Какой выбрать электронный документооборот

В течение последних 20 лет электронный документооборот (ЭДО) в России развивается всё активнее. Совсем скоро бумажные документы полностью уступят электронным, поэтому участие в ЭДО станет обязательным для всех.

Рассказываем, что из себя представляет ЭДО, для чего он нужен и как работает.

Что такое электронный документооборот

Электронным документооборотом называется совокупность процессов по работе с документацией в электронном формате без применения бумажных носителей. К таким процессам, например, относятся обмен документами и их хранение.

Электронный документооборот позволяет ускорить и упростить передачу данных контрагентам и государственным органам, а также внутри самой организации. Кроме того, применение ЭДО помогает осуществлять контроль над взаиморасчётами между компаниями или удалёнными подразделениями предприятия.

Электронные документы, участвующие в обороте, подписываются с помощью электронной подписи (ЭП), которая подтверждает их легитимность.

Если компания договорилась со своим контрагентом об обмене документами в электронном виде по установленному формату, необходима организация системы обмена.

Бумажный документооборот проигрывает электронному по многим пунктам. К преимуществам электронного документооборота относятся:

• прозрачность работы с ЭДО — участник оборота видит каждый этап обработки документа;
• уменьшение расходов — исключаются затраты на бумагу и канцелярские принадлежности, не нужно оборудовать специальное помещение для архива;
• хранение документов в электронном формате легче организовать, документы не потеряются;
• обеспечение информационной безопасности — передача документов происходит по защищённым каналам;
• экономия времени — обмен электронными документами происходит практически моментально.

Об электронных документах

Электронный документ — информация, представленная в электронном виде, которую можно обработать с помощью компьютера и других электронно-вычислительных систем, а также передать по телекоммуникационным сетям. Определение электронного документа законодательно закреплено в п.11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Юридическая значимость электронного документа определяется его содержимым и подтверждается электронной подписью.

Документ может быть изначально сформирован в электронном виде или иметь бумажный оригинал. Разница между изначально электронным документом и электронным образом бумажного оригинала заключается в том, что для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид ЭП, а для изначально электронных нужна квалифицированная электронная подпись .

К документам в электронном виде могут быть установлены требования. Условно они делятся на три категории:

Кому необходимо участие в ЭДО

Организация электронного документооборота — в буквальном смысле острая необходимость для крупных предприятий. Система автоматизации ЭДО позволяет работать с крупными информационными массивами и организовать оборот многих тысяч документов. Таким образом, компания может избежать крупных затрат и уменьшить риски, связанные с информационной безопасностью, а также с возможностью ошибок в документах или потери документации.

Для малого и среднего бизнеса использование ЭДО может быть выгодным за счёт возможности ускорить процесс получения оплаты за товар или услуги в день выставления документов. Кроме того, некоторые контрагенты могут работать только по ЭДО, и участие предприятия в электронном документообороте может стать ключевым критерием при выборе партнёра. Крупные заказчики могут просто потребовать от компании подключиться к ЭДО, поэтому лучше это сделать заранее.

Схема электронного документооборота

Организация документооборота будет происходить одинаково как для предприятий малого и среднего бизнеса, так и для крупных компаний.

Процесс будет происходить по следующей схеме:

1. Компания (отправитель) формирует электронный документ, подписывает его с помощью ЭП и передаёт через оператора ЭДО контрагенту (получателю). Если контрагент не подключён к ЭДО, он получит письмо с приглашением пройти регистрацию в системе на электронный почтовый ящик.
2. Получатель утверждает или отклоняет полученный документ. При этом он должен указать причину, по которой документ был отклонён.
3. Отправитель получает экземпляр документа с подписью получателя.

При наличии замечаний, он должен внести исправления и отправить откорректированный документ получателю повторно, либо отправить новый электронный документ.

Какая электронная подпись потребуется для ЭДО

Для обмена электронными документами необходимы разные виды ЭП, предусмотренные ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простая ЭП применяется реже всего. Обычно ПЭП нужна физическим лицам для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

НЭП используется в целях внутреннего документооборота. Например, если нужно подписать приказ, справку, заявление и так далее. Кроме того, неквалифицированную подпись используют для обмена документами с зарубежными контрагентами.

Квалифицированная подпись нужна для отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы в налоговой и обмена первичной документацией. Кроме того, с помощью КЭП можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд.

Заключение

Пока что электронный и бумажный документооборот одинаково применяются в сфере учёта, однако документов в электронном виде становится всё больше. Электронный документооборот призван упростить и ускорить процессы обмена документами внутри компании и между партнёрами. Данная сфера получила правительственную поддержку — к 2024 году большую часть первичных документов планируется перевести в электронную форму и создать для полного перехода на ЭДО все необходимые условия.

Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» включает в себя широкий набор функций, необходимых для участия в электронном документообороте: от удобного интерфейса до поддержки бесплатного роуминга. Для ознакомления с системой воспользуйтесь бесплатным промо тарифом.