Что такое ЭДО

В течение последних 20 лет электронный документооборот в России развивается всё активнее. Совсем скоро бумажные документы полностью перестанут применяться в отчетности, поэтому участие в ЭДО станет обязательным для всех.

Понятие ЭДО

Прежде чем приступить к описанию работы ЭДО определим понятие электронного документа. Электронным документооборотом называется совокупность процессов по работе с документацией в электронном формате без применения бумажных носителей. К таким процессам, например, относятся обмен документами и их хранение.

Новый вид документооборота позволяет ускорить и упростить передачу данных контрагентам и государственным органам, а также внутри самой организации. Кроме того, применение ЭДО помогает осуществлять контроль над взаиморасчётами между компаниями или удалёнными подразделениями предприятия.

Работа с электронными документами, которые участвуют в обороте подписываются с помощью ЭЦП, которая подтверждает их легитимность.

Если компания договорилась со своим контрагентом об обмене документами в электронном виде по установленному формату, необходима организация системы обмена.

Бумажный документооборот проигрывает по многим пунктам. К преимуществам сдачи отчетности в новом формате можно отнести:

• прозрачность работы с ЭДО — участник оборота видит каждый этап обработки документа;
• уменьшение расходов — исключаются затраты на бумагу и канцелярские принадлежности, не нужно оборудовать специальное помещение для архива;
• хранение документов в электронном формате легче организовать, документы не потеряются;
• обеспечение информационной безопасности — передача документов происходит по защищённым каналам;
• экономия времени — обмен документами происходит практически моментально.

Об электронных документах

Электронный документ — информация, представленная в электронном виде, которую можно обработать с помощью компьютера и других вычислительных систем, а также передать по телекоммуникационным сетям. Определение электронного документа законодательно закреплено в п.11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ. Юридическая значимость такого документа определяется его содержимым и подтверждается ЭП.

Документ может быть изначально сформирован в электронном виде или иметь бумажный оригинал. Разница между этими двумя документами заключается в том, что для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид ЭП, а для изначально электронных нужна квалифицированная электронная подпись .

К документам в электронном виде могут быть установлены требования. Условно они делятся на три категории:

1. Общие требования. Те же, что и к бумажной документации, касаются формы и содержания документа.
2. Требования, установленные для конкретного вида электронных документов включают в себя требования к ЭП. Именно их соблюдение и даёт документу юридическую силу.
3. Особые требования к конкретным электронным документам всегда индивидуальны по отношению к категории или виду документов, обычно прописываются в специальных нормативных актах.

Кадровый ЭДО

С ноября 2021 года в электронном виде без дублирования на бумагу разрешили вести кадровую документацию. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внёс в ТК РФ нормы об электронном документообороте, ставшие итогом пилотного проекта Минтруда, который длился с мая 2020 года.

Благодаря внедрению ЭДО в кадровое делопроизводство, сотрудники могут удалённо подписывать договоры, в том числе трудовые, ученические и о материальной ответственности, приказы о переводе, заявления об увольнении и другие документы.

Некоторые виды кадровых документов сохранили в бумажной форме, поэтому при их оформлении в электронном виде необходимо также оформить копию на бумаге. В перечень таких документов вошли:

• приказ об увольнении,
• акт о несчастном случае на производстве,
• журналы инструктажей.

Более подробная информация о КЭДО — в нашей специальной статье.

Кому необходимо участие в ЭДО

Организация электронного документооборота онлайн — в буквальном смысле острая необходимость для крупных предприятий. Система автоматизации ЭДО позволяет работать с крупными информационными массивами и организовать оборот многих тысяч документов. Таким образом, компания может избежать крупных затрат и уменьшить риски, связанные с информационной безопасностью, а также с возможностью ошибок в документах или потери документации.

Использовать электронный документооборот онлайн малому и среднему бизнесу может быть выгодным за счёт возможности ускорить процесс получения оплаты за товар или услуги в день выставления документов. Кроме того, некоторые контрагенты могут работать только по ЭДО, и участие предприятия в таком документообороте может стать ключевым критерием при выборе партнёра. Крупные заказчики могут просто потребовать от компании подключиться к ЭДО , поэтому лучше это сделать заранее.

Схема электронного документооборота

Организация документооборота будет происходить одинаково как для предприятий малого и среднего бизнеса, так и для крупных компаний.

Процесс будет происходить по следующей схеме:

1. Компания (отправитель) формирует электронный документ, подписывает его с помощью ЭП и передаёт через оператора ЭДО контрагенту (получателю). Если контрагент не подключён к системе, он получит письмо с приглашением пройти регистрацию в системе на электронный почтовый ящик.
2. Получатель утверждает или отклоняет полученный документ. При этом он должен указать причину, по которой документ был отклонён.
3. Отправитель получает экземпляр документа с подписью получателя.

При наличии замечаний, он должен внести исправления и отправить откорректированный документ получателю повторно, либо отправить новое приглашение.

Какая ЭЦП потребуется для ЭДО

Для полноценной работы с электронными документами необходим сертификат квалифицированной электронной подписи. Без него можно просматривать и обмениваться документами в электронном виде с другими компаниями, но нельзя их подписывать.

При обмене электронными документами могут использоваться разные виды ЭП, предусмотренные ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• неквалифицированная электронная подпись (НЭП);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Простая ЭП применяется реже всего. Обычно ПЭП нужна физическим лицам для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

НЭП используется в целях внутреннего документооборота. Например, если нужно подписать приказ, справку, заявление и так далее. Кроме того, неквалифицированную подпись используют для обмена документами с зарубежными контрагентами.

Квалифицированная подпись нужна для отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы в налоговой и обмена первичной документацией. Кроме того, с помощью КЭП можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд.

Заключение

Пока что электронный и бумажный документооборот одинаково применяются в сфере учёта, однако документов в новом формате становится всё больше. Электронный документооборот призван упростить и ускорить процессы обмена документами внутри компании и между партнёрами. Данная сфера получила правительственную поддержку — к 2024 году большую часть первичных документов планируется перевести в электронную форму и создать для полного перехода на ЭДО все необходимые условия.

При реализации ЭДО целью специалистов компании «Астрал» являлось достижение максимального соблюдения правил и приемов ведения бумажного делопроизводства. Это позволило объединить традиционную и современную технологии в единой системе делопроизводства.

На нашем официальном сайте вы можете заказать онлайн-сервис «Астрал.ЭДО», который включает в себя широкий набор функций, необходимых для участия в электронном документообороте: от удобного интерфейса до поддержки бесплатного роуминга. Для ознакомления с системой воспользуйтесь бесплатным промо тарифом.