Электронная подпись для ЭДО

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — усиленные квалифицированные (КЭП). Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами. НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами. Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно. Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

• уменьшаются расходы на печать документов;
• внутри программы ведётся история файлов;
• работа сотрудников становится более прозрачной;
• есть возможность автоматизации поиска необходимых файлов;
• документы готовятся по стандартным формам;
• файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
• уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

• защита от перехвата информации;
• защита файла от изменений после отправки.

Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.

С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.

Электронная подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. После заверения документ будет иметь юридическую силу, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти через нескольких сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

В зависимости от получателя, электронную подпись для ЭДО выдают в разных удостоверяющих центрах.

КЭП для руководителей юридического лица или ИП

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают КЭП в УЦ ФНС или доверенных лиц. Электронная подпись выдаётся только будущему владельцу. Получить подпись по доверенности не получится. Необходимо лично явиться в выбранное отделение налоговой. При себе нужно иметь паспорт, ИНН, СНИЛС и USB-токен типа А, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Клиенты налоговой обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного отделения. Поэтому лучше запланировать визит заранее и выделить на него дополнительное время.

КЭП для сотрудников организации и доверенных лиц

Работники юридического лица, доверенные лица и самозанятые получают КЭП в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Их перечень указан на сайте Министерства Цифрового развития. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.

Указанные категории владельцев получат квалифицированную электронную подпись физического лица. Чтобы работать от лица ИП или руководителя организации с ней нужно использовать машиночитаемую доверенность. Она наделит сотрудника необходимыми полномочиями

Сертификат КЭП физлица содержит в себе только информацию о гражданине, без привязки к работодателю. Поэтому её можно применять для личных целей. Например, поступить в вуз, оформить сделку купли/продажи квартиры, получить госуслуги и многое другое.

Если работникам не нужно участвовать в торгах или взаимодействовать с госорганами, то оформлять КЭП для каждого не обязательно. Есть решение, которое позволяет взаимодействовать с контрагентами, осуществлять внутренний и кадровый документооборот. Это массовый выпуск неквалифицированных электронных подписей для своих сотрудников. Он исключает покупку токенов для каждого пользователя. Подпись будет хранится в облаке, а система встраивается в ЭДО компании.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог