Возвратная накладная

Возвратная накладная оформляется при возврате товара от покупателя к поставщику. Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре. Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары, если они не соответствуют согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

В договоре можно закрепить и другие основания:

Товар можно вернуть полностью или частично даже в том случае, если покупатель уже оплатил поставку.

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой подобный документ.

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, следует оформить товаросопроводительный документ — возвратную накладную.

При возврате некачественного или некомплектного товара составьте акт о выявлении скрытых недостатков и претензионное письмо.

Акт о недостатках товара заполняют в свободной форме.

Письмо с претензией также можно составить в свободной форме. Важно указать в документе причину возврата товара, срок и другие условия возврата, а также способ перевода платы за бракованную продукцию обратно на ваш счет. Стоимость товара можно указать с учетом НДС.

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Унифицированной формы для возвратной накладной нет. Обычно в случае возврата заполняют форму ТОРГ-12, но можно использовать и другой бланк:

• ТОРГ-2 — для оформления российских товаров до того, как вы поставили их на учет,
• ТОРГ-3 — для таких же операций, но для импортной продукции.

Возвратная накладная должна содержать:

• Номер и дату составления
• Наименование продавца и покупателя
• Основание для возврата
• Характеристики товара: название, количество, единицу измерения
• Сумму
• Подписи сторон

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом данные грузоотправителя заполнять необязательно.

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Если возврат денег не предполагается, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• Номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ
• Номер и дату договора
• Наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной. Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. То есть товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен.

Руководитель и главный бухгалтер разрешают отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

Если документ оформляется в электронном виде, ответственные лица должны заверить его с помощью квалифицированной электронной подписи.

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная станет обязательной для подавляющего большинства коммерческих грузоперевозок в России. Введение обязательной ЭТрН — ключевой элемент цифровой реформы, направленной на полный отказ от бумажного документооборота, повышение контроля и прозрачности в логистической отрасли. До этой даты использование электронного формата документа остается добровольным. Поэтому «Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на ЭПД.

Закажите консультацию, и наши специалисты расскажут, как подключиться к системе 1С-ЭПД для обмена электронными перевозочными документами с другими участниками грузоперевозки.