Срок хранения отчётности

Свободный автор Астрал

16 июля 2021

71720

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для представления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения отчетности может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Как рассчитывать сроки хранения отчетности

Сроки хранения документов рассчитываются по Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Речь идёт о годе, когда документы последний раз использовали для учёта или в ином делопроизводстве. Срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока.

Документы, необходимые для списания безнадёжной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадёжным. Например, договоры с контрагентами, письма, платёжки. Срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Срок «Постоянно» означает, что документы нужно хранить постоянно, но не менее 10 лет. Если организация ликвидирована раньше окончания 10-летнего срока, документы передают на хранение в сторонний архив.

Срок «До ликвидации организации» означает, что бумаги хранятся в организации до её ликвидации, независимо от того, через сколько она наступила: раньше или позже 10-летнего срока. Перед уничтожением они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в государственный архив.

При сроке «До минования надобности» организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть меньше одного года.

Срок хранения «До замены новыми» означает, что документы хранятся до их отмены и замены новыми.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что документы могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.

Срок хранения отчётности в СФР

С 1 января 2023 года функции ПФР и ФСС выполняет Социальный фонд России, образованный в результате слияния двух фондов. В связи с этим изменились правила сдачи и хранения в СФР.

Отчётность, содержащую сведения персонифицированного учёта, хранят:

в бумажном виде — не менее 6 лет;
в электронном — не менее 75 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п.4 ст. 8 27-ФЗ.

Плательщики страховых взносов обязаны хранить документы, на основании которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

Исключения составляют:

Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года.
Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки, в течение которых ИП или организация должна хранить внутренние документы, установлены Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. В нём закреплён перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. В таблице собраны сроки хранения кадровых документов компании.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Вид документа	Срок хранения	Основание
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 435 Перечня
Личные карточки и личные дела работников	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 444, 445 Перечня
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 296 Перечня
Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью; о служебных проверках; о направлении в командировку.	5 лет по общему правилу, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 434 Перечня
Приказы о дисциплинарных взысканиях	3 года	стр. 434 Перечня
Табели, графики, журналы учёта рабочего времени	5 лет, При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет	стр. 402 Перечня
Правила трудового распорядка	1 год после замены их новыми	стр. 381 Перечня
Графики отпусков	3 года	стр. 453 Перечня
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве	45 лет, Если связаны с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно	стр. 425 Перечня

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов.

В таблице собраны сроки хранения разных видов бухгалтерских документов. При этом неважно, в каком виде оформлен документ — в бумажном или электронном.

Таблица сроков хранения бухгалтерских отчетов и первичных документов

Вид документа	Срок хранения	Основание
Бухгалтерская отчётность: годовая; промежуточная.	постоянно; 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно	стр. 268 Перечня пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
Первичные учётные документы и приложения к ним (кассовые, банковские документы, накладные, платёжные поручения, квитанции, авансовые отчёты, переписка и др.)	5 лет при условии проведения проверки, при возникновении споров во время проведения проверки — до принятия решения по делу	стр. 277 Перечня
Регистры бухучёта	5 лет при условии проведения проверки	стр. 276 Перечня
Аудиторские заключения	5 лет после отчётного года, по годовой отчётности — постоянно	стр. 286 Перечня
Документы учётной политики	5 лет после замены новыми	стр. 267 Перечня
Расчётно-платёжные ведомости, расчётные листы на зарплату и другие выплаты	6 лет. Если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 295 Перечня
Положения об оплате труда и премировании работников по месту утверждения	Постоянно	стр. 294 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет после погашения долга	стр. 266 Перечня
Акты приёмки оказанных услуг или выполненных работ, оказанных услуг по договорам ГПХ	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 301 Перечня
Документы о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов	5 лет после выбытия	стр. 323 Перечня
Документы, подтверждающие расчёт и уплату страховых взносов	6 лет	пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Расчёты по взносам на обязательное пенсионное страхование	50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	стр. 308 Перечня

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов, мы собрали в одной таблице.

