Что такое КЭП – квалифицированная электронная подпись

Сергей Феоктистов

Вопрос о том, что значит квалифицированная электронная подпись, часто возникает у тех, кто впервые сталкивается с ЭДО. КЭП — это важный инструмент, который позволяет подписывать документы онлайн и идентифицирует подписанта.

В статье разберём, что такое квалифицированная электронная подпись, как оформить сертификат КЭП и почему этот вид подписи является самым надёжным и универсальным.

Для чего нужна КЭП и как она работает

Квалифицированная ЭЦП признаётся законодательством полностью равнозначной собственноручной подписи. Она позволяет идентифицировать её владельца и защищает подписанный документ от изменения. Такие документы имеют такую же юридическую силу, как и собственноручно подписанные.

Рассмотрим, из чего состоит квалифицированная электронная подпись. Процесс подписания цифрового документа основывается на криптографических алгоритмах. Для создания такой подписи используются программный криптопровайдер, например, КриптоПро CSP, или криптографические средства, встроенные в защищённый носитель, например, Рутокен ЭЦП 3.0. В процессе подписи участвуют закрытый ключ и сертификат ключа проверки ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

Закрытый ключ квалифицированной электронной подписи — это уникальная последовательность символов. Хранится только у владельца и известен только ему. Сертификат ключа проверки КЭП — это электронный документ, который содержит информацию о владельце сертификата и ключе проверки ЭП.

Порядок получения и использования КЭП строго регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и внутренними правилами (регламентами) удостоверяющего центра.

Виды электронной подписи

Помимо квалифицированной ЭП, в России используются и другие виды электронных подписей, которые различаются по уровню защиты и юридической силе.

Краткое сравнение:

Где применяется квалифицированная электронная подпись

Рассмотрим, какие документы можно подписывать КЭП. Так как такая ЭП является равнозначной рукописному аналогу, то ею можно подписать любой цифровой документ в виде файла. Например, можно подписать файлы таких форматов как: Microsoft Office, PDF, XML, txt и многих других. Также она служит инструментом для аутентификации и авторизации на различных торговых площадках, интернет-порталах и в информационных системах.

Для чего нужна квалифицированная электронная подпись:

Зачем квалифицированная электронная подпись нужна руководителям компаний и ИП

КЭП руководителя — это инструмент, помогающий дистанционно взаимодействовать с государственными структурами и партнёрами. Она позволяет директорам и ИП принимать участие в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, подписывать договоры и отчётность, обмениваться бухгалтерской документацией с контрагентами. Необходима для различных операций, включая регистрацию онлайн-касс, отправку документов через гос. порталы, например, «Мой Арбитр».

Можно ли оформить универсальную КЭП

Создать универсальную электронную подпись для абсолютно любого цифрового взаимодействия нельзя. Каждый вид подписи имеет свою сферу применения. Больше всего функций можно выполнить с УКЭП, но и её возможности ограничены и зависят от того, кем именно является владелец подписи.

Например, с УКЭП гражданина—физического лица не получится совершать сделки от имени бизнеса без использования машиночитаемой доверенности и соответствующих полномочий. А директор организации не сможет с помощью подписи юрлица, оформленной на его имя, продать собственную квартиру или автомобиль.

УКЭП универсальна только в рамках правового поля, касающегося такой подписи. Так, физическое лицо может подтвердить своё авторство, участвовать в торгах, устроиться на работу или оформить сделку по купле/продаже. УКЭП первого лица организации подойдёт для всех действий, выполняемых от имени юридического лица.

Для представителей бизнеса более универсальной будет УКЭП, записанная на криптографический токен, например, Рутокен ЭЦП 3.0. Такую ЭП можно использовать в том числе и для ЕГАИС.

Срок изготовления сертификатов КЭП

Законодательство не устанавливает точные сроки выдачи. Поэтому время, необходимое для оформления, может зависеть от нескольких факторов:

• Выбор удостоверяющего центра — каждый УЦ имеет свой график работы, порядок приёма и сроки обработки заявок.
• Правильность состава документов — необходимо, чтобы все документы соответствовали требованиям и были в наличии.
• Загруженность УЦ — в периоды высокой нагрузки время ожидания может увеличиться.

Отметим, что УЦ ФНС выдаёт КЭП гражданам-заявителям, как правило, в день обращения, за исключением редких случаев, когда требуется дополнительная проверка документов.

Чтобы избежать задержек и получить услугу вовремя, рекомендуем заранее проверить документы, выбрать УЦ с хорошей репутацией и отзывами и посетить его в период наименьшей загруженности.

Какие документы нужны для получения КЭП

Пакет документов зависит от типа сертификата КЭП, который будет оформлять заявитель. Физлицу нужно иметь с собой:

1. Заявление на получение сертификата. Его можно заполнить онлайн или на месте при посещении УЦ.
2. Паспорт для подтверждения личности.
3. Номера СНИЛС и ИНН.

Директору или предпринимателю дополнительно потребуются документы, подтверждающие регистрацию в качестве юридического лица или предпринимателя.

Как получить подпись

Оформить сертификат КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Выбор УЦ зависит от того, кто будет использовать электронную подпись. Перечислим, куда обращаться:

• участникам финансового сектора — УЦ Банка России;
• работникам и руководителям бюджетных организаций — УЦ Казначейства;
• нотариусам, индивидуальным предпринимателям и директорам юридических лиц — УЦ ФНС и доверенные лица налоговой;
• физическим лицам, сотрудникам ИП и коммерческих организаций — аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры, где на их имя оформляют сертификат физлица.

Нотариусы, ИП и руководители организаций при выпуске сертификатов через УЦ ФНС должны иметь при себе USB токен формата тип-A, который имеет сертификацию ФСБ или ФСТЭК России.

Представители бизнеса могут обратиться в любое отделение налоговой, вне зависимости от регистрации или местоположения. Выбрать можно любое подходящее или ближайшее отделение ФНС. Предварительно записываться не нужно. Обслуживание происходит в порядке живой очереди.

Также директор или ИП могут удалённо получить сертификат КЭП в ФНС при помощи биометрии. Для этого потребуется подтверждённые учётные записи Госуслуг и ЕБС, компьютер с камерой и микрофоном, настроенный для работы с КЭП, и сертифицированный токен.

Физическим лицам нужно выбрать аккредитованный Минцифры УЦ. Перечень УЦ можно найти на сайте ведомства.

Как можно выпустить сертификат квалифицированной подписи гражданина — физического лица:

• при личном посещении отделения удостоверяющего центра;
• удалённо при помощи ранее выпущенного и неистекшего сертификата, полученного в аккредитованном УЦ;
• удалённо, используя подтверждённую учётную запись Госуслуг и подтверждённую биометрию ЕБС.

Если у вас нет ранее действующей подписи или подтверждённой биометрии ЕБС, то для выпуска сертификата требуется лично посетить удостоверяющий центр и подтвердить свою личность.

Клиенты удостоверяющего центра «Калуга Астрал» могут оформить сертификат КЭП удалённо без посещения офиса. Для этого достаточно ранее выпущенного неистекшего сертификата ЭП или подтверждённой биометрии на Госуслугах и стабильного соединения с интернетом.

Для подписи документов от имени организации сотруднику понадобится машиночитаемая доверенность.

Популярные вопросы

Сергей Феоктистов