Аренда помещения у физлица: процедура, документы и НДФЛ в 2026 году

Организация, арендующая помещение у обычного гражданина, автоматически принимает на себя функции налогового агента по НДФЛ. На практике это означает обязанность удержать налог из каждой выплаты, перечислить его в бюджет в установленные сроки и отразить операцию в расчете 6-НДФЛ. За любой сбой на этих этапах грозит штраф в размере 20% от неудержанной суммы, а к нему добавляются пени за каждый день просрочки.

Начиная с 2025 года доходы физлиц от аренды попадают под прогрессивную шкалу НДФЛ со ставками от 13% до 22%, привязанными к совокупному годовому доходу арендодателя. Арендатору это добавляет работы: необходимо контролировать, не пересек ли доход физлица очередной порог, и корректировать ставку удержания прямо в течение года. Ниже разобран весь процесс, начиная с подготовки договора и заканчивая отражением расходов в налоговом и бухгалтерском учете.

Договор аренды с физлицом: обязательные условия и регистрация

Не налоги становятся первым источником проблем при аренде у гражданина, а сам договор. Небрежное оформление или полное отсутствие документа ставит под угрозу признание расходов для целей налога на прибыль и может повлечь претензии при проверке.

Отчетность, бухучет и налоги

Отчеты ООО без сотрудников

Александра Кадынцева

05.05.2026

58 044

Существенные условия и форма договора

Между юридическим лицом и физлицом договор аренды здания (сооружения) или помещения в нем заключается в письменной форме путем составления единого документа с подписями обеих сторон (п. 1 ст. 651 ГК РФ). Устная договоренность не годится: без письменного документа арендные платежи невозможно отнести на расходы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ), а инспекция получает основание оспорить сам факт хозяйственной операции.

Без согласования двух существенных условий договор считается незаключенным. Первое из них, объект аренды, должен быть описан так, чтобы его можно было идентифицировать однозначно: адрес, кадастровый номер, площадь, этаж, номер помещения на поэтажном плане. Второе, размер арендной платы, для аренды зданий и сооружений (включая помещения в них) является существенным.

Помимо существенных условий, в договоре целесообразно закрепить срок аренды, периодичность и сроки внесения платы, распределение обязанностей по текущему и капитальному ремонту, механизм возмещения коммунальных расходов, а также основания для досрочного расторжения.

Когда нужна регистрация в Росреестре

Государственной регистрации подлежит договор аренды недвижимости, заключенный на срок один год и более; до момента регистрации он считается незаключенным.

Договоры сроком менее года, а также договоры на неопределенный срок регистрировать не нужно. Именно поэтому на практике распространена схема с заключением договора на 11 месяцев и последующей пролонгацией. Такой подход полностью законен и при возобновлении договора на неопределенный срок регистрация не требуется.

Для регистрации стороны подают совместное заявление в Росреестр (через МФЦ или в электронном виде). Размер госпошлины для физлица при электронной подаче составляет 350 рублей.

Акт приема-передачи

Передача здания или сооружения (а помещение является частью здания) оформляется передаточным актом либо иным документом о передаче, который подписывают обе стороны (ст. 655 ГК РФ). Пока акт не подписан, обязательство арендодателя по передаче объекта считается неисполненным.

Составлять ежемесячный акт оказанных услуг по аренде закон не обязывает. Для документального подтверждения расходов хватает договора, акта приема-передачи и платежных документов. Вместе с тем, если условие о ежемесячных актах включено в договор, их отсутствие способно стать формальным поводом для снятия расходов. По этой причине вписывать такое условие без реальной необходимости нецелесообразно.

НДФЛ при аренде у физлица: ставки, порядок удержания, прогрессивная шкала

Арендная плата, которую получает физлицо, квалифицируется как доход от источников в Российской Федерации. Организация или ИП, выплачивающие такой доход, несут обязанности налогового агента: исчислить, удержать и перечислить НДФЛ.

Отчетность, бухучет и налоги

Новые правила оформления счетов-фактур в 2026 году

Александра Кадынцева

06.05.2026

28 320

Ставки НДФЛ для резидентов: прогрессивная шкала с 2025 года

С 1 января 2025 года доходы налоговых резидентов РФ облагаются по пятиступенчатой прогрессивной шкале:

Арендные поступления входят в совокупную налоговую базу физлица вместе с зарплатой и другими доходами, облагаемыми по ст. 224 НК РФ. При удержании НДФЛ налоговый агент учитывает исключительно те суммы, которые он сам перечисляет конкретному физлицу. Допустим, компания платит арендодателю 100 000 рублей ежемесячно (1 200 000 в год) и больше никаких выплат этому лицу не производит. В таком случае удержание идет по ставке 13%, а окончательный расчет с учетом доходов от всех источников выполняет налоговая инспекция по итогам года.

Иная ситуация складывается, когда физлицо одновременно работает в организации-арендаторе: агент обязан суммировать зарплату и арендную плату при определении применимой ставки.

Ставка для нерезидентов

Физлица, не имеющие статуса налогового резидента РФ (находились в России менее 183 дней в течение 12 последовательных месяцев), уплачивают НДФЛ по ставке 30%. Прогрессивная шкала к ним не применяется.

Порядок удержания и перечисления

НДФЛ удерживается налоговым агентом в момент фактической выплаты арендной платы. Перечисление в бюджет происходит в составе единого налогового платежа (ЕНП).

НДФЛ перечисляется дважды в месяц. Налог, удержанный с 1-го по 22-е число текущего месяца, нужно перечислить не позднее 28-го числа того же месяца. Налог, удержанный с 23-го по последнее число месяца, перечисляется не позднее 5-го числа следующего месяца. К каждому сроку перечисления агент подает уведомление об исчисленных суммах налога.

Отчетность, бухучет и налоги

Как заполнить бухгалтерский баланс

Александра Кадынцева

09.04.2026

383 985

Страховые взносы и НДС: что платить не нужно

На арендную плату физлицу страховые взносы не начисляются. Объектом обложения взносами закон признает выплаты по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, тогда как договор аренды связан с передачей имущества в пользование, и выплаты по нему прямо выведены из-под обложения.

Физлицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, плательщиком НДС не является. Арендная плата, соответственно, НДС не содержит, и принять налог к вычету нельзя. Организация на общей системе налогообложения относит всю сумму арендного платежа на расходы без выделения НДС.

Отражение в 6-НДФЛ и бухгалтерском учете

Арендные выплаты физлицу отражаются в расчете 6-НДФЛ по форме, утвержденной приказом ФНС. Для арендной платы используется код дохода 1400 (доходы от предоставления в аренду или иного использования имущества, кроме транспортных средств и средств связи).

Раздел 1 расчета содержит суммы НДФЛ, подлежащие перечислению за последние три месяца отчетного периода, распределенные по срокам уплаты.

Раздел 2 фиксирует обобщенные данные нарастающим итогом с начала года: начисленный доход, налоговую базу, исчисленный и удержанный НДФЛ. Арендная плата включается в общую сумму доходов по соответствующей ставке.

При подготовке годового расчета дополнительно заполняется Приложение 1 (справка о доходах физлица, ранее известная как 2-НДФЛ). Доход от аренды указывается в ней помесячно с кодом 1400.

Бухгалтерский учет

Арендные платежи физлицу относятся к расходам по обычным видам деятельности (если помещение задействовано в основной деятельности) либо к прочим расходам (если используется для иных целей).

Типовые проводки:

Пример. Компания арендует офис у физлица-резидента за 80 000 руб. в месяц и других выплат этому лицу не производит. Сумма НДФЛ: 80 000 × 13% = 10 400 руб. Арендодатель получает на руки 69 600 руб. Проводки: Дт 26 Кт 76 на 80 000, Дт 76 Кт 68 на 10 400, Дт 76 Кт 51 на 69 600, Дт 68 Кт 51 на 10 400.

Расходы по налогу на прибыль

Арендные платежи за имущество входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При методе начисления расход признается на последнее число отчетного (налогового) периода или на дату расчетов по договору.

Документальное подтверждение обеспечивают договор аренды, акт приема-передачи помещения и платежные поручения. Ежемесячные акты, как отмечено выше, обязательны лишь тогда, когда такое условие прямо закреплено в договоре.

Коммунальные платежи: НДФЛ и учет

Обложение НДФЛ коммунальных расходов напрямую зависит от того, каким образом эти расходы структурированы в договоре.

Вариант 1. Коммунальные включены в арендную плату. Арендодатель получает фиксированную сумму и самостоятельно оплачивает коммунальные услуги. НДФЛ удерживается со всего платежа целиком. Для арендатора учет максимально прост: вся сумма списывается на расходы единой строкой.

Вариант 2. Арендатор компенсирует коммунальные сверх арендной платы. Минфин разграничивает такие платежи по принципу зависимости от фактического потребления. Компенсация расходов, размер которых не привязан к объему потребления (отопление, содержание общего имущества, капитальный ремонт), признается доходом арендодателя и облагается НДФЛ. Компенсация расходов, размер которых определяется фактическим потреблением арендатора (электричество, вода, газ по показаниям счетчиков), экономической выгоды для арендодателя не создает и под НДФЛ не подпадает.

