Электронный путевой лист: что изменилось и когда он станет обязательными
Отдел продаж:
Отдел продаж
График работы

Электронные путевые листы

Электронный путевой лист 2024: что изменилось и когда он нужен

Тарифы 1С-ЭПД

Обмен перевозочными документами в 1С

17.01.2024

В России продолжается переход с бумажных перевозочных документов на электронные. В 2023 году Минтранс обновил состав сведений электронного путевого листа (ЭПЛ) и утвердил его новую форму. Теперь перевозчик может оформить документ в электронном виде и сразу отправить его сотруднику или контрагенту на смартфон, а не передавать из рук в руки. Водитель при проверке документов в дороге сможет предъявить QR-код, а не возить с собой бумагу. Объясним, что такое электронный путевой лист и когда ЭПЛ станут обязательными.

Когда нужен электронный путевой лист

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — наиболее распространённый логистический документ. Он используется при каждой грузовой и пассажирской перевозке, а также при работе спецтехники на дорогах общего пользования. Путевой лист — это документ для учёта и для контроля за работой водителя и транспортного средства. На основании путевого листа списываются затраты на использование техники.

В листе описывают маршрут и техническое состояние машины, указывают информацию о проведённом медосмотре водителя и другие сведения. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга. Также с помощью электронных путевых листов компания подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств:

  • зарплату водителя;
  • надбавки водителям за разъездной характер работы;
  • затраты на топливо и запчасти;
  • плату за парковку;
  • компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

Электронные перевозочные документы — легко!

Сервис обмена между участниками грузоперевозок

ЭПД

Что изменилось в законодательстве в марте 2023 года

Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.

В новом законе описаны:

  • порядок оформления электронных путевых листов;
  • порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.

Кроме того, закон № 39-ФЗ ввёл следующие правила:

  1. Указывать номер ЭПЛ и название бланка не обязательно. Это требуется, только если лист используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов.

  2. Вместо информации о собственнике транспорта нужно указывать данные ИП или компании, которые сформировали путевой лист.

  3. Сотрудники, которые проводили медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр транспорта, могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.

  4. Вести журнал для учёта путевых листов теперь не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве компании в течение пяти лет.
Кроме путевого листа, с марта 2023 года в электронном виде можно оформить договор фрахтования и заказ (заявку). Форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда были разработаны ранее и применяются с 2022 года. Для того чтобы подписывать электронные перевозочные документы, необходима усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как вести электронные путевые листы с 1 сентября 2023 года

1 сентября вступил в силу приказ Минтранса № 159. Чиновники снова скорректировали правила подготовки ЭПЛ:

  1. Медосмотр до и после рейса водители могут проходить дистанционно.

  2. Раздел со сведениями о водителе нужно заполнять по-новому: указывать СНИЛС, серию и номер водительского удостоверения и дату его выдачи.

  3. Если сотрудник выходит в многодневный рейс или в несколько рейсов в течение одного дня, перевозчик может оформить один ЭПЛ.

  4. В путевые листы можно вносить изменения: редактировать информацию о водителях и транспорте.

Новый формат ЭПЛ, который соответствует этим изменениям, пока не утверждён. Налоговая служба разработала новую форму электронного путевого листа, однако приказ, который должен утвердить этот формат, всё ещё находится на рассмотрении. Ознакомиться с документами можно на федеральном портале проектов НПА.

Обязательно ли выпускать ЭПЛ

В 2024 году использовать электронную форму путевого листа вместо бумажной не обязательно. Правительство планирует ввести отраслевой императив и потребовать применять ЭПЛ от производителей и продавцов алкоголя, но точные сроки обязательного перехода на электронные перевозочные документы ещё не известны. Внедрение электронных путевых листов уже начали ГУП «Мосгортранс» и АО «Почта России».

Что должно быть в путевом листе: формы и реквизиты

Согласно приказу № 390, путевой лист должен содержать следующие сведения:

  • срок действия документа;
  • данные ИП или компании, которые оформили путевой лист;
  • информация о транспортном средстве;
  • данные водителя;
  • вид перевозки;
  • вид сообщения.

