Как выбрать онлайн-кассу для сайта интернет-магазина
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы
Автор Яна Иванова

Яна Иванова

15 мая 2024
8397
Онлайн-касса для сайта интернет-магазина: как выбрать и подключить
ОФД

Онлайн-касса для сайта интернет-магазина: как выбрать и подключить

Касса для интернет-магазина обязана направлять данные о платёжных операциях через ОФД в налоговую инспекцию. Об этом прямо говорит Федеральный закон № 54 «О применении контрольно-кассовой техники». Отправлять фискальные документы (кассовые отчёты и чеки) необходимо для отслеживания прибыли организации, чтобы ФНС могла контролировать нарушения.

ОФД (оператор фискальных данных) – это компания, которая непрерывно передаёт данные от пользователей ККТ в налоговую службу, обеспечивая неизменность и защиту передаваемой информации.

Подробнее о понятии ОФД, его функциях, как выбрать и подключиться, рассказали в нашей статье.

Помимо отчётов и бумажных чеков, ККТ должна уметь формировать электронные чеки, чтобы при виртуальной покупке отправлять их клиентам по SMS и Email. В статье расскажем, какую онлайн-кассу выбрать для сайта интернет-магазина и как правильно её подключить и зарегистрировать.

Онлайн-ККТ для интернет-магазина: что это такое

Онлайн-касса – это специальная виртуальная система, предназначенная для автоматизации учёта и контроля фискальных операций продажи товаров или услуг. Основные функции использования:

  • Помогает предпринимателю или компании снизить риски налоговых и финансовых нарушений.
  • Повышает эффективность учёта.
  • Ускоряет обработку платежей.
  • Улучшает обслуживание покупателей.

Некоторые онлайн-кассы также могут быть интегрированы с другими системами управления, такими как CRM или учётная система, для упрощения работы компании.

Требования к интернет-магазинам: какая именно нужна касса и кому

По Федеральному закону № 54 все организации и предприниматели, принимающие оплату от клиентов, должны использовать онлайн-кассу. Устройства обеспечивают дополнительную прозрачность при расчёте с покупателями и упрощают процесс передачи информации. Исключения составляют некоторые виды деятельности, которым разрешено не использовать ККТ:

  • Кредитные организации.
  • Предприятия, занимающиеся приёмом от населения стеклотары.
  • Услуги по присмотру и уходу за детьми.
  • ИП, использующие Патентную систему налогообложения и НПД.
  • Компании по оказанию услуг проведения религиозных обрядов и церемоний.
  • Аптечные организации, находящиеся в сельских фельдшерско-акушерских пунктах.
  • Организации по продаже газет и журналов на бумажном носителе, молока и кваса на розлив.
  • Торговля на розничных рынках, ярмарках и другие.

Полный список тех, кому разрешено не использовать кассовый аппарат, указан в статье 2 № 54-ФЗ.

Важно! Исключения не распространяются на организации и ИП, которые осуществляют торговлю подакцизными и маркированными товарами. Проводить маркировку товара без онлайн-кассы и специальных приложений по документообороту невозможно.

Интернет-магазины не подпадают под льготы, поэтому обязаны иметь кассу и проводить оплату онлайн, через своего курьера или в своём пункте выдачи заказов. ККТ не нужна только в том случае, когда деньги принимает не интернет-магазин, а его посредник. Это может быть почта, компания по доставке грузов, курьерская служба.

Если не использовать кассу при проведении платёжных операций, то назначается штраф, согласно статье 14.5 КоАП РФ:

  • Кассиру (должностному лицу) – 25—50% от суммы покупки без кассы, но не меньше 10 000 рублей.
  • Компании (юридическому лицу) – 75—100% от суммы покупки без кассы, но не меньше 30 000 рублей.

При повторном нарушении на сумму свыше 1 000 000 рублей должностное лицо отстраняют от деятельности на 1—2 года, а деятельность юрлица приостанавливают на срок до 90 дней.

Принцип работы кассы для сайта онлайн-магазина

Чтобы понять, какой процесс производит касса во время оплаты, давайте разберём несколько основных шагов.

  1. Покупатель добавляет все необходимые товары в корзину и оформляет заказ.
  2. Он вбивает данные своей банковской карты и нажимает «Оплатить».
  3. Платёжная система (МИР, Visa, MasterCard и т.д.) проверяет её данные. Если карта имеет специальную защиту, пользователю необходимо ввести дополнительный код, который приходит SMS-сообщением. В это же время банк карты проверяет, есть ли нужная сумма. Если да, то оплата одобряется и пользователю высылается квитанция.
  4. Онлайн-касса, в свою очередь, принимает платёж и отправляет все данные в ФНС через оператора фискальных данных. При этом вся информация о документах сохраняется в фискальном накопителе.
Фискальный накопитель – это виртуальный чип в составе кассы, который записывает сведения о торговых операциях, шифрует данные для защиты и передаёт их ОФД. Он имеет различный срок действия и подбирается в зависимости от системы налогообложения и типа бизнеса. Подобрать необходимое оборудование можно в каталоге интернет-магазина «Астрал ККТ». Специалисты проконсультируют по каждой модели и помогут с установкой.

Варианты онлайн-касс для ИП интернет-магазинов

Существует множество вариантов виртуальных кассовых аппаратов, которые подходят для различных типов интернет-магазинов. Мы рассмотрим четыре примера: обычная ККТ, подключённая к сайту; облачный формат, единая техника для сайта и пункта выдачи и постамат. Все эти варианты поддерживают функции онлайн-кассы для интернет-эквайринга.

Интернет-эквайринг – это процесс совершения платежей за товары или услуги через сеть с помощью банковских карт или СБП. Позволяет продавцам принимать к оплате кредитные и дебетовые карты, а также электронные деньги.

Обычная онлайн-касса, интегрированная с сайтом

Такая ККТ представляет собой кассовое оборудование, которое подключено к интернету и интегрировано с сайтом компании. Это позволяет автоматизировать процесс оформления заказов, оплату товаров или услуг и автоматически передавать информацию о продажах в кассовое ПО.

Помимо очевидных плюсов (соответствует законодательству и полностью выполняет все функции), эта касса имеет несколько минусов:

  • Подойдёт в большинстве своём только для офлайн-бизнеса (из-за сложности техники работа онлайн-магазина может давать сбой).
  • Высокая стоимость и обслуживание (по сравнению с онлайн-ККТ).
  • Не работает с несколькими сайтами одновременно.

Виртуальная касса для интернет-магазина

Облачная онлайн-касса – это онлайн-сервис, который предоставляет возможность вести кассовые операции и вести учёт продаж через интернет. Она имеет форму не физической ККТ, а встроенного ПО в удобное устройство (мобильный телефон, компьютер, планшет и т.д.).

Основные преимущества облачной кассы:

  • Не занимает никакого места в торговой точке. ИП, у которого есть интернет-магазин, может принимать платежи из устройства под рукой.
  • Полностью соответствует № 54-ФЗ.
  • Облачную ККТ не нужно покупать. Её можно арендовать на какое-то время и потом легко отказаться от услуг.
  • Онлайн-сервис позволяет в любой момент проводить аналитику (увидеть все чеки, корректировать их при необходимости, анализировать продажи и т.д.).
  • Намного легче настраивается (нежели физическая ККТ).

Единая касса для сайта интернет-магазина и пункта выдачи

Такая касса выполняет две функции: принимает платежи на сайте и в самом ПВЗ. При этом выглядит она как обычная физическая ККТ.

Основные преимущества единой кассы:

  • Выполняет роль универсальной ККТ (принимает разные платежи – как физические, так и онлайн).
  • Отправляет электронные чеки покупателям интернет-магазина.
  • Легко интегрируется с некоторыми API и CMS (программами, которые помогают ИП управлять содержимым своего бизнеса – например, товарами).

Постаматы

Постаматом называют автоматизированный терминал для выдачи купленных в интернет-магазинах товаров. Такие устройства устанавливаются в основном на торговых площадях с высокой проходимостью. Их используют для получения посылки в любое время, без участия курьера и других сотрудников.

Основные преимущества постамата:

  • Удобен в использовании.
  • Способствует расширению бизнеса с точки зрения возможности установки дополнительной торговой точки, оснащённой встроенной кассой.

Когда не нужен кассовый аппарат для интернет-магазина

Помимо случаев, указанных в № 54-ФЗ, интернет-магазин может не использовать ККТ, если он работает с Почтой России. В таких ситуациях компания становится платёжным агентом.

Платёжный агент — это организация, которая берёт денежные средства у покупателя, зачисляет их на свой расчётный счёт, а потом переводит их продавцу, удерживая агентское вознаграждение. Такие посредники обязаны выдавать чеки от имени продавца, а значит, должны использовать онлайн-кассы.

Поэтому выдача чека является обязанностью почты. Чек отдаётся покупателю вместе с товаром после оплаты посылки в почтовом отделении.

