Отчёты при приёме сотрудника на работу
Свободный автор Астрал
При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель обязан сдать соответствующую отчётность в Социальный фонд России (СФР) — госорган, образовавшийся в 2023 году в результате объединения ПФР и ФСС. Расскажем, какие отчёты нужно сдавать при приёме сотрудника на работу в текущем году.
Как изменилась отчётность при приёме на работу
Форма ЕФС-1, которая пришла на смену множеству отчётных форм по кадрам, с 1 января 2024 года должна заполняться по новым правилам. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 скорректировал бланк формы и внёс изменения в порядок её заполнения. ЕФС-1 по-прежнему состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, стаже, страховых взносах, результатах пройденных медосмотров и СОУТ. Однако изменилось наполнение некоторых подразделов, в частности тех, где отражается информация о трудовой деятельности и страховом стаже сотрудников.
При приёме сотрудника на работу нужно заполнить не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:
- титульный лист;
- подраздел 1;
- подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.
Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.
Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»
Сроки сдачи отчётов при приёме на работу
Сроки сдачи разделов ЕФС-1 при приёме на работу и в других случаях зависят от конкретного кадрового события.
Кадровое событие | Срок сдачи |
---|---|
Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора | Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа |
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору | До 25 числа следующего месяца |
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку | |
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг | Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора |
«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.
Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу
Укажите на титульном листе информацию об организации:
- регистрационный номер страхователя (нужен тот номер, который был присвоен работодателю при регистрации в системе обязательного пенсионного страхования);
- сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
- ИНН и КПП компании (если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры);
- основной ОКВЭД организации;
- ОГРН или ОГРНИП (для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП);
- код категории страхователя-физического лица — новое поле, в котором необходимо указать код категории страхователя, являющегося физлицом или ИП (например, «ФЛ01» — для физлиц, «ФЛ02» — для адвокатов, «ФЛ03» — для нотариусов, «ИП01» — для предпринимателей и т.д.), полный перечень кодов можно найти в ч. II Приложения № 2 Приказа СФР от 17.11.2023 N 2281;
- телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
- электронный адрес организации.
Поле «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется только при реорганизации работодателя, когда правопреемнику нужно внести корректировки в отчётность, оформленную правопредшественником. В любых других случаях достаточно заполнить только верхнюю часть титула.
Далее можно переходить к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приёме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.
Графа | Информация |
---|---|
1 | Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания |
2 | Дата кадрового мероприятия по приказу |
3 | Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ») |
4 | Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют) |
5 | Наименование должности в соответствии со штатным расписанием и вид трудового договора в соответствии с кодировкой |
6 | Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий |
7 | Заполняется только при увольнении |
8 | |
9 | |
10 | |
11 | Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок |
В графе 5 кодировка трудовых договоров следующая:
Код | Вид договора |
---|---|
0 | Бессрочный договор |
0.1 | Срочный договор, заключаемый на срок до 6 месяцев |
0.2 | Срочный договор, заключаемый на срок более 6 месяцев |
1 | Договор по совместительству |
1.1 | Договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев |
1.2 | Договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев |
В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:
Код | Вид договора |
---|---|
ДГПХ | Договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг) |
ДГПХФЛНС | Договор гражданско-правового характера, обязывающий заказчика платить страховые взносы «на травматизм» |
ДАВТ | Договор авторского заказа |
ДАВТФЛНС | Договор авторского заказа, обязывающий заказчика платить страховые взносы «на травматизм» |
ДОИП | Договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства |
ИЗЛД | Издательский лицензионный договор |
ЛДПИ | Лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе |
В какой форме сдавать ЕФС-1
Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.
«Калуга Астрал» предлагает готовые решения для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.
Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»
Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.
Отчёт состоит из семи блоков:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
- информация о документе, удостоверяющем личность;
- данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
- прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
- информация об адресе регистрации;
- информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
- сведения о способе выплаты пособия.
В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.
Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.
Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.
Астрал Отчет 5.0
Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу
За неверное или несвоевременное представление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников и исполнителей по ГПХ должностному лицу грозит ответственность по ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.
За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, грозит штраф в размере 20 процентов от суммы излишне понесённых расходов, но не более 5 000 рублей и не менее 1 000 рублей (ч. 2 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.
Свободный автор Астрал
Продукты по направлению
Читайте дополнительно про отчетность
Налоги на маркетплейсах: как выбрать систему налогообложения
Требуется сдать отчет о приеме сотрудника?
Подключите Астрал.Отчет! Оставьте заявку, мы с вами свяжемся.