Товаросопроводительные документы

Любая грузоперевозка сопровождается целым комплектом документов. Расскажем о том, какие бывают товаросопроводительные документы и какие из них можно оформлять в электронном виде.

Виды товаросопроводительных документов

В зависимости от того, какую информацию содержат документы и для чего они предназначены, товаросопроводительные документы делятся на несколько типов: транспортные, финансовые, разрешительные.

Транспортные товаросопроводительные документы

Транспортные документы выдаются в зависимости от вида транспорта, на котором перевозят груз.

Автомобильные перевозки

Товарно-транспортная накладная (ТТН). Составляется отправителем товара, подписывается им и перевозчиком. ТТН содержит следующую информацию:

• наименование продукции;
• данные отправителя и грузополучателя;
• количество грузовых мест, вес, качественные характеристики товара;
• тип упаковки;
• вид и точное время отгрузки/разгрузки товара.

В ТТН указывается перечень всей остальной документации, сопровождающей перевозимый груз: сертификаты, разрешения, инструкции и другие документы.

Акт о взвешивании транспортного средства. Заполняется в трёх экземплярах, необходим для контроля перевозок и расчёта по ним.

Акт проверки правильности погрузки. Дополнение к ТТН, в котором указывается количество товара. Составляется в двух экземплярах.

Путевой лист. Документ необходим для учёта работы транспортного средства и водителя. Подробнее о путевых листах мы рассказали в статье.

Железнодорожные перевозки

Транспортная ж/д накладная. Составляется грузоотправителем по определённой форме в зависимости от типа груза и контейнера. Оформляется в четырёх экземплярах. Содержит следующие сведения:

• информация о пунктах отправления и назначения;
• наименование и характеристики груза, вес, число мест, стоимость;
• тип вагона, скоростная категория поезда;
• сведения о перевозчике.

В накладную входит дорожная ведомость, которая дублирует данные накладной и содержит сведения о сроках доставки и пунктах перегрузки товара; корешок дорожной ведомости, который подтверждает передачу груза для перевозки; квитанция о приёме товара.

Вагонный лист. Содержит сведения о грузе, пломбировании вагона и сопроводительной документации. Составляется весовщиком после отгрузки, нужна для того, чтобы рассчитать вес гружёного состава.

Опись на транспортировку товара. Дублирует данные ж/д накладной, подтверждает количество перевозимого груза.

Пересылочная накладная. Подтверждает полную выгрузку товара. Составляется в одном экземпляре для отдельных грузов их получателем.

Основные формы железнодорожной накладной ГУ-27 и ГУ-29-О и указания к заполнению документов регламентируются Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов ж/д транспортом, утвержденных Приказом МПС РФ № 39 от 18 июня 2003 года.

Морские перевозки

Коносамент. Основной транспортный документ для морских перевозок. Составляется в трех экземплярах на английском языке. Подтверждает факт заключения договора на перевозку между отправителем и транспортной компанией. Бывает нескольких видов:

• в зависимости от получателя бывает именным, ордерным, на предъявителя;
• от регулярности перевозок — линейный или чартерный;
• от схемы транспортировки — прямой или сквозной.

Погрузочный ордер. Содержит полную информацию о товаре и служит основанием для его погрузки на судно.

Штурманская расписка. Документ, подтверждающий приёмку груза на судно. В нём содержатся сведения о состоянии товара при погрузке и выгрузке.

Погрузочный ордер и штурманская расписка не могут быть использованы как товарораспорядительные документы и обмениваются на коносамент.

Авиаперевозки

Грузовая авианакладная. Составляется отправителем товара в трёх экземплярах и является доказательством подписания договора между им и перевозчиком. Документ содержит информацию:

• о грузоотправителе и перевозчике;
• аэропорты отправления и прибытия воздушного судна;
• название товара, вес, количество мест и код ТН ВЭД;
• ценность груза и стоимость его доставки;
• условия оплаты и возврата товара;
• штрафные санкции в случае нарушения условий договора.

Грузовой манифест. Используется для таможенного оформления, содержит полную информацию о грузе и условиях транспортировки, составляется для каждого пункта разгрузки.

Финансовые товаросопроводительные документы

В грузоперевозках по России в качестве финансовых товаросопроводительных документов чаще всего используются счёт-фактура, счёт и счёт-проформа.

Счёт-фактура служит основанием для расчёта за доставленный товар и выступает как приходная квитанция. В счёте-фактуре содержатся данные о товарах, их коды, стоимость, информация о контракте и его сторонах, условия поставки груза.

Счёт оформляется по аналогичной схеме, для составления документа используется форма №868.

Счёт-проформа — это предварительный счёт, который оформляют при поставке товара частями или если условия контракта предусматривают оплату за товар только после его прибытия в полном объёме.

Разрешительные документы

Разрешительные документы выдаются в соответствии с действующим законодательством на отдельные виды товаров.

• Ветеринарное свидетельство выдаётся ветеринарными службами (государственными, ведомственными) при транспортировке заграницу животных, птиц.
• Санитарное свидетельство необходимо при транспортировке продуктов питания, животноводства, мясопродуктов, выдаётся органом санитарного надзора.
• Фитосанитарное свидетельство используется при транспортировке плодов, растений, выдаётся Инспекцией по карантину растений.
• Карантинное свидетельство нужно при транспортировке грузов, которые могут быть разносчиками инфекций (семена, саженцы), выдаётся органами по карантину и защите растений.
• Сертификат о безопасности товаров требуется при транспортировке видов товаров, которые определены Госстандартом России, выдаётся в соответствии с правилами системы сертификации.

К разрешительным документам также относятся лицензии и квоты, которые устанавливаются в соответствии с действующим законодательством на отдельные виды товаров.

Прочие товаросопроводительные документы

Товары могут сопровождаться и другими документами, которые не относятся ни к одной из указанных выше групп.

• Сертификат качества выдаётся лабораториями после проведения анализа конкретного товара.
• Отгрузочная спецификация — документ, содержащий информацию об отправителе и получателе груза, транспортном средстве и о самом грузе (вес, габариты, число мест и т.д.).
• Упаковочный лист выдаётся в случаях, когда в одной упаковке находятся разные товары. В упаковочном листе содержится та же информация, что и в счёте-фактуре, но не указывается стоимость.
• Комплектовочная ведомость содержит описание каждого места и самого транспортного средства (детали, агрегаты, узлы).
• Сертификат страны происхождения (форма СТ-1) выдаётся торгово-промышленной палатой, необходим для осуществления таможенной очистки товаров и расчёта таможенных платежей.

Перечень необходимых товаросопроводительных документов, требующихся для транспортировки того или иного товара, может варьироваться и для оформления необходимых документов в короткие сроки целесообразно воспользоваться услугами специалистов компании «Service-Express», которые также помогут в организации доставки груза на выгодных для заказчика условиях.

Штрафы за отсутствие товаросопроводительных документов

Отсутствие документа, необходимого для перевозки, может повлечь за собой неприятные последствия для всех участников сделки:

• задержку отправки товара;
• финансовые издержки на хранение продукции, срочное оформление недостающих бумаг;
• штрафные санкции административного порядка.

Сумма штрафа зависит от того, какого документа не хватает и по какой статье квалифицируется правонарушение. Например, за отсутствие путевого листа или ТТН у водителя выносится предупреждение или штраф в размере 500 рублей по статье 12.3 КоАП РФ. На то, чтобы устранить нарушение, даются сутки. Если этого не сделать, штраф будут выписывать каждые сутки на протяжении всего пути машины.

За реализацию товара, подлежащего обязательному подтверждению соответствия требованиям технических регламентов, без товаросопроводительных документов штраф по статье 14.45 КоАП РФ составит 20–40 тысяч рублей для физлиц, 100–300 тысяч рублей для юридических лиц.

Если отсутствует транспортная накладная, покупатель товара не сможет обосновать расходы на доставку груза. Поэтому налоговая посчитает такие расходы неправомерными и начислит штраф по статье 122 НК РФ за неполную уплату налога. Это нельзя считать штрафом непосредственно за отсутствие ТТН, но если бы накладная была оформлена, подобных финансовых издержек можно было избежать.

Чем отличаются товарораспорядительные документы от товаросопроводительных

Товарораспорядительный документ — это объект торгового оборота, передача которого приравнивается к передаче прав на груз. Это значит, что владелец документа может распоряжаться товаром, указанным в нём. Товарораспорядительный документ выступает в роли ценной бумаги. Это может быть коносамент, ж/д накладная, варрант.

Товаросопроводительные документы передаются отправителем груза перевозчику вместе с товаром, но они не дают право держателю распоряжаться грузом.

Какие транспортные документы можно оформить онлайн

В электронном виде можно оформить:

• ж/д накладные;
• вагонный лист;
• международную авиационную накладную;
• инвойс;
• международную транспортную накладную (CMR);
• путевые листы;
• внутреннюю транспортную накладную (ТТН).

С 2022 года участники грузоперевозок могут оформлять электронную транспортную накладную (ЭТрН). Это документ, который подтверждает заключение договора на перевозку и затраты на транспортные услуги. Он не содержит сведений о товаре, поэтому должен сопровождаться накладной ТОРГ-12, которая подтверждает переход права на товарно-материальные ценности к покупателю.

Данные из ЭТрН передаются в ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Обмен данными между участниками перевозки и ГИС ЭПД происходит через оператора ИС ЭПД — то есть, оператора ЭДО, имеющего специальную аккредитацию Минтранса.

При этом через ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами: ЭТрН, заказ-нарядами, сопроводительными ведомостями. Для того чтобы отправить контрагенту сопутствующие документы — договор, счёт-фактуру, УПД, — необходим сервис ЭДО.