Техподдержка:
8 (800) 700-86-68
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
E-mail:
inform@astral.ru
Отдел продаж:
8 (800) 350-33-81
inform@astral.ru

Электронный документооборот в торговле

Электронный документооборот или ЭДО ― это автоматизированная система обмена документами между контрагентами и контролирующими органами. Они создаются сразу в цифровом виде.

Система защищает данные от изменения и перехвата во время передачи. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью — КЭП — и имеют юридическую силу. После подписания в них невозможно внести изменения и дополнительные данные, нельзя удалить часть информации. Таким образом, электронный документооборот надёжнее, чем бумажный.

Зачем нужен ЭДО при приёмке товаров

Система электронного документооборота охватывает практически все сферы производства. Упрощает первичный учёт и ведение финансовой отчётности. Чаще всех используется универсальный передаточный документ — УПД. Он заменяет привычный счёт-фактуру, служит первичным документом и основанием для операций налогового и бухгалтерского учёта. Цель введения УПД ― устранение дублирующей документации и упрощение ведения учёта.

Среди преимуществ:

  • быстрый поиск необходимых данных;
  • мгновенный обмен информацией и юридически значимой документацией;
  • удобное архивирование данных на сервере оператора.

Сегодня нет такой организации, которая бы не смогла использовать цифровой обмен документами. Такая система нужна, чтобы принимать товар по электронным накладным. Более того, для некоторых категорий продукции она обязательна. Например, предпринимателям, работающим с изделиями, подлежащими обязательной маркировке. Без подключения к системе электронного документооборота с ними будет невозможно работать. Это требование касается обуви, табака, лекарств, духов.

Что такое УПД

Универсальный документ был введён в 2013 году, сменив привычную отгрузочную документацию и счёт-фактуру. В него входят реквизиты, необходимые для вычета НДС и подтверждения факта передачи товара, работы, услуги.

УПД содержит следующую информацию:

  • основание отпуска товара;
  • дата операции;
  • список номенклатуры;
  • выделенный НДС;
  • подписи руководителя, ответственного сотрудника или иных уполномоченных лиц.

Использовать электронный передаточный документ можно при движении товаров и услуг, основных средств, материальных ценностей — об этом говорит письменное указание ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года.

Статусы УПД в ЭДО

Универсальный документ в электронном документообороте отражает НДС, передачу ТМЦ, выполнение работ или услуг. Расширенный набор реквизитов позволяет использовать форму для первичного учёта, как основание для вычетов по НДС.

Универсальный документ имеет три функциональных значения:

  • Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);
  • Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);
  • Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Статусы фиксируются в каждом цифровом документе, которые, в зависимости от значения, проходят разные бизнес-процессы. Универсальную форму можно назвать «конструктором», из которого можно сформировать необходимый документ.

Чем электронный УПД отличается от бумажного

Электронный формат документа обладает такой же юридической силой, как и бумажный вариант. При этом он выполняет больше функций. Универсальный передаточный документ можно использовать как счёт-фактуру, а бумажный — нельзя. Его не надо распечатывать, представлять на бумаге в отчётные органы, хранить в архивных папках. Он позволяет снизить количество пакетных данных, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, снижает расходы на оплату проведённых транзакций.

Существенные отличия имеет не конкретный формат документа — в нём заключены преимущества электронного документооборота заключены. Расходы на ЭДО значительно ниже затрат на бумажный документооборот. Исключается покупка расходных материалов для принтера, обслуживание самого устройства, оплата услуг почтовой или курьерской службы.

Стоит также помнить о том, что цифровой обмен данными ускоряет рабочие процессы, сокращает время отклика, снижает вероятность ошибки и защищает данные. За конфиденциальность отвечают не только отправитель и получатель, но и оператор электронного документооборота.

Как подключиться к ЭДО

  • Получите усиленную квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
  • Выберите оператора. Удостоверьтесь, что он работает с маркировкой и системой «Честный знак».
  • Получите у оператора идентификатор (уникальный код) участника электронного документооборота.
  • Отправьте своим контрагентам в системе приглашения работать удалённо или примите поступившие от них приглашения.

Некоторые организации предпочитают заключать дополнительные соглашения к основным договорам об использовании электронной системы документооборота. Это делается по желанию, закон этого не требует.

Для ЭДО в торговле лучше всего пользоваться готовыми сервисами. Продукт «1С-ЭДО» подходит тем, кто использует программы «1С». Он позволяет обмениваться любой документацией. Работать можно напрямую из программы «1С» в привычном интерфейсе без сторонних приложений.

Веб-сервис «Астрал Онлайн» доступен с любого устройства: ПК и мобильных гаджетов. Он работает с маркированной продукцией и любой электронной подписью. Пользователям неважно, к каким операторам подключены их контрагенты — в сервисе предусмотрен бесплатный роуминг.


Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle