применяется документооборот, в том числе и электронный.

Что включает в себя документооборот на складе

Документооборот на складе фиксирует всё движение товара на складе. На каждом этапе используются свои документы.

Рассмотрим в таблице, какие документы для складского документооборота существуют и в каких ситуациях они заполняются.

Автоматизация учёта с помощью складского электронного документооборота

В законодательстве нет чётких указаний относительно того, как должен осуществляться документооборот складского учёта. Можно выбрать любой способ: бумажные документы или Excel-таблицы. Либо организовать на складе электронный документооборот.

При этом следует учитывать специфику бизнеса, объём товарооборота и его проходимость. Когда число операций и товаров увеличивается, возникает потребность в автоматизации, и складской ЭДО является оптимальным решением для этой задачи.

Помимо внедрения ЭДО, важным элементом эффективного складского документооборота является система штрихкодирования. Она упрощает и ускоряет рабочие процессы, что позволяет оперативно отслеживать движение каждой единицы товара.

Какие преимущества вы получите, перейдя на электронный документооборот на складе:

• Электронные документы защищены от потерь. Доступ для просмотра и редакции документов будут иметь только отдельные ответственные за свой участок склада работники.
• Ошибки в документообороте со складом могут привести к расхождениям в учёте, штрафам со стороны контролирующих органов и убыткам для компании. Электронные документы в системе ЭДО создаются на основе установленных шаблонов и с помощью справочников, сокращая количество ошибок.
• Сокращается бумажная работа, увеличивается скорость проведения инвентаризации.
• Контроль за сроками годности, печать ценников, этикеток и другие процессы полностью автоматизированы.

С чего начать внедрение электронного документооборота на складе

Рассмотрим, как начать применять складской документооборот в своей компании.

1. Проанализировать схему бумажного складского документооборота до внедрения электронного: по каким маршрутам двигается документация, как создаются, согласуются, подписываются и хранятся документы.
2. Создать проект автоматизации документооборота складского учёта. На этом этапе определяют правила работы с будущей системой ЭДО (СЭД), маршруты документов, порядок согласования и направления документации.
3. Приобрести ПО. На этом этапе выбирают оператора и систему электронного документооборота для взаимодействия со складом. Заключают договор. Некоторые крупные фирмы заказывают оригинальные сервисы, которые разрабатывают специально для конкретного предприятия.

4. Подготовить сотрудников: определить ответственных за складской учёт и прописать для них инструкции в системе электронного документооборота. Также необходимо оформить на них электронные подписи.

   Важно. Организация документооборота на складе требует чёткого определения ответственных лиц и стандартизации форм документов.
5. Внедрить электронный документооборот на складе. На этом этапе организация подготавливает рабочие места (создание пользовательских аккаунтов, установка и настройка необходимого ПО на ПК), налаживает связь между пользователями, формирует уровни доступа.
6. Провести практическое обучение сотрудников работе с системой электронного документооборота на складе.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог