Электронный документооборот: основные понятия и определения

Елена Янова

Электронный документооборот в России становится всё более популярным. Нам сложно предугадать, когда ЭДО станет обязательным для всех, но мы точно знаем, что использование электронных документов вместо печатных помогает бизнесу экономить время и деньги. Рассказываем о том, как работает ЭДО.

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации

Что такое ЭДО? Электронный документооборот — это обмен цифровыми документами через интернет. Для создания, отправки и хранения данных в электронном виде нужна специальная программа от оператора ЭДО.

Цифровые бланки не нужно дублировать в печатном виде. Участники документооборота подписывают бумаги с помощью электронной подписи, поэтому документация получает юридическую значимость.

ЭДО позволяет упростить передачу данных контрагентам, а также ускорить обмен информацией внутри самой организации. Кроме того, применение электронного документооборота помогает контролировать взаиморасчёты между компаниями или удалёнными подразделениями предприятия.

Почему электронный документооборот удобнее бумажного? Вот несколько аргументов:

Прозрачность работы. Участник видит каждый этап обработки документа

Уменьшение расходов. Исключаются затраты на бумагу и канцелярские принадлежности. Не нужно оборудовать специальное помещение для архива

Документы не потеряются. Хранение документов в электронном формате легче организовать

Обеспечение информационной безопасности. Передача документов происходит по защищённым каналам

Экономия времени. Обмен документами происходит практически моментально

Что такое электронные документы

Электронный документ — это информация, представленная в цифровом виде, которую можно обработать с помощью компьютера и других вычислительных систем, а также передать по телекоммуникационным сетям. Официальное определение дано в ст. 2 закона № 149-ФЗ от 27 июля 2006 года.

Существует два типа электронных документов:

• формализованные — это документация, созданная на основе формата, который утвердила ФНС. Такие бумаги формируются только в XML-формате. Например, налоговая уже разработала форматы для электронной транспортной накладной и счёта-фактуры. Перечень всех формализованных документов есть на сайте ФНС;
• неформализованные — это файлы, единый формат для которых пока не утверждён. Поэтому пользователи могут отправлять эти бумаги в разных форматах, включая DOCX и PDF.

Виды электронного документооборота

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний ЭДО (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:

• кадровый ЭДО;
• управленческий;
• складской;
• бухгалтерский;
• архивный и так далее.

Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего ЭДО применяют для работы с первичной бухгалтерской документацией или для формирования счетов-фактур.

Кто участвует в электронном документообороте

Организация электронного документооборота онлайн — в буквальном смысле острая необходимость для крупных предприятий. Система автоматизации документооборота позволяет работать с тысячами документов. Благодаря этому компания может избежать крупных затрат и уменьшить риски, связанные с информационной безопасностью, а также с порчей или потерей документации.

Малому и среднему бизнесу электронный документооборот помогает ускорить получение платы за товары и услуги: теперь контрагент сможет перевести средства в день выставления счёта. Кроме того, некоторые крупные компании работают только с ЭДО и могут подбирать себе контрагентов по этому принципу. Крупный заказчик может потребовать от компании подключиться к электронному документообороту, чтобы начать сотрудничество. Поэтому лучше перейти на ЭДО заранее.

Почему электронные документы нельзя просто отправить контрагентам на email? Есть несколько причин:

Документооборот с помощью электронной почты будет иметь юридическую значимость только в том случае, если контрагенты заранее заключили соглашение об этом.

Почта — это небезопасный канал связи. Мошенники смогут легко похитить ваши данные.

Некоторыми документами (например, счетами-фактурами и универсальными передаточными документами) разрешено обмениваться только с помощью сервисов от операторов ЭДО.

Более подробная информация о КЭДО — в нашей специальной статье.

Оператор ЭДО не только позволяет организовать документооборот, но и помогает пользователям решить ещё несколько задач:

• уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота;
• следит за регламентами, помогает соблюсти требования законодательства к формату документов;
• проверяет подлинность электронных подписей.

Схема электронного документооборота

Электронный документооборот у предприятий малого и среднего бизнеса и у крупных компаний происходит одинаково.

Вот основная схема ЭДО:

Компания (отправитель) формирует электронный документ, подписывает его с помощью ЭП и передаёт через оператора электронного документооборота контрагенту (получателю). Сделать это можно, только если контрагент подключён к системе. В будущем не участники ЭДО смогут получить письмо с приглашением о регистрации в системе на электронный почтовый ящик.

