Что такое КЭП

КЭП: что это такое? Такой вопрос возникает у пользователей, которые только начинают знакомиться с электронным документооборотом и сталкиваются с необходимостью подписывать документы онлайн.

В статье разберём, что такое квалифицированная электронная подпись, как оформить сертификат КЭП и почему этот вид подписи является самым надёжным и универсальным.

Что такое КЭП и как она работает

Квалифицированная ЭЦП признаётся равнозначной собственноручной подписи, позволяет идентифицировать её владельца и защищает подписанный документ от изменения. Подписанные КЭП документы имеют такую же юридическую силу, как и собственноручно подписанные.

Процесс подписания электронного документа с помощью КЭП основывается на криптографических методах. Для создания подписи используются криптопровайдер, например, КриптоПро CSP, закрытый ключ и сертификат ключа проверки ЭП, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

Закрытый ключ электронной подписи — это уникальная последовательность символов. Хранится только у владельца и известен только ему. Сертификат ключа проверки содержит информацию о владельце сертификата и ключе проверки ЭП.

Порядок получения и использования КЭП строго регламентируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и внутренними правилами (регламентами) удостоверяющего центра.

Где применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Так как квалифицированная ЭП является равнозначной рукописному аналогу, то ею можно подписать любой электронный документ или файл. Например, таких форматов как: Microsoft Office, PDF, XML, txt и многих других. Также она служит инструментом для аутентификации и авторизации на различных торговых площадках, интернет-порталах и в информационных системах.

Для чего можно использовать КЭП:

• Государственные и коммерческие торговые площадки
• Государственные услуги
• Налоговая служба — сайт nalog.ru
• Росреестр
• Таможня — сайт customs.gov.ru
• Система маркировки «Честный ЗНАК»
• ФГИС «Меркурий»
• ГАС «Правосудие» и система «Мой Арбитр»
• Росаккредитация
• ЕГАИС «Алкоголь»
• ЕГАИС «Лес»
• Главгосэкспертиза — сайт gge.ru
• Налоговая и иная отчётность
• Обмен электронными документами с представителями государственных структур, сотрудниками и контрагентами

Можно ли оформить универсальную КЭП

Создать универсальную электронную подпись для абсолютно любого электронного взаимодействия нельзя. Каждый вид подписи имеет свою сферу применения. Больше всего функций можно выполнить с УКЭП, но и её возможности ограничены и зависят от того, кем именно является пользователь.

Например, с УКЭП физического лица не получится совершать сделки, касающиеся бизнеса, без использования машиночитаемой доверенности и соответствующих полномочий. А директор организации не сможет с помощью подписи юрлица, оформленной на его имя, продать собственную квартиру или автомобиль.

УКЭП универсальна только в рамках правового поля, касающегося такой подписи. Так, физическое лицо может подтвердить своё авторство, участвовать в торгах, устроиться на работу или оформить сделку по купле/продаже. УКЭП первого лица организации подойдёт для всех действий, выполняемых от имени юридического лица.

Для представителей бизнеса более универсальная будет УКЭП, записанная на криптографический токен, например, Рутокен ЭЦП 3.0. Такую подпись можно использовать в том числе и для ЕГАИС.

Срок изготовления сертификатов КЭП

Законодательство не устанавливает точных сроков для выдачи сертификата квалифицированной электронной подписи. Поэтому время, необходимое для получения КЭП, может зависеть от нескольких факторов:

• Выбор удостоверяющего центра — каждый УЦ имеет свой график работы, порядок приёма и сроки обработки заявок.
• Правильность состава документов — необходимо, чтобы все документы соответствовали требованиям и были в наличии.
• Загруженность УЦ — в периоды высокой нагрузки время ожидания может увеличиться.

Отметим, что УЦ ФНС выдаёт КЭП заявителям, как правило, в день обращения, за исключением редких случаев, когда требуется дополнительная проверка документов.

Чтобы оформить сертификат КЭП без задержек, рекомендуем заранее проверить документы, выбрать УЦ с хорошей репутацией и отзывами и посетить его в период наименьшей загруженности.

Какие документы нужны для получения КЭП

Для получения сертификата квалифицированной электронной подписи вам понадобятся следующие документы:

1. Заявление на получение сертификата КЭП. Его можно заполнить онлайн или на месте при посещении УЦ.
2. Паспорт для подтверждения личности.
3. Номера СНИЛС и ИНН.
4. Для УЦ ФНС — документы, подтверждающие регистрацию в качестве юридического лица.

Как получить подпись

Оформить сертификат КЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Выбор УЦ зависит от того, кто будет использовать электронную подпись. Перечислим, куда обращаться:

• участникам финансового сектора — УЦ Банка России;
• работникам и руководителям бюджетных организаций — УЦ Казначейства;
• нотариусам, индивидуальным предпринимателям и директорам юридических лиц — УЦ ФНС и доверенные лица налоговой;
• физическим лицам, сотрудникам ИП и коммерческих организаций — аккредитованные коммерческие удостоверяющие центры.

Нотариусы, ИП и руководители организаций при выпуске сертификатов через УЦ ФНС должны иметь при себе USB токен формата тип-A, который имеет сертификацию ФСБ или ФСТЭК России.

Представители бизнеса могут обратиться в любое отделение налоговой, вне зависимости от регистрации или местоположения. Выбрать можно любое подходящее или ближайшее отделение ФНС. Предварительно записываться не нужно. Обслуживание происходит в порядке живой очереди.

Для оформления сертификата КЭП физического лица нужно выбрать аккредитованный Минцифры УЦ. Перечень УЦ можно найти на сайте ведомства. Для выпуска сертификта КЭП требуется лично посетить удостоверяющий центр и подтвердить свою личность.

Клиенты удостоверяющего центра «Калуга Астрал» могут оформить сертификат КЭП удалённо без посещения офиса. Для этого достаточно ранее выпущенной неистекшей электронной подписи или подтверждённой биометрии на Госуслугах и стабильного соединения с интернетом.

Для подписи документов от имени организации сотруднику понадобится машиночитаемая доверенность.

Чем отличается квалифицированная ЭЦП от неквалифицированной

НЭП — это более доступный вид электронной подписи, но с ограниченной сферой применения. Её могут выдавать как аккредитованные, так и не аккредитованные удостоверяющие центры. Требования идентификации пользователей в ней не такие строгие. НЭП подходит для внутреннего документооборота, но не подойдёт для сдачи отчётности в госорганы, например, налоговой. Чтобы использовать НЭП для обмена документами с контрагентами, необходимо заключить с ними дополнительное соглашение.

Подведём итоги

Квалифицированная ЭП — это самый надёжный вид электронной подписи, обеспечивающий самый высокий уровень безопасности и юридическую значимость электронных документов. При помощи КЭП можно зарегистрироваться на торговых площадках, использовать системы электронного документооборота с контрагентами, работниками, сдавать электронную отчётность, а также множество других документов.