В 2024 году эта информация обязательна для всех видов путевых листов, будь то электронный путевой лист грузового автомобиля или электронный путевой лист легкового автомобиля (например, для такси). По желанию собственник автомобиля может включать в ЭПЛ иные дополнительные сведения. Заполнять лист нужно следующим образом:

Сведения
Что нужно указать
Дата формирования ЭПЛ Ставится текущая дата выпуска машины в рейс
Признак начала рейса Может быть выезд с парковки или приём транспортного средства
Вид перевозки Коммерческая перевозка; Перевозка для собственных нужд; Передвижение и работа специальных транспортных средств
При коммерческой перевозке выставляется тип Регулярная перевозка пассажиров и багажа; Перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования; Перевозка пассажиров и багажа по заказу; Перевозка пассажиров и багажа легковым такси; Организованная перевозка групп детей автобусами
При перевозке грузов Место отправления и адреса пунктов погрузки и выгрузки
Вид транспортного сообщения Городское; Пригородное; Междугородное
Грузоотправители Не обязательное (опционально)
Оформитель Юридическое лицо или ИП
Статус Собственник транспортного средства или арендодатель
Медосмотр Организация оформителя, либо сторонняя организация
Технический контроль транспорт Организация оформителя, либо сторонняя организация
Внесение показаний одометра Организация оформителя, либо сторонняя организация
Транспортное средство Тип, марка, модель, регистрационный номер автомобиля, инвентарный номер (опционально), данные по прицепу (опционально)
Водитель(ли) Фамилия, Имя, Отчество (если есть), серия и номер ВУ, дата выдачи ВУ
Послерейсовый медосмотр Обязателен при пассажирской перевозке, в остальных случаях опционально
Формирование путевого листа Один день либо период
Дата использования Один день либо начало и окончание использования
Комментарий специалиста Антона Шевченко

Действующий XML-формат электронного путевого листа утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/116@. XML-файл состоит из шести файлов обмена (титулов).

Обязательные титулы

В приказе № ЕД-7-26/116@ перечислены четыре файла обмена, которые должны быть в каждом путевом листе:

  • титул об обстоятельствах и особенностях рейса: данные компании-перевозчика, водителя, информация об автомобиле и виде перевозки;
  • титул с результатами предрейсового медосмотра: данные водителя и медработника, сведения о ходе и итогах осмотра;
  • титул с показаниями одометра при выезде транспорта с парковки;
  • титул с показаниями одометра при заезде транспорта на парковку.

Ситуационные титулы

ЭПЛ может содержать два дополнительных файла обмена:

  • титул с результатами предрейсового техосмотра. Этот титул называют необязательным, исходя из текста приказа ФНС № ЕД-7-26/116@. Но согласно п. 8 приложения 11 к постановлению Правительства РФ № 931, заполнять этот титул необходимо;
  • титул с результатами послерейсового медосмотра. Его заполняют, только если этого требует законодательство или внутренний регламент компании.

Как заполнять электронные путевые листы по новым правилам

Электронное заполнение путевого листа происходит до выпуска автомобиля на линию. Можно оформлять несколько ПЛ на один автомобиль, если на нём работают несколько водителей.

Титул 1 с информацией об обстоятельствах и особенностях рейса заполняет перевозчик или диспетчер. В нём указываются сведения о рейсе, водителе, ТС, вид перевозки и сообщения, а также срок действия ЭПЛ и данные того, кто его оформляет.

Титул 2 с результатами предрейсового медицинского осмотра заполняет медработник, который проводил осмотр водителя перед поездкой. Медработник указывает дату, время и результаты медосмотра.

В качестве результата проведения медицинского осмотра водителя в ЭПЛ предусмотрены следующие отметки:

  • «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»: проставляется, если водитель здоров и у него не нашли признаков алкогольного или наркотического опьянения;
  • «прошёл предсменный, предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей не допущен»: если врач увидел признаки заболевания, алкогольного или наркотического опьянения.

Титулы 3, 4 и 5 с результатами предрейсового техосмотра, показателями одометра до и после выезда заполняет механик или контролёр, ответственный за ТО транспортных средств и выпуск их на линию. Он указывает результаты техосмотра и показания одометра перед началом рейса и после его окончания.

В результате техосмотра в путевом листе появляются отметки:

  • «выпуск на линию разрешён», если транспорт соответствует установленным требованиям;
  • «выпуск на линию не разрешён», если при техосмотре обнаружились несоответствия требованиям.

Титул 6 заполняет медработник, если водителю нужно пройти послерейсовый медосмотр.

Как подписывать ЭПЛ

Одно из преимуществ электронного путевого листа заключается в том, что сотрудники могут пересылать его друг другу на любое устройство и подписывать с помощью электронной подписи. ЭПЛ должны подписывать:

  • владелец транспорта: с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП);
  • врач, который проводил медосмотр: с помощью УКЭП;
  • механик, который проводил техосмотр и фиксировал показания одометра: с помощью УКЭП или неквалифицированной электронной подписи (НЭП).

Если электронный путевой лист используется при приёме груза для перевозки, водитель или перевозчик должен предоставить грузоотправителю подтверждение формирования ЭПЛ и его реквизиты. Для этого перевозчик через оператора ЭДО направляет грузоотправителю файл обмена ЭПЛ, подписанный УКЭП.

