Товаросопроводительные документы

Любая грузоперевозка сопровождается целым комплектом документации. Ключевыми являются товаросопроводительные документы (ТСД).

ТСД – это формы, которые используются для учёта и перемещения груза от одного места к другому. Они содержат информацию о товаре, его количестве, стоимости, отправителе и получателе.

Такие документы могут включать накладные, счета-фактуры, транспортные накладные и другие варианты, которые подтверждают передачу продукции. Также они служат для контроля и организации его перемещения.

В этой статье мы ответим на вопросы:

• Товаросопроводительные документы – это какие документы
• Что они из себя представляют
• Как выглядит оформление товаросопроводительных документов и можно ли их заполнять в электронном виде
• Что будет, если ИП или ЮЛ нарушит правило заполнения ТСД
• Чем отличаются товарораспределительные документы от товаросопроводительных

Виды товаросопроводительных документов

В зависимости от того, какую информацию содержат бланки и для чего они предназначены. Товаросопроводительная документация на товар делится на несколько типов – это транспортные, финансовые и разрешительные формы. Разберём каждый из них.

Транспортная товаросопроводительная документация

Товарнотранспортные документы (ТТН) – это бумаги, которые используются для учёта и контроля перемещения груза при его транспортировке. Они выдаются в зависимости от вида транспорта, на котором перевозят продукцию.

Автомобильные перевозки

Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) – это документ, который подтверждает перевозку и описывает основные характеристики груза. Обычно ТТН выдаётся продавцом или отправителем товара. Она служит основанием для проведения отгрузки и получения необходимой продукции. Также ТТН является основным документом для учёта и контроля перевозки товаров.

ТТН содержит следующую информацию:

• наименование товаров в сопроводительной документации;
• данные отправителя и грузополучателя;
• количество, вес, качественные характеристики товара;
• тип упаковки;
• вид и точное время погрузки/разгрузки товара.

ТТН также содержит в себе все сертификаты, разрешения, инструкции и другие документы.

Акт о взвешивании транспортного средства. Заполняется в трёх экземплярах, необходим для контроля перевозок и расчёта по ним. Единая форма не утверждена, рекомендовано составление по Общим правилам передвижения товара на автомобиле.

Акт проверки правильности погрузки (ст. 1.1.4 Письма ФНС). Дополнение к ТТН, в котором указывается количество товара. Составляется в двух экземплярах. Унифицированной формы документа также нет.

Путевой лист необходим для учёта работы транспортного средства и водителя. Подробнее о путевых листах мы рассказали в статье.

Железнодорожные перевозки

Транспортная ж/д накладная.

Этот документ предоставляет право на отправку груза и служит основанием для его перевозки по железной дороге. Он также используется для контроля и учёта передвижения товара, а также для решения возможных спорных ситуаций.

Составляется грузоотправителем по определённой форме в зависимости от типа груза и контейнера. Оформляется в четырёх экземплярах. Содержит следующие сведения:

• логистическая информация (станции отправления и назначения);
• сведения о грузе (название, вес, общая сумма продукции);
• транспортные особенности (тип вагона, скоростная категория поезда);
• личные данные о перевозчике и т.д.

Ж/д накладная (форма ГУ-27у ВЦ) состоит из дорожной ведомости, которая дублирует данные накладной и содержит сведения о сроках доставки и пунктах перегрузки товара; корешка дорожной ведомости, который подтверждает передачу груза для перевозки; квитанции о приёмке товара.

Вагонный лист (форма ГУ-38 а-г). Содержит сведения о продукции, пломбировании вагона и сопроводительной документации. Составляется весовщиком после отгрузки. Лист нужен для того, чтобы рассчитать вес гружёного состава.

Опись на транспортировку товара (ст. 1.2.18 Письма ФНС). Дублирует данные ж/д накладной, подтверждает количество перевозимого груза.

Пересылочная накладная. Подтверждает полную выгрузку товара. Составляется в одном экземпляре для отдельных грузов их получателем. Скачать форму пересылочной накладной можно на официальном сайте «РЖД» в разделе «Грузовые перевозки – Документы и правила».

Морские перевозки

Коносамент (ст. 142 Кодекса торгового мореплавания РФ) – это юридический документ, выдаваемый перевозчиком (обычно морским) грузовладельцу или его агенту во время перевозки товара. Коносамент является подтверждением контракта передвижения и служит как доказательство владения грузом и договорённости о его передаче.

Обычно он составляется в трёх экземплярах на английском языке. Подтверждает факт заключения договора на перевозку между отправителем и транспортной компанией. Бывает нескольких видов:

• именной, ордерный, на предъявителя (ст. 199 ГК для государств стран-участников СНГ);
• линейный или чартерный – зависит от частоты перевозок;
• прямой или сквозной (какая схема передвижения груза).

Погрузочный ордер (форма КЭ-6.2). Используется в международных перевозках, особенно в морском транспорте. Ордер представляет собой документ, который указывает на необходимость погрузки определённого груза на судно. Он является частью контракта перевозки и выдаётся грузоотправителем или его агентом.

Погрузочный ордер содержит информацию о товаре, такую как название, количество, вес, размеры и особые инструкции для погрузки. Также в нём указывается имя отправителя и информация о судне, на которое необходимо выполнить погрузку.

Штурманская расписка – это документ, используемый в международных морских или речных перевозках, который подтверждает получение определённого груза на борту судна от штурмана или капитана.

Штурманская расписка содержит информацию о товаре, такую как описание, количество, вес, размеры, состояние упаковки и особые инструкции для хранения или обращения. Она также содержит информацию о судне, такую как его имя, регистрационный номер, порт отправления и назначения, дата загрузки и другую необходимую информацию.

Авиаперевозки

Авиагрузовая авианакладная. Составляется отправителем товара в трёх экземплярах и является доказательством подписания договора между ним и перевозчиком. Состав таких товаросопроводительных документов:

• главная информация о некоторых участниках сделки (грузоотправитель /перевозчик);
• места отправления и прибытия воздушного судна;
• данные о самом грузе (название товара, вес, количество мест и код ТН ВЭД);
• ценность и сумма его доставки;
• процессуальные вопросы – условия оплаты и возврата товара;
• штрафные санкции в случае нарушения условий договора.

Грузовой манифест. Используется для таможенного оформления, содержит полную информацию о грузе и условиях транспортировки, составляется для каждого пункта разгрузки.

Обязательные финансовые товаросопроводительные документы

В грузоперевозках по России в качестве финансовых товаросопроводительных документов чаще всего используются счёт-фактура, счёт и счёт-проформа.

Счёт-фактура служит основанием для расчёта за доставленный товар и выступает как приходная квитанция. В счёте-фактуре содержатся данные о товарах, их коды, стоимость, информация о контракте и его сторонах, условия поставки груза.

Счёт оформляется по аналогичной схеме, для составления документа используется форма №868.

Счёт-проформа (ст. 8.1.3 Письма ФНС) — это предварительный счёт, который оформляют при поставке товара частями или, если условия контракта предусматривают уплату за товар, только после его прибытия в полном объёме.

Разрешительные документы

Разрешительные документы выдаются в соответствии с действующим законодательством на отдельные виды товаров.

• Ветеринарное свидетельство выдаётся ветеринарными службами (государственными, ведомственными) при транспортировке заграницу животных, птиц.
• Санитарное свидетельство необходимо при транспортировке продуктов питания, животноводства, мясопродуктов. Выдаётся органом санитарного надзора.
• Фитосанитарное свидетельство используется при транспортировке плодов, растений. Выдаётся Государственной службой по карантину растений РФ.
• Карантинное свидетельство нужно при транспортировке грузов, которые могут быть разносчиками инфекций (семена, саженцы).
• Сертификат о безопасности товаров требуется при транспортировке видов товаров, которые определены Госстандартом России. Он выдаётся в соответствии с правилами системы сертификации.

К разрешительным документам также относятся лицензии и квоты, которые устанавливаются в соответствии с действующим законодательством на отдельные виды товаров.

Какие сопроводительные документы на товар являются необходимыми при международных перевозках

Выделяют 9 документов, которые необходимо сформировать:

Международная транспортная накладная (СMR).
МТН – это документ, который используется в международных грузовых перевозках для оформления и отслеживания перемещения товаров от отправителя к получателю.

Такая накладная содержит информацию о продукции, включая его характеристики, количество, вес, стоимость и указание наименования отправителя и получателя. Она действует как контракт между тем, кто отправляет, и перевозчиком и выступает в качестве доказательства заключения сделки и условий перевозки.

Таможенное гарантийное обеспечение.
Таможенное гарантийное обеспечение – это финансовая гарантия, которую требует таможня для обеспечения уплаты таможенных платежей, штрафов и иных обязательств, связанных с ввозом, вывозом и транзитом товаров через границу.

Оно может предоставляться различными способами, включая денежные средства на специальном банковском счёте, банковскую гарантию и т.д. Размер и форма обеспечения определяются в соответствии с требованиями таможенного законодательства и характером груза.

Книжка международных дорожных перевозок.
Книжка МДП – это документ, который позволяет перевозить грузы через пункты таможенного контроля в пломбированных автомобильных кузовах по упрощённой процедуре. Это означает, что при наличии книжки МДП, водитель или владелец грузового автомобиля может быстрее и удобнее пройти таможенный контроль при перевозке грузов.

Счёт-фактура или инвойс.
Счёт-фактура – это официальный документ, который выписывается продавцом и предоставляется покупателю в результате совершения товарной операции.
Он содержит информацию о товарах или услугах, их стоимости, налоговых расчётах и других реквизитах, необходимых для правильного учёта и расчёта налогов.

Дозвол.
Дозвол – это официальное разрешение, предоставляющее право на выполнение определённой деятельности, например, въезд автомобиля с грузом.

Упаковочный лист.
Упаковочный лист в международных перевозках, также известный как пакетный лист, является документом, который содержит информацию о содержимом и упаковке груза. Он предоставляет подробное описание каждого элемента товара, включая вес, размеры, физические характеристики и специальные инструкции по обращению с грузом.

Сертификат происхождения.
Сертификат происхождения в международных перевозках – это официальный документ, который подтверждает страну товара, к которой он относится. Требуется во многих случаях для осуществления международной торговли и таможенного оформления.

Сертификат происхождения обычно выдаётся экспортёром или производителем товара после подтверждения его происхождения и соответствует требованиям международных договоров или соглашений, например, Системы предпочтений в рамках Всемирной торговой организации (ВТО).

Такой документ содержит информацию о товаре, его производителе, стране происхождения, цене и количестве. Он помогает государственным органам контролировать торговлю, предотвращать обман покупателей и соблюдать международные торговые соглашения.

Важно отметить, что сертификат происхождения не является обязательным во всех случаях, и его требование может отличаться в зависимости от торговли и страны.

Транзитная декларация.
Транзитная декларация (форма-Т1) – это документ, который позволяет перемещать товары через территорию одной или нескольких стран без необходимости платить таможенные пошлины и проходить проверки во время транзита.

Она упрощает и ускоряет перемещение груза на границах в портах или аэропортах. В транзитной декларации указывается информация о товаре, отправителе, получателе и маршруте доставки.

Экспортная декларация.
Экспортная декларация – это документ, который используется при ввозе товаров из ЕС в РФ. Она является официальным заявлением экспортёра о намерении вывезти товары за пределы своей страны. В декларации указывается информация о грузе, его количестве и стоимости, а также организации и получателе.

Прочий комплект товаросопроводительных документов

Товары могут сопровождаться и другими документами, которые не относятся ни к одной из указанных выше групп.

• Сертификат качества выдаётся лабораториями после проведения анализа конкретного товара.
• Отгрузочная спецификация — документ, содержащий информацию об отправителе и получателе груза, транспортном средстве и о самом грузе (вес, габариты, число мест и т.д.).
• В упаковочном листе заполняется весь перечень товаров по каждой коробке, ящику и т.д. В нём содержится та же информация, что и в счёте-фактуре, но не указывается стоимость.
• Комплектовочная ведомость (ОКУД 1002005) содержит описание каждого места и самого транспортного средства (детали, агрегаты, узлы).
• Сертификат страны происхождения (форма СТ-1) выдаётся торгово-промышленной палатой, необходим для осуществления таможенной очистки товаров и расчёта таможенных платежей.

Как проверить правильность ТСД

Для проверки товаросопроводительных документов следует выполнить следующие шаги. Первое – убедитесь в наличии основной информации: наименование продавца и покупателя, их адреса, точное описание и количество товаров, цена, дата и место составления документов.

Далее проверьте правильность документов. Убедитесь, что ТСД корректно заполнены и не содержат ошибок – нет несоответствий в дате, количестве или описании товаров.

