Какой выбрать электронный документооборот
Критерии выбора, на что обратить внимание
Система электронного документооборота (СЭД) — это программа, которая автоматизирует работу с документами. В СЭД предприниматель хранит, создаёт, отправляет и систематизирует бумаги.
Перед внедрением СЭД обратите внимание на:
- количество документооборота — для бизнеса с небольшим количеством документов в обороте установка и обслуживание СЭД может оказаться неоправданно дорогим;
- маршрутизацию документов — чтобы всё работало как надо, убедитесь, что бумаги в компании переходят от сотрудника к сотруднику по налаженному маршруту.
Что СЭД даёт бизнесу:
- автоматизированное согласование бумаг на всех уровнях;
- уменьшение расходов на бумажные архивы, услуги курьеров и офисную технику;
- быстрый поиск нужных бумаг в цифровом архиве;
- снижение ошибок в подготовке документов.
Компания с небольшим документооборотом может начать переход на СЭД с отдельных процессов — например, с отчётов для госорганов.
Главные функции СЭД
Проверьте, что оператор ЭДО позволяет:
- принимать и отправлять документы;
- отзывать и аннулировать файлы;
- скреплять файлы цифровой подписью;
- запрещать использование цифровой подписи;
- создавать архив пакета документов для отправки;
- открывать файлы в системе без загрузки;
- передавать файлы на печать;
- накладывать штамп оператора
- работать с цифровыми архивами;
- работать нескольким пользователям одновременно;
- согласовывать документы внутри компании;
- автоматически подбирать контрагентов для отправки приглашений;
- работать с государственными структурами: ФНС и ПФР.
Полный список аккредитованных сервисов на сайте ФНС.
Безопасность
Уточните, насколько надёжно защищена СЭД от взломов и утечек. Если пункты звучат сложно, проконсультируйтесь с IT-специалистом.
Убедитесь что СЭД:
- передаёт данные по https;
- устойчива к DDOS-атакам и вирусам;
- использует автоматическое резервное копирование данных;
- позволяет идентифицировать пользователя;
- защищает данные и информацию об участниках ЭДО при помощи криптографии.
Интеграция
Проверьте, что СЭД работает с программами, которые сотрудники используют для работы с документами, вроде «1С».
Внимательно изучите тарифы и интеграционные предложения — иногда за это просят ещё денег.
Удобство интерфейса
Убедитесь, что сотрудники смогут быстро освоить систему. Вот, какие есть критерии у удобного интерфейса:
- встроенный модуль в «1С»;
- понятное оформление;
- простое отслеживание документов;
- автоматический ввод данных;
- автоматическая настройка роуминга;
- контроль над заполнением типовых форм.
Роуминг
Проверьте, что провайдер не берёт денег за работу с клиентами, которые используют другие СЭД.
Ещё важно, может ли СЭД работать с хабами по типу «1С:ЭДО». Хаб — это узел связи в ЭДО, с помощью которого разные СЭД могут общаться друг с другом.
Техническая поддержка
Обратите внимание на службу поддержки СЭД. Техподдержка должна работать без выходных, круглосуточно и в любом городе. Она поможет, если возникнут проблемы с установкой системы, связью внутри сети, доступом пользователей, внешними атаками.
СЭД Астрал
СЭД «Астрал» подходит подо все критерии хорошей системы ЭДО:
- работать с документацией можно в «1С:Предприятие» без авторизации;
- система шифрует данные, проверяет заполнение форм, разграничивает доступ для разных пользователей, регулярно копирует данные и безопасно хранит цифровые подписи;
- у системы понятный интерфейс;
- «Астрал» работает со всеми провайдерами ЭДО;
- поддержка доступна круглосуточно и ежедневно, а в каждом субъекте РФ работают официальные представители.
Стартовый пакет стоит 3 тысячи рублей. Для начала работы с «Астрал-Онлайн» оставьте заявку на официальном сайте и региональный представитель свяжется с вами, чтобы заключить договор и настроить оборудование.
Оставить заявку
Еще не определились? Напишите нам, и мы ответим на ваши вопросы!

Продукты по направлению
Оnline-сервис для организации документооборота с контрагентами
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С
Онлайн-сервис для передачи отчетности в контролирующие органы