Лист регистрации участников общего собрания ООО

Лист регистрации участников общего собрания ООО – документ, используемый для подтверждения факта присутствия на этом мероприятий конкретных лиц. Когда применение этого документа необходимо и как правильно его заполнить, читайте в нашей публикации.

Когда применяется лист регистрации участников ООО

Любое общее собрание участников ООО (плановое или внеплановое) в обязательном порядке должно сопровождаться регистрацией участников, которые прибыли на проводимое мероприятие.

Первое собрание учредители общества с ограниченной ответственностью проводят ещё до государственной регистрации ООО. На нём определяется доля уставного капитала каждого участника, название организации, юридический адрес, генеральный директор, устав, и решаются другие ключевые вопросы. Все принятые решения фиксируются в протоколе. С момента регистрации ООО его учредители называются участниками, а для всех общих собраний ведётся предварительная регистрация.

Регистрация участников собрания ведётся в день, когда будет проведено намеченное собрание. Для этого в помещении, где соберутся приглашённые, до его начала открывается запись участников. Также она может проводиться не только непосредственно в месте сбора, но и в соседнем помещении. Главное условие в выборе места её проведения – доступность для участников.

Регистрация участников общего собрания ООО необходима для подтверждения факта присутствия членов Общества на проводимом сборе. Особенно это важно для случаев, когда на собрании проводится голосование. Наличие регистрационного листа исключает фальсификации в голосовании и принятии решений, выносимых на повестку собрания.

В спорной ситуации, разрешение которой проводится в судебном порядке, отсутствие имён голосовавших членов Общества в регистрационном листе может считаться признаком того, что процедура голосования была проведена с нарушениями и её результаты могут быть признаны недействительными. Обратная ситуация – наличие правильно заполненного Листа регистрации поможет доказать правомочность решения, принятого на собрании.

Стороны Листа регистрации участников общего собрания Общества

Лист регистрации участников собрания ООО содержит информацию о двух сторонах:

• лицах, имеющих полномочия для ведения регистрации участников. Обычно они назначаются учредителями Общества.
• участниках Общества, которые присутствуют на проводимом собрании.

Участники Общества могут присутствовать на собрании лично, либо прислать на него своих представителей. В случае если участник Общества – организация, тогда указывается её название, а также имя и должность лица, которое представляет её на этом мероприятий и документ, на основании которого это лицо действует от имени представляемой компании.

Содержание Листа регистрации участников общего собрания Общества

Законодательством не установлена чёткая форма заполнения этого документа, однако есть ряд сведений, которые он должен содержать в обязательном порядке, чтобы информацию об участии в собрании членов Общества можно было подтвердить. К ним относятся:

• Место проведения собрания. Обычно оно совпадает с местом регистрации.
• Время проведения регистрации. Указывается время её начала и окончания. Началом времени регистрации считается время оглашения созыва собрания, а окончанием – непосредственно время начала мероприятия.
• Фамилии, имена, отчества, должности участников, прибывших на собрание, а также наименование компаний (если участники работают в организациях и присутствуют от их имени).
• Статус. В документе указывается, лично присутствует участник или же на мероприятие пришёл его представитель. Если участника представляет уполномоченное (доверенное) лицо, в этом случае указывается номер доверенности, а также данные представителя. Доверенность должна быть обязательно заверена нотариусом.
• Размер доли участия присутствующих. Эти сведения позволяют определить кворум для проведения текущего собрания, поскольку на его повестке могут быть вопросы, которые требуют только единогласного одобрения.
• Реквизиты документов, удостоверяющие личность присутствующих участников собрания.
• Подписи участников. Все сведения, внесённые в документ, должны быть заверены участниками мероприятия.

Важно! Если в регистрационном листе нет личной подписи участника, доказать его присутствие на собрании невозможно.

• Подпись лица, ведущего регистрацию участников собрания ООО. Регистрационный документ заполняется от лица учредителей собрания, которые уполномочивают своего сотрудника, аудитора, либо ревизора на её проведение.

Согласно с этими обязательными требованиями, разработан образец Листа регистрации участников собрания ООО, который вы можете скачать и использовать.

Процедура регистрации участников собрания ООО

Процесс регистрации довольно простой и включает всего 3 этапа:

1. Установление личности регистрирующихся лиц. На этом этапе регистраторы знакомятся с документами участников, вносят их данные в бланк регистрации.
2. Проверка доверенностей (для представителей участников).
3. Подпись участников и представителей в регистрационном бланке.

На каждого прибывшего достаточно нескольких минут на внесение нужных данных и получение подписи.

Какие документы нужны для регистрации на общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью

Для регистрации и получения права голосовать учредители, участвующие в собрании, должны предъявить:

• паспорт;
• доверенность (для представителей компаний-учредителей, пришедших на собрание);
• решение о назначении лица исполнительным представителем.

Если этих документов нет, регистрация и полноправное участие в сборе участников ООО становятся невозможными.

Что ещё нужно учесть при регистрации участников общего собрания

Закон №14-ФЗ не обязывает составлять регистрационный лист для собраний участников ООО. Однако в нём есть указание на то, что перед началом собрания регистрация участников должна быть проведена в обязательном порядке. Каждое общество имеет право на введение собственных актов относительно проведения процедуры регистрации и заполнение её бланка. Ключевое требование при этом – соответствие принципам доступности для всех участников. Процедура регистрации не должна создавать препятствий к посещению собрания и нарушать права членов организации участвовать в обсуждении важных вопросов и голосовании по ним.

Заключение

Заполнение Листа регистрации участников общего собрания ООО не обязательное, но наличие этого документа позволяет вести учёт присутствующих, а также доказать правомочность решений, принимаемых на собрании путём голосования.