Таблица сроков хранения налоговой отчетности

Вид документа	Срок хранения	Основание
Счета-фактуры	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 317 Перечня
Книги покупок и продаж	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Документ об исчислении и уплате страхового взноса	6 лет	подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ
Налоговый регистр	5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года.	Стр. 303, 311 Перечня
Документы об освобождении от уплаты налогов и сборов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в них	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 304 Перечня
Декларации по всем видам налогов	5 лет, ИП по 2002 год включительно — 75 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 310 Перечня
Первичные документы на уменьшение стоимости приобретённых товаров, работ, услуг, имущественных прав в целях восстановления НДС	5 лет	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Сведения о доходах физических лиц	5 лет, если нет лицевых счетов: 50 лет — если документы оформлены с 2003, 75 лет — если оформлены до 2003	пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, стр. 312 Перечня
Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом	5 лет	Стр. 313 Перечня
Акты налоговых проверок	5 лет	стр. 139 Перечня
Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП	5 лет	Стр. 318 Перечня
Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов	6 лет	П. 3 ст. 89.2 НК РФ

Перечень Приказа Росархива от 20 декабря 2019 года № 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы. Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п.2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

учётную политику;
стандарты;
бухгалтерский учёт;
средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.

Срок хранения статистической отчётности

Юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

В таблице указаны виды статистической отчётности и сроки хранения.

Пометка (1) означает, что отчёт нужно хранить постоянно при отсутствии годового, пометка (2) — при отсутствии годового, полугодового и квартального

Таблица сроков хранения статистической отчетности

Вид документа	Срок хранения
Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов:
- сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
- годовой и с большей периодичностью	постоянно
- полугодовой	5 лет (1)
- квартальный	5 лет (1)
- месячный	1 год (2)
Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий:
- сводный годовой	-постоянно
- годовой	постоянно
- квартальный	5 лет (1)
- месячный	1 год (2)
Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований	постоянно
Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним:
- сводный годовой и с большей периодичностью	постоянно
- годовой и с большей периодичностью	постоянно
- полугодовой	5 лет (1)
- квартальный	5 лет (1)
- месячный	1 год (2)
- единовременный	постоянно
Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации	постоянно
Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему:
- сводный годовой и с большей периодичностью	5 лет
- годовой и с большей периодичностью	5 лет
- полугодовой	5 лет
- квартальный	3 года
- месячный	1 год
- единовременный	1 год
Документ о выполнении целевых программ	5 лет ЭПК
Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг:
- годовой	постоянно
- квартальный	5 лет
- отчёт о выполнении грантов	постоянно
Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений	5 лет
Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений	До минования надобности
Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации	5 лет (1)
Индивидуальный отчёт работников	1 год
Журнал учёта передаваемых статистических данных	5 лет
Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности	1 год
Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности	5 лет
Бланк формы статистической отчётности:
- по месту разработки и утверждения	постоянно
- в других организациях	До замены новыми

Срок хранения отчётности ИП

Для ИП действуют те же правила хранения документов, что и для организаций Режим налогообложения значения не имеет.

Перечень, который утверждён приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, обязателен только для организаций. Но в Перечне есть строки, которые напрямую касаются предпринимателей. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

налоговые декларации в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 310 Перечня);
книги учёта доходов и расходов на упрощёнке в течение пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 318 Перечня).

Предприниматель обязан хранить и другие документы, которые возникают в процессе его деятельности и где прямо не указано, что сроки относятся только к организациям. Например, кадровые документы, договоры, приказы, доверенности и другие.

Заключение

После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.

Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.

Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае нужно ориентироваться на более длительный срок.

Сдать отчётность вовремя и сохранить в течение нужного срока поможет один из сервисов от «Калуга Астрал», предназначенных для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Свободный автор Астрал