ЭДО для ООО

С каждым годом ЭДО для ООО становится все более востребованным и распространенным. Одна из причин, по которой организации переходят на ЭДО — это стремление оптимизировать бизнес-процессы, сократить издержки, повысить прозрачность и контроль задач. К тому же электронный документооборот упрощает взаимодействие с контрагентами и государственными органами, что позволяет существенно сэкономить время при оформлении сделок и сдаче отчетности.

Однако в некоторых случаях ЭДО может быть не просто выбором, а острой необходимостью. Например, если компания работает с маркируемыми товарами, применение ЭДО является требованием законодательства: с 2022 года вся документация, оформляемая при обороте маркируемой продукции, должна быть представлена строго в электронном виде. Это правило действует как при обмене с контрагентами, так и при взаимодействии с системой маркировки «Честный ЗНАК».

Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные. При оформлении документа в ЭДО юрлицам нет необходимости дублировать цифровую версию на бумажном носителе. Это возможно благодаря использованию квалифицированной электронной подписи, ключевая особенность которой заключается в том, что она юридически равна собственноручной подписи. Сертификат УКЭП может быть выдан только удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры, если речь о подписи физлица, и УЦ ФНС — в случаях оформления подписи юрлица.

Взаимодействие с электронными документами осуществляется посредством системы электронного документооборота (СЭД), которую предоставляют операторы ЭДО. Для обеспечения высокого уровня безопасности данных все операторы проходят обязательную проверку ФНС и аккредитацию Минцифры, что гарантирует надежность предоставляемых ими сервисов.

За правовое регулирование ЭДО отвечает целый комплекс нормативно-правовых актов. Перечислим самые важные из них.

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Определяет правовые условия использования электронных подписей, виды и юридическую значимость ЭП. Устанавливает требования к удостоверяющим центрам и порядок выдачи сертификатов ключей подписей.
• Статьи 160 и 434 части 1 Гражданского кодекса РФ. Устанавливают понятие и условия использования электронных документов в гражданском документообороте, а также регулируют порядок заключения договоров в ЭДО.
• Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете». Предписывает порядок ведения бухучета в организации, указывая возможность и правила составления учетных документов в электронном виде.

Юридическим лицам для начала работы с электронными документами необходимо оформить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц налоговой службы. Сертификаты КЭП также потребуются каждому сотруднику, который будет участвовать в ЭДО с контрагентами или госорганами. Но стоит учесть, что для подписания документов от имени ООО в связке с УКЭП физлица обязательно должна использоваться машиночитаемая доверенность.

Перед началом работы с ЭДО ООО следует настроить уровни доступа в соответствии с обязанностями работников, заранее уведомить клиентов и партнеров о переходе на электронный документооборот.