Онлайн-касса для сайта интернет-магазина: как выбрать и подключить

Касса для интернет-магазина обязана направлять данные о платёжных операциях через ОФД в налоговую инспекцию. Об этом прямо говорит Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники». Отправлять фискальные документы (кассовые отчёты и чеки) необходимо для отслеживания прибыли организации, чтобы ФНС могла контролировать нарушения.

ОФД (оператор фискальных данных) – это компания, которая непрерывно передаёт данные от пользователей ККТ в налоговую службу, обеспечивая неизменность и защиту передаваемой информации.

Помимо отчётов и бумажных чеков, ККТ должна уметь формировать электронные чеки, чтобы при виртуальной покупке отправлять их клиентам по SMS и Email. В статье расскажем, какую онлайн-кассу выбрать для сайта интернет-магазина и как правильно её подключить и зарегистрировать.

Онлайн-ККТ для интернет-магазина: что это такое

Онлайн-касса – это специальная виртуальная система, предназначенная для автоматизации учёта и контроля фискальных операций продажи товаров или услуг. Основные функции использования:

• Помогает предпринимателю или компании снизить риски налоговых и финансовых нарушений.
• Повышает эффективность учёта.
• Ускоряет обработку платежей.
• Улучшает обслуживание покупателей.

Некоторые онлайн-кассы также могут быть интегрированы с другими системами управления, такими как CRM или учётная система, для упрощения работы компании.

Требования к интернет-магазинам: какая именно нужна касса и кому

По Федеральному закону № 54 все организации и предприниматели, принимающие оплату от клиентов, должны использовать онлайн-кассу. Устройства обеспечивают дополнительную прозрачность при расчёте с покупателями и упрощают процесс передачи информации. Исключения составляют некоторые виды деятельности, которым разрешено не использовать ККТ:

• Кредитные организации.
• Предприятия, занимающиеся приёмом от населения стеклотары.
• Услуги по присмотру и уходу за детьми.
• ИП, использующие Патентную систему налогообложения и НПД.
• Компании по оказанию услуг проведения религиозных обрядов и церемоний.
• Аптечные организации, находящиеся в сельских фельдшерско-акушерских пунктах.
• Организации по продаже газет и журналов на бумажном носителе, молока и кваса на розлив.
• Торговля на розничных рынках, ярмарках и другие.

Полный список тех, кому разрешено не использовать кассовый аппарат, указан в статье 2 № 54-ФЗ.

Интернет-магазины не подпадают под льготы, поэтому обязаны иметь кассу и проводить оплату онлайн, через своего курьера или в своём пункте выдачи заказов. ККТ не нужна только в том случае, когда деньги принимает не интернет-магазин, а его посредник. Это может быть почта, компания по доставке грузов, курьерская служба.

Если не использовать кассу при проведении платёжных операций, то назначается штраф, согласно статье 14.5 КоАП РФ:

• Кассиру (должностному лицу) – 25—50% от суммы покупки без кассы, но не меньше 10 000 рублей.
• Компании (юридическому лицу) – 75—100% от суммы покупки без кассы, но не меньше 30 000 рублей.

При повторном нарушении на сумму свыше 1 000 000 рублей должностное лицо отстраняют от деятельности на 1—2 года, а деятельность юрлица приостанавливают на срок до 90 дней.

Принцип работы кассы для сайта онлайн-магазина

Чтобы понять, какой процесс производит касса во время оплаты, давайте разберём несколько основных шагов.

1. Покупатель добавляет все необходимые товары в корзину и оформляет заказ.
2. Он вбивает данные своей банковской карты и нажимает «Оплатить».
3. Платёжная система (МИР, Visa, MasterCard и т.д.) проверяет её данные. Если карта имеет специальную защиту, пользователю необходимо ввести дополнительный код, который приходит SMS-сообщением. В это же время банк карты проверяет, есть ли нужная сумма. Если да, то оплата одобряется и пользователю высылается квитанция.
4. Онлайн-касса, в свою очередь, принимает платёж и отправляет все данные в ФНС через оператора фискальных данных. При этом вся информация о документах сохраняется в фискальном накопителе.

Варианты онлайн-касс для ИП интернет-магазинов

Существует множество вариантов виртуальных кассовых аппаратов, которые подходят для различных типов интернет-магазинов. Мы рассмотрим четыре примера: обычная ККТ, подключённая к сайту; облачный формат, единая техника для сайта и пункта выдачи и постамат. Все эти варианты поддерживают функции онлайн-кассы для интернет-эквайринга.

Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом

Такая ККТ представляет собой кассовое оборудование, которое подключено к интернету и интегрировано с сайтом компании. Это позволяет автоматизировать процесс оформления заказов, оплату товаров или услуг и автоматически передавать информацию о продажах в кассовое ПО.

Помимо очевидных плюсов (соответствует законодательству и полностью выполняет все функции), эта касса имеет несколько минусов:

• Подойдёт в большинстве своём только для офлайн-бизнеса (из-за сложности техники работа онлайн-магазина может давать сбой).
• Высокая стоимость и обслуживание (по сравнению с онлайн-ККТ).
• Не работает с несколькими сайтами одновременно.

Виртуальная касса для интернет-магазина

Облачная онлайн-касса – это онлайн-сервис, который предоставляет возможность вести кассовые операции и вести учёт продаж через интернет. Она имеет форму не физической ККТ, а встроенного ПО в удобное устройство (мобильный телефон, компьютер, планшет и т.д.).

Основные преимущества облачной кассы:

• Не занимает никакого места в торговой точке. ИП, у которого есть интернет-магазин, может принимать платежи из устройства под рукой.
• Полностью соответствует № 54-ФЗ.
• Облачную ККТ не нужно покупать. Её можно арендовать на какое-то время и потом легко отказаться от услуг.
• Онлайн-сервис позволяет в любой момент проводить аналитику (увидеть все чеки, корректировать их при необходимости, анализировать продажи и т.д.).
• Намного легче настраивается (нежели физическая ККТ).

Единая касса для сайта интернет-магазина и пункта выдачи

Такая касса выполняет две функции: принимает платежи на сайте и в самом ПВЗ. При этом выглядит она как обычная физическая ККТ.

Основные преимущества единой кассы:

• Выполняет роль универсальной ККТ (принимает разные платежи – как физические, так и онлайн).
• Отправляет электронные чеки покупателям интернет-магазина.
• Легко интегрируется с некоторыми API и CMS (программами, которые помогают ИП управлять содержимым своего бизнеса – например, товарами).

Постаматы

Постаматом называют автоматизированный терминал для выдачи купленных в интернет-магазинах товаров. Такие устройства устанавливаются в основном на торговых площадях с высокой проходимостью. Их используют для получения посылки в любое время, без участия курьера и других сотрудников.

Основные преимущества постамата:

• Удобен в использовании.
• Способствует расширению бизнеса с точки зрения возможности установки дополнительной торговой точки, оснащённой встроенной кассой.

Когда не нужен кассовый аппарат для интернет-магазина

Помимо случаев, указанных в № 54-ФЗ, интернет-магазин может не использовать ККТ, если он работает с Почтой России. В таких ситуациях компания становится платёжным агентом.

Платёжный агент — это организация, которая берёт денежные средства у покупателя, зачисляет их на свой расчётный счёт, а потом переводит их продавцу, удерживая агентское вознаграждение. Такие посредники обязаны выдавать чеки от имени продавца, а значит, должны использовать онлайн-кассы.

Поэтому выдача чека является обязанностью почты. Чек отдаётся покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.

Как выбрать кассу для интернет-магазина

При выборе физической или электронной кассы для интернет-магазина нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный Федеральной налоговой службой. Далее отталкиваться от основных параметров:

• Тип налогообложения.
• Реализуемые товары – для работы с маркировкой и ЕГАИС нужны дополнительные модули и техника.
• Поток клиентов и интенсивность торговли на объекте.
• Цена оборудования.

Цена зависит от габаритов, материалов изготовления и функциональности. Чем мощнее техника, тем выше цена. При выборе кнопочных касс лучше рассматривать модульную сборку. Если сломается одна кнопка, не придётся разбирать и ремонтировать сразу всю кассу. Из сенсорных ККТ надёжностью отличаются проекционно-ёмкостные.

Какая онлайн-касса будет лучше для интернет-магазина? Всего выделяют несколько вариантов онлайн-ККТ:

• Автономные онлайн-кассы.
• POS-система, которая включает в себя сразу терминал с монитором, сканер, чековый принтер и клавиатуру.
• Фискальный регистратор – принтер с фискальным накопителем, который подключается к ПК/планшету с установленным кассовым ПО.

Если выбирать монолитный или сборный кассовый аппарат, то моноблоки с принтером обходятся дешевле, так как делаются на основе планшетов с кассовым ПО. Касса на планшете удобнее и не виснет от фоновых программ.

так выглядят кассы-моноблоки

При работе курьеров интернет-магазина удобнее использовать мобильную переносную кассу, чтобы быстро сформировать чек и отдать его сразу заказчику вместе с покупкой. Если курьеров много, можно использовать одну автономную кассу в офисе для всех. Например, курьер доставляет покупку и получает деньги, далее он связывается с коллегой в офисе, тот формирует и отправляет клиенту чек на телефон или email.

так выглядит небольшая переносная ККТ

Если клиент приходит в пункт выдачи интернет-заказов и оплачивает покупку там, то для работы подойдёт мобильная или обычная онлайн-касса для стационарной торговли (моноблок или POS-система).

так выглядит POS-система

Если интернет-магазин принимает деньги через платёжную систему, встроенную на сайте, то чек нужно формировать сразу в момент оплаты и отправлять клиенту. Для этого касса интегрируется с сайтом и платёжной системой. Обычная касса здесь не подойдёт, так как технически невозможно пробивать чеки мгновенно и круглосуточно в момент покупки. Поэтому устанавливается облачная касса для интернет-торговли.

Варианты приобретения кассового аппарата

Как зарегистрировать ККТ в ФНС и подключить её к ОФД

Процесс регистрации кассы интернет-магазина практически не отличается от регистрации кассы офлайн-бизнеса. Необходимо проделать следующие шаги:

1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (для уполномоченных сотрудников компании – в УЦ ФНС, для руководителей – в ФНС).
   
   УКЭП также потребуется для входа в личный кабинет системы и регистрации кассовой техники. УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском ЭП юрлица и ИП. Для этого рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. А для получения подписи физлица можно воспользоваться сервисом Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если уже работаете в программе 1С.
2. Заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую.
   
   Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», которое входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ. А функции личного кабинета позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК».
3. Зарегистрировать онлайн-кассы в ФНС и получить карточку регистрации.
4. Ввести полученные регистрационные данные на кассе.
5. Произвести регистрацию в личном кабинете ОФД. С этим вам могут помочь специалисты нашей компании. Они произведут подключение ОФД и настроят соответствующее оборудования.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 от 05.12.2016 было установлено, что отдалённые от сетей связи местности, где численность населения не превышает 10 тысяч человек, могут применять кассовый аппарат в автономном режиме. То есть без подключения к ОФД и без передачи данных в налоговую инспекцию через интернет.

Как произвести подключение онлайн-кассы к интернет-магазину

После покупки и установки кассового оборудования его необходимо подключить к интернет-соединению. Для этого нужно подсоединить ККТ к компьютеру при помощи кабеля или по Wi-Fi:

1. Зайдите в главное меню кассы.
2. Перейдите в «Настройки».
3. Выберите нужную сеть.
4. Нажмите «Подключить».

Инструкция ничем не отличается от того, как вы соединяете свой мобильный телефон или ПК к Wi-Fi.

Чтобы подключить ККТ непосредственно к онлайн-магазину, необходимо выполнить несколько шагов. Так, чтобы получать платежи с сайта, нужно наладить интеграцию при помощи специальных модулей. Для выполнения этой задачи лучше нанять программиста, чтобы он составил индивидуальный код и настроил сопряжение.

Как выдавать чеки онлайн-магазинам

Покупатель может оплатить товар интернет-магазина тремя способами: наличными или банковской картой при доставке курьером. Также он имеет право воспользоваться безналичным расчётом непосредственно в интернет-магазине во время заказа.

Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме.

Согласно статье 14.5 КоАП РФ, если интернет-магазин не направит клиенту чек, то компанию либо предупреждают, либо штрафуют:

• Для должностных лиц – на 2 000 рублей.
• Для юрлиц – на 10 000 рублей.

Также необходимо следить, какие реквизиты печатает касса в чеках. В них могут быть допущены ошибки или не хватать данных, за это полагается предупреждение или штраф.

К обязательным реквизитам кассового чека относится наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу с учётом скидок и наценок, дата и время осуществления расчёта, порядковый номер фискального документа, признак расчёта, сумма и другие. Более подробно об этом вы можете узнать из нашего материала.

Сколько чеков нужно при дистанционной торговле

Количество чековых документов зависит от типа оплаты: стопроцентный платёж сразу или частичное внесение средств и отгрузка в разные дни. Если мы берём первый вариант, проще, конечно же, формировать один чек. При этом в нём важно указать признак «Полная оплата».

Если же происходит частичная оплата и потом отгрузка за товар, в таком случае лучше печатать два чека. Весь процесс выглядит так:

1. Клиент вносит предоплату. Продавец проверяет информацию по выписке и формирует чек с соответствующим признаком.
2. Происходит отгрузка товара.
3. Клиент оплачивает товар полностью.
4. Создаётся второй чек с признаком «Полная оплата» и способом расчёта «Аванс».

Популярные вопросы