ЭДО — электронный документооборот: что это и как работает

В течение последних 20 лет электронный документооборот в России развивается всё активнее. Совсем скоро бумажные документы полностью перестанут применяться в отчётности, поэтому участие в ЭДО станет обязательным для всех.

ЭДО: что это такое

Прежде чем приступить к описанию работы с цифровыми документами, определим понятие электронного документооборота.

Электронным документооборотом называется совокупность процессов по работе с документацией в электронном формате без применения бумажных носителей. К таким процессам, например, относятся обмен документами и их хранение.

Этот вид документооборота позволяет ускорить и упростить передачу данных контрагентам и государственным органам, а также внутри самой организации. Кроме того, применение электронного документооборота помогает осуществлять контроль над взаиморасчётами между компаниями или удалёнными подразделениями предприятия.

Работа с электронными документами, которые участвуют в обороте, подписываются с помощью ЭЦП, которая подтверждает их легитимность.

Если компания договорилась со своим контрагентом об обмене документами в электронном виде по установленному формату, необходима организация системы обмена.

Бумажный документооборот проигрывает по многим пунктам. К преимуществам сдачи отчётности в новом формате можно отнести:

Прозрачность работы с электронным документооборотом. Участник видит каждый этап обработки документа

Уменьшение расходов. Исключаются затраты на бумагу и канцелярские принадлежности. Не нужно оборудовать специальное помещение для архива

Документы не потеряются. Хранение документов в электронном формате легче организовать

Обеспечение информационной безопасности. Передача документов происходит по защищённым каналам

Экономия времени. Обмен документами происходит практически моментально

Об электронных документах

Электронный документ — информация, представленная в электронном виде, которую можно обработать с помощью компьютера и других вычислительных систем, а также передать по телекоммуникационным сетям. Определение электронного документа законодательно закреплено в п.11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Юридическая значимость такого документа определяется его содержимым и подтверждается ЭП.

Документ может быть изначально сформирован в электронном виде или иметь бумажный оригинал. Разница между этими двумя документами заключается в том, что для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид ЭП, а для изначально электронных нужна квалифицированная электронная подпись. К документам в электронном виде могут быть установлены требования. Условно они делятся на три категории:

1. Общие требования. Те же, что и к бумажной документации, касаются формы и содержания документа.
2. Требования, установленные для конкретного вида электронных документов, включают в себя требования к ЭП. Именно их соблюдение и даёт документу юридическую силу.
3. Особые требования к конкретным электронным документам всегда индивидуальны по отношению к категории или виду документов, обычно прописываются в специальных нормативных актах.

Кадровый ЭДО

В настоящее время переход на кадровый электронный документооборот добровольный. Закона, обязывающего вести кадровые документы в электронном виде, нет. Использование цифровых документов, связанных с работой, происходит в рамках государственного эксперимента.

Правовые отношения в сфере кадрового электронного документооборота регулирует Федеральный закон №377-ФЗ от 22.11.2021. Он вносит изменения в Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ дополняя его статьями 22.1–22.3.

Благодаря внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, сотрудники могут удалённо подписывать договоры, в том числе трудовые, ученические и о материальной ответственности, приказы о переводе, заявления об увольнении и другие документы.

Некоторые виды кадровых документов сохранили в бумажной форме, поэтому при их оформлении в электронном виде необходимо также оформить копию на бумаге. В перечень таких документов вошли:

приказ об увольнении

акт о несчастном случае на производстве

журналы инструктажей

Более подробная информация о КЭДО — в нашей специальной статье.

Кому необходимо участие в ЭДО

Организация электронного документооборота онлайн — в буквальном смысле острая необходимость для крупных предприятий. Система автоматизации электронного документооборота позволяет работать с крупными информационными массивами и организовать оборот многих тысяч документов. Таким образом, компания может избежать крупных затрат и уменьшить риски, связанные с информационной безопасностью, а также с возможностью ошибок в документах или потери документации.

Использовать электронный документооборот онлайн малому и среднему бизнесу может быть выгодно за счёт возможности ускорить процесс получения оплаты за товар или услуги в день выставления документов. Кроме того, некоторые контрагенты могут работать только с электронным документооборотом, и участие предприятия в таком документообороте может стать ключевым критерием при выборе партнёра. Крупные заказчики могут просто потребовать от компании подключиться к электронному документообороту, поэтому лучше это сделать заранее.

Схема электронного документооборота

Организация документооборота будет происходить одинаково как для предприятий малого и среднего бизнеса, так и для крупных компаний.

Процесс происходит по следующей схеме:

Компания (отправитель) формирует электронный документ, подписывает его с помощью ЭП и передаёт через оператора электронного документооборота контрагенту (получателю). Сделать это можно, только если контрагент подключён к системе. В будущем не участники ЭДО смогут получить письмо с приглашением о регистрации в системе на электронный почтовый ящик.

Получатель утверждает или отклоняет полученный документ.

Отправитель получает экземпляр документа с подписью получателя.

Какая ЭЦП потребуется для электронного документооборота

Для полноценной работы с электронными документами необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Без него можно просматривать и обмениваться документами в электронном виде с другими компаниями, но нельзя их подписывать.

При обмене электронными документами могут использоваться разные виды ЭП, предусмотренные ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простая ЭП применяется реже всего. Обычно ПЭП нужна физическим лицам для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги». НЭП используется в целях внутреннего документооборота. Например, если нужно подписать приказ, справку, заявление и так далее.

Квалифицированная подпись нужна для отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы в налоговой и обмена первичной документацией. Кроме того, с помощью КЭП можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд.

Ответы на популярные вопросы

У меня уже есть электронная подпись, подойдёт ли она для электронного документооборота?

Не всегда. Для электронного документооборота с госорганами требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная аккредитованным УЦ. Ваша электронная подпись может быть неквалифицированной (НЭП), предназначенной для внутреннего документооборота. Для электронного документооборота с контрагентами необходимо доп. соглашение между сторонами. А её использование должно быть прописано в актах и приказах компании.

Перед использованием проверьте сертификат подписи:

• срок действия — возможно, он закончился, и понадобится перевыпуск;
• тип — квалифицированный или неквалифицированный. Также важно помнить, что сертификаты КЭП работников юрлица перестают действовать с 1 сентября 2024 года. Использовать и выпустить их больше будет нельзя;
• каким удостоверяющим центром выдан сертификат ЭП.

О последнем пункте расскажем подробнее. Коммерческий УЦ должен иметь аккредитацию Минцифры. Также удостоверяющий центр должен быть действующим. Перечень актуальных УЦ можно посмотреть на сайте ведомства. Работники и доверенные лица используют сертификат НЭП и КЭП физического лица. А право подписи от лица руководителя им даёт машиночитаемая доверенность. Руководители организаций и ИП могут использовать только сертификаты КЭП, выданные в УЦ ФНС и её доверенных лиц.

Я буду передавать документы через интернет, не перехватят ли их мошенники?

Да, риск есть. Мошенники могут перехватить информацию, если вы не используете защищённые каналы связи. В работе с документами важно использовать не только сложные пароли. Чтобы защитить документы, выбирайте операторов с аккредитацией ФНС. Данная аккредитация подтверждает, что у оператора есть соответствующие лицензии, специалисты и оборудование для безопасного обмена цифровых данных.

Какой формат можно использовать для первичных документов?

При работе с электронным документооборотом важно соблюдать требования законодательства:

• Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны быть оформлены согласно требованиям ФНС и передаваться в формате XML.
• Остальные первичные документы, такие как: акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д., не имеют строгих законодательных ограничений по формату. Вы можете создавать и передавать их в таких форматах, как: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Главное, чтобы ваша информационная система их поддерживала.

Важно отметить, что КЭП наделяет юридической силой любой документ. Его не нужно дублировать на бумаге и ставить на нём собственноручную подпись.

В чём разница между СЭД и ЭДО?

СЭД — это система электронного документооборота. С электронным документооборотом она имеет некоторые общие черты и различия. СЭД обычно используется внутри организации для автоматизации процессов обработки и хранения документов, в то время как электронный документооборот предназначен для обмена электронными документами между организациями. Последнее также требует использования электронной подписи для обеспечения юридической значимости документов.

Запомните:

• СЭД — внутреннее использование, внутренняя организация документов.
• ЭДО — внешнее взаимодействие, обмен документами с контрагентами.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог