СЭД – система электронного документооборота

Системы обмена документами стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программы, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды отчётности.

Современные системы отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Они подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям.

Совмещать делопроизводство онлайн с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, УПД, товарные накладные и пр.) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в цифровом формате (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании онлайн не нужно ничего дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной ЭП, которая гарантирует юридическую значимость.

В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с цифровым обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в цифровой формат и наличия СЭД, на бумаге остаются:

• приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ);
• акты о несчастном случае на производстве;
• журналы с инструктажем по охране труда.

Существуют разные системы, в том числе и в госсекторе. Так, для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, данную систему используют внебюджетные фонды и кредитные организации.

В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.

Таким образом, системы МЭДО и СМЭВ представляют собой платформы для госструктур, которые решают задачи, специфичные для государственного сектора. В этом контексте СЭД представляет собой базу или каркас, с которым интегрируется МЭДО или СМЭВ. При этом интеграция с МЭДО осуществляется через стандартный модуль, а для СМЭВ уже разрабатывается индивидуальное проектное решение в зависимости от особенностей организации. При выборе госструктуры обязательно учитывают наличие коннектора для МЭДО, который сейчас предлагают все крупные игроки на рынке систем обмена документами в цифровом формате.