Маршрутный лист

Что такое маршрутный лист

Маршрутный лист (МЛ) – это документ, который помогает планировать и контролировать движение транспортных средств в рамках определённого рейса. Он содержит следующую информацию:

• Пункты отправления и прибытия.
• Промежуточные остановки.
• Расстояние всего рейса.
• Время на каждый участок маршрута.
• Другие необходимые данные.

Такие листы широко применяются там, где требуется организация доставки или перевозки грузов. Они упрощают планирование маршрутов, контроль за их выполнением и позволяют оптимизировать использование ресурсов.

В данном тексте мы рассмотрим основные составляющие маршрутного листа, как его заполнить и кому именно потребуется его формировать.

Кому нужен маршрутный лист

Всего выделяют несколько категорий лиц, кому именно необходимо иметь МЛ:

1. Тому, кто везёт товар. Обычно это водитель, работающий в транспортной компании.
2. Бухгалтерии – маршрутный лист помогает составить отчётность о выполненной услуге.
3. Юристам — в случае возникновения споров или судебных разбирательств.
4. Сотрудникам курьерской службы.
5. Другим работникам при необходимости (торговым представителям, менеджерам продаж, руководителям).

ГСМ

Горюче-смазочные материалы – это различные виды топлива и смазочных материалов, которые используются в автомобильном транспорте, судоходстве и железнодорожном транспорте. К ним относятся: бензин, газ, дизельное топливо, мазут, моторные масла и машинные смазки.

Обычно информация о ГЗМ указывается в путевых листах, нежели в самом маршрутном листе. О разнице между этими двумя понятиями мы поговорим чуть ниже.

Подотчётные средства

Как рассчитывается потребление ГСМ? Для того чтобы подготовить отчёт о количестве расходуемого горючего, нужно использовать специальные формы, разработанные законодательством.

Например, в Постановлении Госкомстата № 78 существует форма путевых листов с отдельными графами. В них указывается следующая информация:

• Сколько материала было в баке.
• Количество влитого горючего в течение рейса.
• Сколько его осталось на конец маршрута.

В другой форме Приказа Минтранса № 390 отсутствует пункт замера ГСМ. Однако есть показания одометра – специального прибора, который измеряет обороты колеса. По этим показателям можно рассчитать количество выполненных километров и сколько именно горючего было потрачено.

Также можно воспользоваться распоряжением Минтранса № АМ-23-р – в нём указаны общепринятые нормы расхода топлива. С их помощью по специальным формулам можно рассчитать общее количество ГСМ.

Более подробно о том, как подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы, можно изучить в нашей статье.

Как создать маршрутный лист

В 2023 году для признания расходов, понесённых сотрудником в командировке, необходимо правильно оформить маршрутный лист и приложить к нему подтверждающие документы:

• Приказ, подтверждающий цель командировки.
• Отчёт сотрудника о потраченных деньгах.
• Дополнительные документы, которые доказывают факт предоставления услуг.

Как только пакет документов собирается, бухгалтерия проверяет расходы, указанные в маршрутном листе. Затем МЛ отправляются руководителю на подпись. После этого бухгалтеры совершают все необходимые действия – например, возмещают расходы (если они были).

Структура маршрутного листа

МЛ состоит из одной страницы на листе А4. В нём указаны следующие данные:

• Название и номер маршрутного листа сотрудника, дата его формирования.
• ФИО водителя.
• Информация о транспорте (модель).
• Основание для поездки – например, доставка по заявкам или служебная поездка.
• Даты всех поездок.
• Информация о том, когда транспорт приехал на нужную точку и уехал (дата, время, адрес места).
• Чеки с реквизитами.
• Потраченные денежные средства (сумма в рублях).
• Личные подписи сотрудника и бухгалтера.

(пример маршрутного листа)

Единой формы МЛ не существует, поэтому каждая компания может создавать свой вариант с любыми пунктами. Обычно маршрутный лист выглядит как таблица. Главное условие – указать все пункты выездов по порядку.

Как сделать маршрутный лист: правила заполнения

При работе по созданию новых маршрутных листов необходимо сформировать 2 экземпляра. Один пойдёт сотруднику, другой – в бухгалтерию. Ставить печать на лист не нужно. МЛ относится к внутреннему обороту документов, поэтому подписи водителя и бухгалтера будет достаточно.