Совет. Наиболее безопасный вариант: включить коммунальные в фиксированную арендную плату единой суммой. Это снимает все вопросы по НДФЛ и упрощает документооборот. Если необходима переменная составляющая, привяжите ее к показаниям приборов учета и зафиксируйте формулу расчета непосредственно в тексте договора.

Арендодатель-самозанятый: что меняется для организации

Когда физлицо зарегистрировано как плательщик налога на профессиональный доход (НПД), порядок взаимодействия заметно упрощается.

Самозанятый арендодатель уплачивает НПД самостоятельно по ставке 6% при получении дохода от юридических лиц. Организация-арендатор в этом случае налоговым агентом по НДФЛ не является и налог из арендной платы не удерживает.

Для того чтобы режим НПД применялся к арендным доходам, должны соблюдаться несколько условий. Объектом аренды выступает жилое или нежилое помещение. Годовой доход самозанятого не должен превышать 2 400 000 рублей. На каждую полученную сумму самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог» и передает его арендатору.

Что делать, если арендодатель утратил статус самозанятого

Право на НПД может быть утрачено в середине года (превышение лимита дохода, регистрация наемных работников и другие основания). С момента утраты статуса организация-арендатор приобретает обязанности налогового агента по НДФЛ и должна удерживать налог из всех последующих выплат.

Практическая рекомендация: пропишите в договоре обязанность арендодателя уведомить арендатора об утрате статуса плательщика НПД в течение 3–5 рабочих дней. Дополнительно перед каждой выплатой проверяйте статус контрагента через бесплатный сервис ФНС.

Штрафы за нарушения: налоговый агент и арендодатель

Дополнительная строка для ориентира: при сумме неудержанного НДФЛ, например, в 120 000 руб. штраф по ст. 123 НК РФ составит 24 000 руб. плюс пени за весь период просрочки.

Риски переквалификации: когда аренда превращается в предпринимательство

Налоговый орган вправе признать систематическую сдачу имущества в аренду предпринимательской деятельностью, если установит, что физлицо действует с целью систематического извлечения прибыли. Последствия для арендодателя серьезны: доначисление НДС (незарегистрированный предприниматель не может воспользоваться освобождением по ст. 145 НК РФ без соблюдения установленной процедуры), пересчет налоговых обязательств и штрафные санкции за ведение деятельности без регистрации.

Инспекции и суды обращают внимание на ряд признаков: сдача нескольких объектов одновременно, приобретение объекта специально для сдачи (не для личного использования, особенно если речь о нежилом помещении), длительный и регулярный характер аренды, активный поиск арендаторов с размещением рекламы.

Для организации-арендатора прямых налоговых последствий переквалификация статуса арендодателя не несет: обязанности налогового агента по НДФЛ сохраняются независимо от статуса контрагента. Вместе с тем, если физлицо зарегистрируется как ИП, порядок расчетов изменится: предприниматель уплачивает НДФЛ (или налог по спецрежиму) самостоятельно, и арендатор перестает выполнять агентские функции.

Самостоятельная уплата НДФЛ арендодателем: когда это возможно

Физлицо самостоятельно исчисляет и уплачивает НДФЛ с арендного дохода только в одной ситуации: когда арендатором является другое физлицо, не зарегистрированное как ИП. Поскольку налоговый агент в сделке отсутствует, арендодатель подает декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода, и перечисляет налог до 15 июля.

Если на стороне арендатора выступает организация или ИП, физлицо-арендодатель лишено возможности платить НДФЛ за себя. Обязанность закреплена за налоговым агентом императивно, а договорное условие вроде «НДФЛ уплачивает арендодатель» юридической силы не имеет.

Аренда помещения физлицом у физлица: особенности

Когда обе стороны сделки являются физическими лицами и ни одна из них не имеет статуса ИП, налоговый агент в правоотношении отсутствует. Все налоговые обязанности ложатся на арендодателя: он самостоятельно рассчитывает НДФЛ с полученного дохода, подает декларацию 3-НДФЛ не позднее 30 апреля следующего года и перечисляет налог не позднее 15 июля следующего года.

Ставки НДФЛ применяются в том же порядке: прогрессивная шкала от 13% до 22% для резидентов, фиксированные 30% для нерезидентов. Налоговая база равна полной сумме полученной арендной платы без каких-либо профессиональных вычетов (физлицо без статуса ИП не вправе уменьшить арендный доход на расходы по содержанию имущества).

Договор аренды недвижимости между физлицами оформляется в письменной форме. Поскольку арендная плата за недвижимость практически всегда превышает указанный порог, письменная форма фактически обязательна. При заключении договора на срок не менее года необходима государственная регистрация.