Какой выбрать электронный документооборот

Критерии выбора, на что обратить внимание

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая автоматизирует работу с документами. В СЭД предприниматель хранит, создаёт, отправляет и систематизирует бумаги.

Перед внедрением СЭД обратите внимание на:

• количество документооборота — для бизнеса с небольшим количеством документов в обороте установка и обслуживание СЭД может оказаться неоправданно дорогим;
• маршрутизацию документов — чтобы всё работало как надо, убедитесь, что бумаги в компании переходят от сотрудника к сотруднику по налаженному маршруту.

Что СЭД даёт бизнесу:

• автоматизированное согласование бумаг на всех уровнях;
• уменьшение расходов на бумажные архивы, услуги курьеров и офисную технику;
• быстрый поиск нужных бумаг в цифровом архиве;
• снижение ошибок в подготовке документов.

Компания с небольшим документооборотом может начать переход на СЭД с отдельных процессов — например, с отчётов для госорганов.

Главные функции СЭД

Проверьте, что оператор ЭДО позволяет:

• принимать и отправлять документы;
• отзывать и аннулировать файлы;
• скреплять файлы цифровой подписью;
• запрещать использование цифровой подписи;
• создавать архив пакета документов для отправки;
• открывать файлы в системе без загрузки;
• передавать файлы на печать;
• накладывать штамп оператора
• работать с цифровыми архивами;
• работать нескольким пользователям одновременно;
• согласовывать документы внутри компании;
• автоматически подбирать контрагентов для отправки приглашений;
• работать с государственными структурами: ФНС и ПФР.

Полный список аккредитованных сервисов на сайте ФНС.

Безопасность

Уточните, насколько надёжно защищена СЭД от взломов и утечек. Если пункты звучат сложно, проконсультируйтесь с IT-специалистом.

Убедитесь что СЭД:

• передаёт данные по https;
• устойчива к DDOS-атакам и вирусам;
• использует автоматическое резервное копирование данных;
• позволяет идентифицировать пользователя;
• защищает данные и информацию об участниках ЭДО при помощи криптографии.

Интеграция

Проверьте, что СЭД работает с программами, которые сотрудники используют для работы с документами, вроде «1С».

Внимательно изучите тарифы и интеграционные предложения — иногда за это просят ещё денег.

Удобство интерфейса

Убедитесь, что сотрудники смогут быстро освоить систему. Вот, какие есть критерии у удобного интерфейса:

• встроенный модуль в «1С»;
• понятное оформление;
• простое отслеживание документов;
• автоматический ввод данных;
• автоматическая настройка роуминга;
• контроль над заполнением типовых форм.

Роуминг

Проверьте, что провайдер не берёт денег за работу с клиентами, которые используют другие СЭД.

Ещё важно, может ли СЭД работать с хабами по типу «1С:ЭДО». Хаб — это узел связи в ЭДО, с помощью которого разные СЭД могут общаться друг с другом.

Техническая поддержка

Обратите внимание на службу поддержки СЭД. Техподдержка должна работать без выходных, круглосуточно и в любом городе. Она поможет, если возникнут проблемы с установкой системы, связью внутри сети, доступом пользователей, внешними атаками.

СЭД Астрал

СЭД «Астрал» подходит подо все критерии хорошей системы ЭДО:

• работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
• система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
• у системы понятный интерфейс;
• «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
• поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Стартовый пакет стоит 3 тысячи рублей. Для начала работы с «Астрал-Онлайн» оставьте заявку на официальном сайте и региональный представитель свяжется с вами, чтобы заключить договор и настроить оборудование.