Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
inform@astral.ru
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
inform@astral.ru

Какой выбрать электронный документооборот


Критерии выбора, на что обратить внимание

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая автоматизирует работу с документами. В СЭД предприниматель хранит, создаёт, отправляет и систематизирует бумаги.

Перед внедрением СЭД обратите внимание на:

  • количество документооборота — для бизнеса с небольшим количеством документов в обороте установка и обслуживание СЭД может оказаться неоправданно дорогим;
  • маршрутизацию документов — чтобы всё работало как надо, убедитесь, что бумаги в компании переходят от сотрудника к сотруднику по налаженному маршруту.

Что СЭД даёт бизнесу:

  • автоматизированное согласование бумаг на всех уровнях;
  • уменьшение расходов на бумажные архивы, услуги курьеров и офисную технику;
  • быстрый поиск нужных бумаг в цифровом архиве;
  • снижение ошибок в подготовке документов.

Компания с небольшим документооборотом может начать переход на СЭД с отдельных процессов — например, с отчётов для госорганов.

Главные функции СЭД

Проверьте, что оператор ЭДО позволяет:

  • принимать и отправлять документы;
  • отзывать и аннулировать файлы;
  • скреплять файлы цифровой подписью;
  • запрещать использование цифровой подписи;
  • создавать архив пакета документов для отправки;
  • открывать файлы в системе без загрузки;
  • передавать файлы на печать;
  • накладывать штамп оператора
  • работать с цифровыми архивами;
  • работать нескольким пользователям одновременно;
  • согласовывать документы внутри компании;
  • автоматически подбирать контрагентов для отправки приглашений;
  • работать с государственными структурами: ФНС и ПФР.

Полный список аккредитованных сервисов на сайте ФНС.

Безопасность

Уточните, насколько надёжно защищена СЭД от взломов и утечек. Если пункты звучат сложно, проконсультируйтесь с IT-специалистом.

Убедитесь что СЭД:

  • передаёт данные по https;
  • устойчива к DDOS-атакам и вирусам;
  • использует автоматическое резервное копирование данных;
  • позволяет идентифицировать пользователя;
  • защищает данные и информацию об участниках ЭДО при помощи криптографии.

Интеграция

Проверьте, что СЭД работает с программами, которые сотрудники используют для работы с документами, вроде «1С».

Внимательно изучите тарифы и интеграционные предложения — иногда за это просят ещё денег.

Удобство интерфейса

Убедитесь, что сотрудники смогут быстро освоить систему. Вот, какие есть критерии у удобного интерфейса:

  • встроенный модуль в «1С»;
  • понятное оформление;
  • простое отслеживание документов;
  • автоматический ввод данных;
  • автоматическая настройка роуминга;
  • контроль над заполнением типовых форм.

Роуминг

Проверьте, что провайдер не берёт денег за работу с клиентами, которые используют другие СЭД.

Ещё важно, может ли СЭД работать с хабами по типу «1С:ЭДО». Хаб — это узел связи в ЭДО, с помощью которого разные СЭД могут общаться друг с другом.

Техническая поддержка

Обратите внимание на службу поддержки СЭД. Техподдержка должна работать без выходных, круглосуточно и в любом городе. Она поможет, если возникнут проблемы с установкой системы, связью внутри сети, доступом пользователей, внешними атаками.

СЭД Астрал

СЭД «Астрал» подходит подо все критерии хорошей системы ЭДО:

  • работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
  • система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
  • у системы понятный интерфейс;
  • «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
  • поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.

Стартовый пакет стоит 3 тысячи рублей. Для начала работы с «Астрал-Онлайн» оставьте заявку на официальном сайте и региональный представитель свяжется с вами, чтобы заключить договор и настроить оборудование.

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку

Продукты по направлению

Астрал Онлайн

Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С

Астрал Отчет 5.0

Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы

Комментарии для сайта Cackle