Как заполнить маршрутный лист

Как мы говорили выше, унифицированного шаблона МЛ нет, поэтому его можно заполнять в произвольной форме. Однако есть некоторые правила, которые всё-таки нужно соблюдать:

1. Необходимо внести название документа «Маршрутный лист», а затем написать место, где был сформирован документ (населённый пункт).
2. Информация о сотруднике, выполняющем перевозку, должна быть корректна – ФИО, должность, марка автомобиля и цель поездок.
3. В таблице все выезды должны располагаться друг под другом в хронологическом порядке – от первой перевозки до последней. Давать информацию в разнобой не рекомендуется.
4. Если печать ставить не обязательно, то подписи сотрудника и бухгалтера должны быть на документе.

Маршрутный лист необходимо распечатать, поставить подписи и отдать в бухгалтерию (образец заполнения маршрутного листа можно увидеть ниже). Более подробно о стандартах заполнения аналогичных бухгалтерских документов (ФСБУ 27/2021) можно узнать из нашей статьи.

Скачать заполненный образец маршрутного листа

После оформления маршрутного листа

Когда маршрутный лист правильно оформлен и утверждён, он становится важным документом для учёта расходов и налоговой отчётности. В случае проверки налоговыми органами МЛ будет привлекать внимание контролирующих структур.

Налоговики могут также потребовать представления других первичных документов, включая проездные билеты, чеки с заправок и электронные путевые листы. Кроме того, ведомства проверят соответствие между обязанностями сотрудников и их перемещениями.

Чем отличается маршрутный лист от путевого листа

Маршрутный и путевой лист – это два разных документа, связанных с организацией и контролем грузоперевозок или путешествий.

Маршрутный лист является бланком, содержащим информацию о планируемом маршруте перемещения транспортного средства. Он включает информацию об основных остановках, расходах и о самом водителе.

Путевой лист – это отчётный документ, который заполняется во время или после завершения перевозки и используется для фиксации фактических данных о перемещении. Также в нём указывается данные медосмотра водителя, состояния автотранспорта и расходы ГСМ.

Поскольку формы маршрутного листа не существует, вы её можете составить сами. Важное условие – МЛ нужно утвердить в компании или включить в альбом первичных учётных документов отдельным приказом.

А вот бланки путевых листов есть – форма № 3 и 4-п (утверждены Постановлением Госкомстата № 78).

Скачать форму маршрутного листа для грузового автомобиля

Скачать форму маршрутного листа для легкового автомобиля

Скачать заполненный бланк маршрутного листа для служебных поездок

Чем отличается маршрутный лист грузового автомобиля от легкового

1. Грузовой автомобиль предназначен для перевозки разных товаров, поэтому МЛ, например, грузовика будет содержать информацию о продукции – вес, объём, особые требования к перевозке, идентификационные коды и т.д. Легковой автомобиль, как правило, не предназначен для транспортировки грузов, поэтому этой информации в маршрутном листе не будет (в таких случаях указывается только объект передвижения – автомобиль).
2. МЛ грузового автомобиля будет содержать информацию о маршруте и расписании доставки груза, а также указания по загрузке и разгрузке грузовика. В случае легкового автомобиля маршрутный лист обычно содержит только информацию о планируемом маршруте поездки.
3. Грузовой автомобиль может иметь дополнительные разрешения или требования, такие как разрешение на перевозку опасных грузов или специальные разрешения для въезда в определённые зоны. Эта информация будет включена в маршрутный лист грузового автомобиля, но не будет присутствовать в МЛ легкового транспорта.
4. Маршрутный лист может также содержать информацию о технических характеристиках грузовика, таких как грузоподъёмность, длина, высота и ширина. Эта информация не будет присутствовать в МЛ легкового автомобиля.

Основные выводы

Маршрутный лист — это документ, в котором указывается последовательность прохождения определённого пути, обычно с указанием времени отправления и прибытия в каждый пункт рейса. МЛ часто используются в транспортных компаниях и логистических службах для организации и отслеживания перемещения грузов или транспортных средств.

Популярные вопросы

Для чего применяется маршрутный лист?

Основные цели МЛ: планирование рейса и отслеживание перемещения транспорта, а также соблюдение юридических правил и составления документации.

Есть ли шаблон маршрутного листа?

Универсальной схемы маршрутного листа нет.

Тогда как он должен выглядеть?

Вид маршрутного листа – лист А4 с пунктами, в которые вставляют все данные.

Как оформить маршрутный лист?

Для этого необходимо внести следующую информацию: название и номер документа, дата его формирования, ФИО водителя, данные о транспорте (модель), даты всех поездок (прибытие и отбытие (дата, время, адрес места)) и т.д.