Для юридических лиц

Электронный документооборот для фирмы является оптимизацией бизнес-процессов, связанных с внутренней и внешней документацией. Юрлица выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

Что такое ЭДО

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО постепенно вытесняет бумажный документооборот благодаря своим преимуществам. Электронный документооборот компании вводят для ускорения работы с документами и экономии денежных средств.

Несмотря на то, что большая часть документов создаётся в электронном формате, в дальнейшем эти файлы всё равно печатают. Это связано с тем, что документы необходимо согласовывать и подписывать. Однако эта проблема решаема с помощью КЭП — квалифицированной электронной подписи. С помощью такой подписи электронным документам придаётся юридическая значимость, а значит, все операции с ними можно осуществлять без их предварительной печати.

Работа с электронными документами происходит в СЭД — системе электронного документооборота. Системы предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. В зависимости от выбранного оператора и системы зависит то, как будет проходить работа с файлами.

Чтобы обмениваться документами между разными операторами, была разработана система роуминга. Без неё обмен возможен только между одинаковыми СЭД. Роуминг развивается постепенно и на данный момент доступен не для всех операторов. Однако, благодаря востребованности обмена между теми или иными ОЭД, роуминг охватывает всё большее их количество.

Преимущества ЭДО

Основная причина, по которой организации переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для фирмы:

• сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
• возможность изменения документов и доступ к их истории;
• прозрачность работы сотрудников;
• автоматизация поиска необходимых файлов;
• мобильность системы;
• наличие стандартных форм в СЭД;
• обратная связь;
• автоматическая классификация документов по разным
критериям;
• минимальный риск потери или порчи файлов.

В СЭД выполняются основные операции с документами: создание, получение, отправление, изменение и архивирование. Подписание с помощью КЭП происходит также внутри системы.

Как выбрать и получить ЭДО

Лицензией на предоставление систем ЭДО обладают операторы электронного документооборота. Оператор ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал Онлайн». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией прямо из привычной «1С». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.