Электронный многоцелевой документ (ЭМД) в перевозках

Электронный многоцелевой документ

Электронный многоцелевой документ или electronic miscellaneous document незаменим в пассажирских железнодорожных и авиаперевозках, когда речь идёт об оплате пассажирами дополнительных услуг. Что это такое, для чего этот документ нужен при перелётах и можно ли приложить его к вычету НДС, читайте в нашей статье.

Что такое электронный многоцелевой документ (ЭМД)

Электронный многоцелевой документ используется тогда, когда, помимо стоимости билета, с пассажира компанией-перевозчиком или авиакомпанией взимается дополнительный сбор, например, доплата за багаж с габаритами, превышающими допустимые, или провоз ребёнка (детей) без сопровождения.

Использование этого документа утверждено Приказом Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116 «Об установлении формы электронного многоцелевого документа». Он определяет его форму, правила использования.

Структура ЭМД содержит несколько купонов:

• электронный стоимостный (в общей сложности таких купонов в одном документе может быть не больше 4);
• агентский (оформляется при выкупе билетов туристическим агентством);
• контрольный.

Также в его структуру входит квитанция. Наличие стоимостного купона и квитанции обязательны для отчётности, например, для получения налогового вычета или отчёта о потраченных на поездку средствах, если её оплачивала организация

Форма электронного многоцелевого документа

Форма ЭМД включает:

• квитанцию со сведениями об услуге и произведённой оплате, включая сведения о лице, совершившем платёж, коде оказанной услуги, её описание (если предусмотрено);
• тарифы;
• итоговую сумму платежа;
• форму оплаты;
• дату оформления;
• наименование компании-перевозчика, оформившего его;
• уникальный номер, присвоенный документу при составлении.

В содержание документа может быть включена и другая информация, предусмотренная регламентом перевозчика.

Также в нём содержится трёхзначный код перевозчика (при условии, что компания осуществляет внутренние перевозки) или двухсимвольный для компаний, которые специализируются на международных чартерных рейсах.

Как оформить и использовать электронный многоцелевой документ

Electronic miscellaneous document (EMD) оформляется сотрудником авиакомпании (компании перевозчика) в специальной программе. В зависимости от того, какой вид услуги оплачивается пассажиром (отказ от услуг, изменений условий осуществления перевозки) сотрудник выбирает в программе соответствующую форму бланка и вносит в него сведения о платеже или возврате денежных средств, а также данные пассажира, код услуги, способ оплаты и прочие обязательные для указания данные, о которых мы уже говорили выше.

Сотрудник авиакомпании формирует готовый бланк, проверяет правильность заполнения электронного многоцелевого документа и распечатывает его для пассажира.

EMD-документ пассажир предоставляет персоналу авиакомпании, подтверждая оплату услуг. Также согласно с п.7. ст.171 и п.1 ст. 172 Налогового кодекса РФ использовать его бланк можно для вычета НДС, если поездка носила производственный характер и оплачивалась работодателем.

Окончательное решение, принимать ли к вычету расходы на дополнительные транспортные услуги, организация-работодатель оставляет за собой. Оно будет в пользу принятия вычета, если это предусмотрено нормативными актами организации, приказом руководства.

Заключение

В завершение выделим главное:

1. ЭМД необходим для фиксации дополнительных расходов пассажиров, связанных с услугами пассажирских авиакомпаний и перевозчиков. Благодаря ему можно не только оплатить возникшие перерасходы или получить возврат, если услуга не понадобилась.
2. С ним можно ещё и отчитаться в бухгалтерии или отделе персонала о потраченных средствах и получить положенный вычет, но при условии, что эта возможность зафиксирована в актах или других нормативных документах компании.