Как выбрать кассу для интернет-магазина

При выборе физической или электронной кассы для интернет-магазина нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный Федеральной налоговой службой. Далее отталкиваться от основных параметров:

Цена зависит от габаритов, материалов изготовления и функциональности. Чем мощнее техника, тем выше цена. При выборе кнопочных касс лучше рассматривать модульную сборку. Если сломается одна кнопка, не придётся разбирать и ремонтировать сразу всю кассу. Из сенсорных ККТ надёжностью отличаются проекционно-ёмкостные.

Какая онлайн-касса будет лучше для интернет-магазина? Всего выделяют несколько вариантов онлайн-ККТ:

Если выбирать монолитный или сборный кассовый аппарат, то моноблоки с принтером обходятся дешевле, так как делаются на основе планшетов с кассовым ПО. Касса на планшете удобнее и не виснет от фоновых программ.

так выглядят кассы-моноблоки

При работе курьеров интернет-магазина удобнее использовать мобильную переносную кассу, чтобы быстро сформировать чек и отдать его сразу заказчику вместе с покупкой. Если курьеров много, можно использовать одну автономную кассу в офисе для всех. Например, курьер доставляет покупку и получает деньги, далее он связывается с коллегой в офисе, тот формирует и отправляет клиенту чек на телефон или email.

так выглядит небольшая переносная ККТ

О том, как перейти на электронные чеки, читайте в статье.

Если клиент приходит в пункт выдачи интернет-заказов и оплачивает покупку там, то для работы подойдёт мобильная или обычная онлайн-касса для стационарной торговли (моноблок или POS-система).

так выглядит POS-система

Если интернет-магазин принимает деньги через платёжную систему, встроенную на сайте, то чек нужно формировать сразу в момент оплаты и отправлять клиенту. Для этого касса интегрируется с сайтом и платёжной системой. Обычная касса здесь не подойдёт, так как технически невозможно пробивать чеки мгновенно и круглосуточно в момент покупки. Поэтому устанавливается облачная касса для интернет-торговли.

Важно! Касса для интернет-торговли подходит только при онлайн-оплатах на сайте. Её не получится использовать для оплаты через курьера или пункт выдачи заказов.

Варианты приобретения кассового аппарата

Преимущества Недостатки Кому подойдёт
Покупка ККТ
  • Приобретение техники навсегда (не нужно выделять средства каждый месяц на продление аренды).
  • Возможность продать её, когда она станет не нужна или при закрытии бизнеса.
  • Печать физических чеков (многие клиенты до сих пор просят распечатать бумажный вариант).
  • Изначальная необходимость иметь определённую сумму на покупку техники.
  • Полная ответственность за работу ККТ (при поломке придётся искать компании, которые занимаются ремонтом ККТ).
  • Долгосрочные проекты.
  • Крупные онлайн-магазины.
  • Торговые точки с пунктом выдачи товаров.
Аренда ККТ
  • Вариант небольшой выплаты за использование ККТ на первый месяц ведения бизнеса.
  • Возможность обратиться за техподдержкой к компании, которая предоставила аренду.
  • Большая вероятность с лёгкостью вернуть кассу в любое время.
  • Постоянная трата на аренду.
  • Ограниченное количество использования ККТ (в зависимости от предложений компаний).
  • Небольшие онлайн-магазины с одним или несколькими сайтами.

Как зарегистрировать ККТ в ФНС и подключить её к ОФД

Процесс регистрации кассы интернет-магазина практически не отличается от регистрации кассы офлайн-бизнеса. Необходимо проделать следующие шаги:

  1. Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (для уполномоченных сотрудников компании – в УЦ ФНС, для руководителей – в ФНС).

    УКЭП также потребуется для входа в личный кабинет системы и регистрации кассовой техники. УЦ «Калуга Астрал» поможет с выпуском ЭП юрлица и ИП. Для этого рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. А для получения подписи физлица можно воспользоваться сервисом Астрал-ЭТ или 1С-ЭТП, если уже работаете в программе 1С.
  2. Заключить договор с ОФД для передачи данных в налоговую.

    Услуги оператора фискальных данных оказывает АО «Калуга Астрал», которое входит в утверждённый ФНС список операторов. Онлайн-сервис «Астрал.ОФД» передаёт данные, чеки в ФНС и ЦРПТ. А функции личного кабинета позволяют проводить мониторинг и аналитику данных. Сервис бесплатно передаёт информацию в систему маркировки товаров «Честный ЗНАК».
  3. Зарегистрировать онлайн-кассы в ФНС и получить карточку регистрации.
  4. Ввести полученные регистрационные данные на кассе.
  5. Произвести регистрацию в личном кабинете ОФД. С этим вам могут помочь специалисты нашей компании. Они произведут подключение ОФД и настроят соответствующее оборудования.
Более подробно об этих шагах вы можете изучить в нашем материале.