Также сведения из ЭПЛ необходимо передавать в информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Отправлять данные в систему нужно через посредника — оператора электронных путевых листов. Перечень операторов ГИС ЭПД есть на сайте Минтранса России.

При проверке документов в дороге используется QR-код, в котором зашифрованы все данные ЭПЛ. Когда сотрудник ГИБДД сканирует код, то получает путевой лист со всей информацией. Это работает, даже если в местности нет интернета.

В общем виде схема работы с электронным путевым листом выглядит так:

Что нужно для внедрения ЭПЛ

Итак, что потребуется для того, чтобы настроить систему работы с электронными путевыми листами?

  1. Заключить договор с оператором электронного документооборота. Оператор ЭДО отправит путевые листы вашим контрагентам и загрузит их в базу ГИС ЭПД.

  2. Выпустить электронные подписи для работников: медиков, технических специалистов.

  3. Подготовить устройства для работы с путевыми листами. Редактировать и подписывать ЭПЛ можно с помощью смартфона, планшета или ПК.

Штрафы при работе с ЭПЛ

Обмен электронными путевыми листами ввели недавно, и ещё не все перевозчики разобрались, как это работает. Рассмотрим, какие штрафы грозят предпринимателям из-за ЭПЛ.

Нет путевого листа

Если перевозчик не оформил бумажный или электронный путевой лист, водителя оштрафуют на 500 рублей. Должностное лицо, которое отвечает за подготовку документов, получит штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей. Кроме того, из-за отсутствия путевого листа инспекторы могут заподозрить, что перед рейсом перевозчик не проводил медицинский и технический осмотры. В этом случае компанию могут наказать в соответствии со статьями 11.32, 12.31 и 12.32 КоАП РФ.

Многие перевозчики используют путевой лист как первичный документ, с помощью которого можно подтвердить расходы на поездку. Если ФНС обнаружит, что первичного документа нет в архиве компании, организация получит штраф в размере от 10 до 30 тысяч рублей. Если из-за отсутствия путевых листов будет снижена налоговая база, компании придётся заплатить 20% от суммы недоимки (минимальный штраф — 40 тысяч рублей).

Путевой лист составлен с ошибками

Штраф за ошибки в ЭПЛ зависит от того, какие именно сведения не указали в документе:

  • нет данных о предрейсовом медосмотре: штраф от 15 до 25 тысяч рублей для должностных лиц и ИП, от 110 до 130 тысяч рублей для юрлиц;
  • нет данных о техосмотре: штраф 3 тысячи рублей для водителей, 5 тысяч рублей для должностных лиц, 30 тысяч рублей для ИП и юрлиц.

ГК «Астрал» представляет сервисы
для обмена электронными перевозочными документами (ЭПД)

1С-ЭПД
Решение работает во всех типовых конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните формировать электронные путевые листы в привычной конфигурации 1С без доплат за модули и коннекторы. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

Для нетиповых конфигураций 1С подойдёт Проектное решение 1С-ЭПД. Проектное решение дополнено мобильным приложением для водителя и механика. С его помощью сотрудники могут подписывать электронные перевозочные документы со смартфона.


Узнать подробней

Платформа ЭПД
Интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Узнать подробней
Электронные путевые листы фото №1




Оплачивайте только отправленные документы

* Стоимость за один комплект
на сумму
Антон Шевченко

Руководитель направления «Электронные перевозочные документы» (ГК Астрал).Эксперт в областях: IT, документооборот, маркетинг, HR, производство, ритейл, финансы, транспорт

+7 (499) 444-71 -90

Антон Шевченко

Автоматизируйте электронный документооборот логистики

Работайте с нами

Удобно

Удобно

Мы предлагаем комплексный подход в автоматизации электронного документооборота логистики.

Выгодно

Выгодно

Гибкая ценовая политика, предложения и скидки для новых и постоянных клиентов. Мы предоставляем возможность приобрести все необходимое для бизнеса в одном месте по оптимальной стоимости.

Квалифицированные специалисты, собственный склад — вам не придется ждать.

Быстро

Быстро

От заявки до внедрения – самые короткие сроки. Настройка, регистрация, запуск, обучение - доверьте все нашим профессионалам.

Комфортно

Комфортно

Наши специалисты проведут подключение ЭДО для логистики "под ключ": вам нужно будет только начать работать!

Нужна помощь?

Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

/upload/iblock/2cb/83ntcp9mo719yt1bc2vmz53gzks01t31/illyustratsiya.png
Комментарии для сайта Cackle
Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог
{{FORM-FEEDBACK1 data-uname="54" data-color-brand="aspidblue" data-display="INLINE" data-button-text="Купить в 1 клик"}}
Зарегистрируйте бизнес онлайн за 15 минут
Зарегистрировать бизнес
autohello-finger