Третье – необходимые подписи должны присутствовать на документах. Проверьте, чтобы они имели юридический статус.

Если товары требуют специальных разрешительных документов (например, сертификаты соответствия или разрешения на экспорт/импорт), убедитесь, что они предоставлены и действительны.

Также не забудьте проверить на соответствие законодательству страны и международных правил.

Особое внимание уделите проверке документов, заполненных на английском языке. Главное, чтобы всё было корректно и согласно зарубежным стандартам.

Штрафы за отсутствие товаросопроводительных документов

Отсутствие документа, необходимого для перевозки, может повлечь за собой неприятные последствия для всех участников сделки:

• задержку отправки товара;
• финансовые издержки на хранение продукции, срочное оформление недостающих бумаг;
• штрафные санкции административного порядка.

Сумма штрафа зависит от того, какого документа не хватает и по какой статье квалифицируется правонарушение. Например, за отсутствие путевого листа или ТТН у водителя выносится предупреждение или штраф в размере 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ.

За реализацию товара, подлежащего обязательному подтверждению соответствия требованиям техрегламентов, без ТСД штраф по статье 14.45 КоАП РФ:

• для физлиц – 20 0000 - 40 000 рублей;
• для юридических лиц – 100 000 - 300 000 рублей.

Если отсутствует транспортная накладная, покупатель товара не сможет обосновать расходы на доставку груза. Поэтому налоговая посчитает такие расходы неправомерными и начислит штраф по статье 122 НК РФ – 20% от неуплаченной суммы налога. Это нельзя считать штрафом непосредственно за отсутствие ТТН, но если бы накладная была оформлена, подобных финансовых издержек можно было избежать.

Чем отличаются товарораспорядительные документы от товаросопроводительных

Товарораспорядительный документ — это объект торгового оборота, передача которого приравнивается к передаче прав на груз. Это значит, что владелец документа может распоряжаться товаром, указанным в нём. Товарораспорядительный документ выступает в роли ценной бумаги. Это может быть, например, коносамент и ж/д накладная.

Товаросопроводительные документы передаются отправителем груза перевозчику вместе с товаром, но они не дают право держателю распоряжаться грузом.

Какие транспортные документы можно оформить онлайн

В электронном виде можно оформить следующий пакет товаросопроводительных документов:

• ж/д накладные;
• вагонный лист;
• международную авиационную накладную;
• инвойс;
• международную транспортную накладную (CMR);
• путевые листы;
• внутреннюю транспортную накладную (ТТН).

На 2023 год участники грузоперевозок могут оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН) по желанию. Это документ, который подтверждает заключение договора на перевозку и затраты на логистические услуги. Он не содержит сведений о товаре. Поэтому должен сопровождаться накладной ТОРГ-12, которая подтверждает переход права на товарно-материальные ценности к покупателю.

Данные из ЭТрН передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обмен данными между участниками перевозки и ГИС ЭПД происходит через оператора ИС ЭПД — то есть, оператора ЭДО, имеющего специальную аккредитацию Минтранса.

При этом через ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами: ЭТрН, заказ-нарядами, сопроводительными ведомостями. Для того чтобы отправить контрагенту сопутствующие документы — договор, счёт-фактуру, УПД, — необходим сервис ЭДО.

Подводим итоги

Товаросопроводительным документом является заполненный бланк, который используется для организации и контроля перевозки грузов. Он служит для подтверждения правильности и законности перемещения товаров, а также для обеспечения информационной прозрачности и учёта при выполнении транспортных операций.

Что относится к товаросопроводительным документам? Это могут быть:

• ТТН;
• Счёт-фактура;
• Вагонный лист;
• Опись на груз;
• Коносамент и т.д.

Перечень товаросопроводительных документов разнится по некоторым факторам – способу перевозки (ж/д, авиа или автомаршрут), главным участникам сделки (ИП / ЮЛ / ООО) и типу ТСД (транспортные / финансовые / разрешительные).

Помимо обязательных документов, есть ещё и дополнительный комплект. В него входят сертификат качества, упаковочный лист, отгрузочная спецификация, комплектовочная ведомость и сертификат страны происхождения.

Перед тем как отправлять ТСД, важно их проверить на корректность. Сделать это можно с помощью знания всего пакета международных документов, сверки данных с другими бланками, занимающимися международными перевозками.