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 от 05.12.2016 было установлено, что отдалённые от сетей связи местности, где численность населения не превышает 10 тысяч человек, могут применять кассовый аппарат в автономном режиме. То есть без подключения к ОФД и без передачи данных в налоговую инспекцию через интернет.

Как произвести подключение онлайн-кассы к интернет-магазину

После покупки и установки кассового оборудования его необходимо подключить к интернет-соединению. Для этого нужно подсоединить ККТ к компьютеру при помощи кабеля или по Wi-Fi:

  1. Зайдите в главное меню кассы.
  2. Перейдите в «Настройки».
  3. Выберите нужную сеть.
  4. Нажмите «Подключить».

Инструкция ничем не отличается от того, как вы соединяете свой мобильный телефон или ПК к Wi-Fi.

Чтобы подключить ККТ непосредственно к онлайн-магазину, необходимо выполнить несколько шагов. Так, чтобы получать платежи с сайта, нужно наладить интеграцию при помощи специальных модулей. Для выполнения этой задачи лучше нанять программиста, чтобы он составил индивидуальный код и настроил сопряжение.

Важно! Должен быть статический IP-адрес и порт, по которому будут передаваться данные. Также необходимо задать определённое имя онлайн-кассы, чтобы не путаться при подключении оборудования.

Как выдавать чеки онлайн-магазинам

Покупатель может оплатить товар интернет-магазина тремя способами: наличными или банковской картой при доставке курьером. Также он имеет право воспользоваться безналичным расчётом непосредственно в интернет-магазине во время заказа.

Вне зависимости от того, как был оплачен товар, клиенту должен быть выдан чек в электронной или печатной форме.

Согласно статье 14.5 КоАП РФ, если интернет-магазин не направит клиенту чек, то компанию либо предупреждают, либо штрафуют:

  • Для должностных лиц – на 2 000 рублей.
  • Для юрлиц – на 10 000 рублей.

Также необходимо следить, какие реквизиты печатает касса в чеках. В них могут быть допущены ошибки или не хватать данных, за это полагается предупреждение или штраф.

К обязательным реквизитам кассового чека относится наименование товаров, работ, услуг, их количество, цена за единицу с учётом скидок и наценок, дата и время осуществления расчёта, порядковый номер фискального документа, признак расчёта, сумма и другие. Более подробно об этом вы можете узнать из нашего материала.

Сколько чеков нужно при дистанционной торговле

Количество чековых документов зависит от типа оплаты: стопроцентный платёж сразу или частичное внесение средств и отгрузка в разные дни. Если мы берём первый вариант, проще, конечно же, формировать один чек. При этом в нём важно указать признак «Полная оплата».

Если же происходит частичная оплата и потом отгрузка за товар, в таком случае лучше печатать два чека. Весь процесс выглядит так:

  1. Клиент вносит предоплату. Продавец проверяет информацию по выписке и формирует чек с соответствующим признаком.
  2. Происходит отгрузка товара.
  3. Клиент оплачивает товар полностью.
  4. Создаётся второй чек с признаком «Полная оплата» и способом расчёта «Аванс».

Популярные вопросы

На 2024 год такой отсрочки нет. Согласно № 54-ФЗ, если предприниматель собирается открыть торговую точку или интернет-магазин, сначала он обязан приобрести и установить всю технику, включая ККТ.

Онлайн-касса – это техника, которая используется для автоматизации учёта и контроля фискальных операций в точках продаж. ККТ обязательны для регистрации и фискализации операций в соответствии с законодательством.

Эквайринг – это процесс обработки кредитных и дебетовых карточных платежей в магазинах. Эквайринговые компании обеспечивают подключение к платёжным системам (например, Visa, MasterCard) и обрабатывают транзакции между покупателями и продавцами.

Основное различие между онлайн-кассой и эквайрингом заключается в их функциональности. ККТ регистрирует оплату и проводит учёт данных, а эквайринг обрабатывает платежи по банковским картам.

Автор Яна Иванова

Яна Иванова

15 мая 2024
8397
Узнавайте самые интересные новости первыми
Комментарии для сайта Cackle
Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья

Хотите разобраться
в сервисах Астрал?

Подробные инструкции,
решения проблем
и ответы на вопросы
в Базе знаний

Создайте машиночитаемую доверенность (МЧД) за 2 минуты. Работайте с доверенностями эффективно!
Скачайте программу Астрал Помощник
для подготовки ПК к работе с электронной подписью
Никаких скрытых платежей!
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger