Затраты — это то, с чем сталкивается каждая организация в процессе своей деятельности. Будь то производство, доставка, реализация или закупка материалов, всё это требует определённых расходов. Особенно значительными для предприятий являются траты на обслуживание транспортных средств.

В этой статье расскажем, как подтвердить транспортные расходы: какие документы для этого нужны и какие действия осуществляются при различных сценариях доставки.

Из чего складываются транспортные расходы

Транспортные расходы — это совокупность затрат, возникающих при перемещении товаров от производителя (или продавца) к потребителю. Эти расходы охватывают: оплату перевозочных тарифов, топлива, обслуживания грузового транспорта, стоимость погрузки, использование платных дорог и командировочные.

В соответствии с положениями ст. 318 Налогового кодекса Российской Федерации, транспортные расходы подразделяются на два типа:

• косвенные — учитываются в процессе затрат;
• прямые — включаются в себестоимость, но могут быть подтверждены только после реализации продукта или услуги.

На практике же их можно разделить на три категории:

1. Расходы на доставку приобретённого имущества (сырья, товаров, основных средств) — это затраты на транспортировку товаров, купленных у других фирм. Независимо от того, осуществляется ли перевозка собственным транспортом или с помощью контрагента, эти затраты включаются в себестоимость и считаются прямыми.
2. Расходы на доставку готовой продукции клиентам — затраты компании на доставку товаров покупателям являются косвенными в соответствии со ст. 320 НК РФ.Остальные транспортные расходы также считаются косвенными, согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 29 ноября 2011 года № 03-03-06/1/783.
3. Расходы на обслуживание и содержание транспортных средств автопарка — затраты на топливо для грузовиков относятся к прочим расходам, но компаниям разрешено учитывать их как прямые, основываясь на письме Министерства финансов России от 10 июня 2011 года. Расходы на запчасти и ремонт транспорта считаются косвенными.

Далее мы рассмотрим подтверждение расходов на доставку.

Зачем нужно подтверждение транспортных расходов

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ, расходы могут быть учтены при расчёте налога на прибыль, если они:

• документально подтверждены;
• экономически обоснованы.

Поэтому, чтобы включить транспортные расходы в затраты при расчёте налоговой базы по налогу на прибыль, необходимо иметь их документальное подтверждение.

Наиболее часто встречающейся транспортной услугой является доставка товара от поставщика к покупателю. То, на кого ложатся расходы, определяется условиями договора купли-продажи. Расходы могут быть оплачены продавцом товара или покупателем.

Перевозить груз могут сам продавец, покупатель, используя свой транспорт, или сторонняя компания, с которой заключает договор продавец или покупатель.

При продаже товара продавец обязан предоставить покупателю следующие документы:

• счёт-фактуру (кроме случаев применения специального режима налогообложения);
• товарную накладную по форме ТОРГ-12;
• товарно-транспортную накладную (ТТН) и транспортную накладную (ТН).

Важно отметить, что ТН не используется для оприходования товара, а служит первичным документом для подтверждения транспортных расходов.

Документы, подтверждающие транспортные расходы

Чтобы подтвердить транспортные расходы, используется различная документация в зависимости от условий доставки и участников процесса. Вот основные документы, которые могут служить подтверждением транспортных расходов:

1. Договор купли-продажи — определяет условия доставки товара, включая сторону, несущую расходы на транспортировку.
2. Путевой лист — основной документ для учёта расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и подтверждения использования транспортного средства.
3. Товарно-транспортная накладная — оформляется при доставке товара собственным транспортом или с привлечением сторонней компании. Содержит информацию о грузе, стоимости перевозки, пунктах отправления и назначения.
4. Транспортная накладная — применяется при перевозке груза сторонней перевозочной компанией. Фиксирует стоимость услуг перевозки и другие важные детали.
5. Акт об оказании услуг — составляется при привлечении сторонних перевозчиков и подтверждает выполнение услуг по транспортировке.
6. Платёжные документы (чеки, счета, счета-фактуры) — подтверждают оплату транспортных услуг и ГСМ.

Эти документы необходимы для правильного учёта и обоснования транспортных расходов в налоговом учёте.

Подтверждение транспортных расходов: документы для разных сценариев

Поставщик может организовать доставку двумя способами:

• самостоятельно доставить товар покупателю;
• заключить договор с перевозчиком, который доставит товар до места назначения.

Если поставщик доставляет товар своими силами, то в договоре с покупателем он может:

• не выделять стоимость доставки отдельной строкой, а включить её в цену товара;
• указать стоимость доставки в договоре.

От этих условий зависит оформление документов на доставку:

• если стоимость доставки включена в цену товара, достаточно составить путевой лист, который подтвердит факт доставки и расходы на неё;
• если стоимость доставки указана в договоре, нужно оформить ТТН или ТН.

Если поставщик привлекает посредника для перевозки товаров, документооборот будет следующим:

• поставщик выписывает ТТН в четырёх экземплярах: один оставляет у себя, три передаёт посреднику;
• посредник доставляет товар и отдаёт покупателю три экземпляра ТТН, на которых тот ставит свою подпись;
• один экземпляр ТТН остаётся у покупателя;
• на основании двух оставшихся экземпляров посредник составляет акт об оказанных услугах;
• один экземпляр ТТН, подписанный покупателем, вместе с актом возвращается поставщику.

Вместо ТТН можно использовать ТН. В этом случае нужно сделать три экземпляра документа: один для перевозчика, второй для поставщика, третий для покупателя. Факт оказания услуги подтверждается транспортной накладной, которую подписали покупатель и перевозчик.

Важно отметить, что при самостоятельной перевозке товара покупателем со склада продавца ТН и ТТН не оформляются. Согласно письму Минфина России от 22 декабря 2011 года № 03-03-10/123, обоснованием расходов покупателя служат путевые листы, оформленные им самим.

Если покупатель заключает договор с посредником, то порядок действий следующий:

1. Можно оформить ТТН в четырёх экземплярах, заполнив в ней только транспортный раздел. Затем эти документы передаются перевозчику для заполнения товарного раздела поставщиком.
2. После заполнения ТТН поставщик передаёт три экземпляра перевозчику.
3. Получив груз, покупатель оставляет себе один экземпляр ТТН, а два других отдаёт перевозчику, на основании которых тот составляет акт.

Если покупатель оформляет ТН, то он должен указать себя в качестве грузополучателя и грузоотправителя. ТН оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, а другой передаётся транспортной организации.

Плюсы цифровизации документов для подтверждения транспортных расходов

Электронная транспортная накладная (ЭТрН), как и бумажная версия документа, подтверждает факт грузоперевозки и расходы на неё. Но в отличие от бумажного носителя, электронный документ нельзя потерять.

ЭТрН хранится в удалённом электронном архиве с круглосуточным доступом, поэтому найти нужную накладную становится намного проще. Не нужно тратить время на поиски среди множества бумажных папок — нужный документ всегда под рукой, и его можно найти всего в пару кликов. Благодаря электронному хранилищу значительно снижаются налоговые риски.

С помощью ЭТрН можно отслеживать перемещение груза. Если возникнут сложности при получении груза или потребуется изменить адрес доставки, информация сразу же отобразится в сервисе.