Возвратная накладная

Покупатель имеет право вернуть поставщику товар, который по какой-либо причине его не устраивает. Для этого оформляется возвратная накладная. Расскажем, как её заполнить.

Причины для подачи возвратной накладной

Возвратная накладная оформляется при возврате товара от покупателя к поставщику. Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары, если они не соответствуют согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

В договоре можно закрепить и другие основания:

1. истечение срока годности;
2. невозможность реализации;
3. задержка оплаты;
4. несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
5. обновление ассортимента и т.д.

Товар можно вернуть полностью или частично даже в том случае, если покупатель уже оплатил поставку.

Сроки отправки возвратной накладной

Срок подачи возвратной накладной можно обсудить с контрагентом заранее: достаточно включить это условие в договор купли-продажи. Если в вашем экземпляре договора нет информации о сроках возврата, вы можете вернуть товар по тем правилам, которые указаны в Гражданском кодексе РФ.

Какими документами оформить возврат товаров

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приёмке или после неё в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приёмки до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой подобный документ.

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, следует оформить товаросопроводительный документ — возвратную накладную.

При возврате некачественного или некомплектного товара составьте акт о выявлении скрытых недостатков и претензионное письмо.

Акт о недостатках товара заполняют в свободной форме. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

Письмо с претензией также можно составить в свободной форме. Важно указать в документе причину возврата товара, срок и другие условия возврата, а также способ перевода платы за бракованную продукцию обратно на ваш счёт. Стоимость товара можно указать с учётом НДС.

Пример документа вы видите ниже. Скачать образец претензионного письма можно на нашем сайте.

Как оформить возвратную накладную

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Унифицированной формы для возвратной накладной нет. Обычно в случае возврата заполняют форму ТОРГ-12, но можно использовать и другой бланк:

• ТОРГ-2 — для оформления российских товаров до того, как вы поставили их на учёт,
• ТОРГ-3 — для таких же операций, но для импортной продукции.

Как заполнить возвратную накладную

Возвратная накладная должна содержать:

• номер и дату составления,
• наименование продавца и покупателя,
• основание для возврата,
• характеристики товара: название, количество, единицу измерения,
• сумму,
• подписи сторон.

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом данные грузоотправителя заполнять необязательно.

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Если возврат денег не предполагается, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату договора;
• наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.

Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учёту. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. То есть товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретён.

Скачать бланк возвратной накладной ТОРГ-12 можно на нашем сайте, образец заполнения ниже на странице.

Кто должен подписать возвратную накладную

Руководитель и главный бухгалтер разрешают отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

Если документ оформляется в электронном виде, ответственные лица должны заверить его с помощью квалифицированной электронной подписи.

Продолжается постепенный переход на электронный документооборот в логистике. С 1 сентября 2022 года все желающие могут оформлять транспортную накладную в электронном виде, а с 2024 года ЭТрН станет обязательной для всех. Поэтому «Калуга Астрал» предлагает готовые решения для перехода на ЭПД.

Закажите консультацию , и наши специалисты расскажут, как подключиться к системе 1С-ЭПД для обмена электронными перевозочными документами с другими участниками грузоперевозки.