Получатель утверждает или отклоняет полученный документ.

Отправитель получает экземпляр документа с подписью получателя.

Какая электронная подпись требуется для ЭДО

Для полноценной работы с цифровыми документами необходима электронная подпись (ЭП). Без неё можно просматривать документацию, но подписать бумаги не получится.

Сейчас в России используют ЭП трёх видов:

• простую электронную подпись (ПЭП);
• усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП);
• усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).

Для подключения к системе ЭДО и обмена документами с бизнес-партнёрами нужна квалифицированная электронная подпись. УКЭП также потребуется для сдачи отчётности, участия в госзакупках и торгах, регистрации онлайн-кассы в налоговой. Кроме того, с помощью квалифицированной электронной подписи можно заключить трудовой договор без личной встречи с сотрудником или подать в суд онлайн.

КЭП наделяет юридической силой любой документ. Благодаря этому его не нужно дублировать на бумаге и ставить на нём собственноручную подпись.

Ответы на популярные вопросы

У меня уже есть электронная подпись. Подойдёт ли она для ЭДО?

Зависит от того, какую электронную подпись вы получили. Проверьте сертификат своей ЭП:

• тип электронной подписи. Для подключения к системе ЭДО и настройки документооборота с контрагентами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись;
• срок действия. Если он истёк, сертификат необходимо перевыпустить;
• каким удостоверяющим центром выдан сертификат ЭП.

Последний пункт раскроем подробнее. ИП и руководители юрлиц, которые имеют право действовать от имени компании без доверенности, могут получить УКЭП только в Удостоверяющем центре ФНС или в офисах доверенных лиц УЦ ФНС. Сертификат КЭП для физического лица можно выпустить в любом действующем аккредитованном УЦ. Если удостоверяющий центр, который выдал вам сертификат квалифицированной электронной подписи, лишился аккредитации, полученная ЭП станет недействительной.

Обратите внимание: с 1 сентября 2024 года запрещено использовать подписи, которые были выпущены на имя сотрудника юрлица (в сертификате таких ЭП указан ИНН компании). Теперь доверенные лица компаний и ИП обязаны получать в аккредитованном УЦ квалифицированную электронную подпись на имя физлица. После выпуска ЭП сотрудник должен запросить у своего руководителя машиночитаемую доверенность (МЧД) с полномочием на подписание документов от лица организации.

Я буду передавать данные через интернет. Не перехватят ли их злоумышленники?

Да, риск есть. Мошенники могут перехватить информацию, если вы не используете защищённые каналы связи. Чтобы защитить свои данные, выбирайте операторов из Реестра операторов ЭДО, который составила ФНС. В перечень попадают компании, у которых есть все необходимые лицензии и оборудование для безопасного ЭДО.

Какой формат можно использовать для первичных документов?

При работе с электронным документооборотом важно соблюдать требования законодательства:

1. Счета-фактуры, УПД, корректировки к ним и некоторые другие бумаги должны быть оформлены согласно требованиям ФНС и передаваться в формате XML. Полный список документов, для которых уже утверждён формат, есть на сайте ФНС.
2. Другая первичная документация (например, акты, форма ТОРГ-12, договоры, кассовые документы) не имеет строгих законодательных ограничений по формату. Вы можете создавать и передавать её в таких форматах, как DOCX, XLSX, PDF. Главное, чтобы ваша информационная система поддерживала эти форматы.

В чём разница между СЭД и ЭДО?

СЭД — это система электронного документооборота. С электронным документооборотом она имеет некоторые общие черты и различия. СЭД используется внутри организации, например, для автоматизации процессов обработки и хранения кадровых документов. А ЭДО предназначен для обмена документами между организациями.

Запомните:

• СЭД — внутреннее использование, внутренние бизнес-процессы.
• ЭДО — внешнее взаимодействие, обмен данными с контрагентами.

Как выбрать оператора ЭДО?

Все аккредитованные операторы ЭДО указаны в специальном реестре, который размещён на сайте ФНС. Но как узнать, какой сервис подойдёт вам лучше? При выборе оператора электронного документооборота следует обратить внимание на несколько параметров:

• скорость работы технической поддержки;
• готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
• возможность интеграции сервиса для электронного документооборота с другими программами;
• наличие консультантов, готовых помочь клиентам с переходом на ЭДО.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог

Елена Янова