Акт-отчёт экспедитора

Отчёт экспедитора: особенности

Отчёт экспедитора является важным документом, который содержит информацию о выполненных услугах перевозки и заполняется вместо акта выполненных работ. Он играет значительную роль в современной логистической индустрии, обеспечивая эффективную доставку грузов от отправителя до получателя.

Отчёт экспедитора предоставляет подробную информацию о процессе транспортировки, проблемах, возникших по пути, и способах их решения. В данном тексте мы рассмотрим:

• что такое экспедиторская отчётность;
• в каких случаях она нужна;
• как выглядит форма её заполнения;
• частые ошибки при формировании отчёта.

Что такое отчёт экспедитора

Отчёт экспедитора представляет собой документ, который содержит информацию о выполненной экспедиционной работе. Это детальное описание о процессе доставки груза или товаров от отправителя до получателя.

Акт-отчёт экспедитора является важным инструментом для всей логистической отрасли, позволяющим контролировать и отслеживать движение продукции. Также он помогает реагировать на возможные проблемы и неисправности в процессе доставки.

Этот отчёт может быть важным документом для сторон, оплачивающих услуги экспедитора, чтобы те могли иметь полное представление о доставке и о том, что было выполнено по сделке.

Общие положения отчёта экспедитора

Экспедиторский документ является важным отчётом, который содержит информацию о выполненной работе и результате деятельности логистической компании. В нём обычно указываются следующие общие положения:

1. Дата и время составления отчёта.
2. Сведения об экспедиторской компании (название, адрес и контактные данные).
3. Информация о клиенте, для которого была выполнена транспортная работа (те же данные, как и в пункте № 2).
4. Перечень выполненных работ и услуг, включая описание каждой операции, дату и время её проведения, а также используемое оборудование и технику.
5. Сведения о состоянии и упаковке груза (вес, объём, вид и количество).
6. Информация о транспортном средстве, используемом для доставки груза, включая его марку, модель, номер и ФИО водителя.
7. Описание любых проблем или задержек, возникших в процессе выполнения экспедиционных операций, и предпринятых мер для их решения.
8. Сведения о сумме и стоимости всех сделанных работ и услуг, включая расходы на транспортировку, таможенные пошлины и другие затраты (если есть).
9. Подпись экспедитора и дата составления отчёта.

Эти общие положения помогают создать чёткую и объективную картину о выполненной работе, а также помогают в дальнейшем анализе и оценке эффективности работы экспедиторской компании.

В каких случаях нужен экспедиционный отчёт

Отчёт экспедитора может потребоваться в следующих случаях:

Подтверждение выполнения всех услуг.
Экспедитор с помощью отчёта доказывает факт доставки груза или выполнение дополнительных действий, таких как таможенное оформление или хранение товаров.

Учёт расходов и доходов во время перевозки товара.
Экспедитор может составить отчёт о фактически понесённых расходах, связанных с выполнением задачи (например, оплата транспорта и таможенных пошлин или страховки груза). Также есть возможность указать полученные от клиента платежи.

Учёт времени и маршрута.
Отчёт экспедитора может содержать информацию о часах, затраченным на выполнение задачи, а также о маршруте, пройденном при доставке груза. Это помогает контролировать продолжительность процесса и оценить эффективность работы экспедитора.

Разрешение претензий.
В случае возникновения споров со стороны клиента или других участников поставочной цепочки, документ может служить доказательством фактов и услуг, оказанных экспедитором.

Отчётность перед руководством или заказчиками.
В некоторых случаях экспедитор обязан представить данные о своей деятельности своему руководству или заказчику, чтобы они могли оценить выполнение поставленных задач, соблюдение сроков и качество работы.

Пример заполнения отчёта экспедитора

Отчёт можно напечатать на двух сторонах листа, но при этом на обратной стороне будут только подписи проверяющих лиц и печать организации. Водитель, заполняющий отчёт, будет работать с одной стороны, а остальные лица – с другой. Это поможет при проведении проверок и использовании данных.

Отчёт экспедитора составляется по специальной форме и состоит из двух частей – вводной (шапка документа) и основной. В первой части необходимо заполнить следующие пункты:

• Официальное название формы (МХ-21) и документа «Отчёт экспедитора».
• Формы по ОКУД и ОКПО.
• Название логистической компании, в которой работает экспедитор.
• № документа и дата заполнения.
• Информация о сроке и времени доставки (отчётный период).
• ФИО экспедитора.

Что же касается основной части документа, она состоит из таблицы с данными. В ней необходимо заполнить:

• № записи.
• Информацию о товарном документе (номер и дата поездки).
• Данные о продукте (что именно нужно отвезти экспедитор).
• Количество штук товара и сколько было отгружено.
• Был ли возвращён груз.
• Есть ли отклонения в весе.
• Окончательный результат доставки.

Особое внимание нужно уделить финальной части – подписям экспедитора, сотрудников, кто принял и проверил документацию. Также необходимо проставить даты.

Скачать форму отчёта экспедитора

Скачать образец заполненного отчёта экспедитора (по договору транспортной экспедиции)

Сколько понадобится экземпляров экспедиторского отчёта

Строгих правил, сколько именно нужно документов, нет. Однако есть условное «правило»: один рейс – один отчёт. Такой формат удобен как бухгалтерии, так и логистической компании.

Частые ошибки при заполнении

1. Неполное или некорректное заполнение полей. Отчёт должен быть заполнен полностью, без пропуска пунктов. Важно указывать все необходимые данные.
2. Ошибки в записях и недочёты. Водители часто могут небрежно исправить неточности, что усложняет прочтение документа. Можно использовать лишь зачёркивание одной линией и подпись «Исправлению верить».
3. Отсутствие подписей и печатей. Отчёт должен быть подписан экспедитором и другими участниками процесса, если требуется. Также необходима печать организации для подтверждения достоверности документа.
4. Неверная документация. Отчёт выполняется в соответствующей форме. При несоблюдении правил документ будет недействителен.
5. Отсутствие деталей. Отчёт должен содержать все подробности и информацию о проведённой работе, перевозке или других операциях. Отсутствие важных деталей может вызывать недопонимание и затруднить процесс проверки или использования документа.

Печатный или электронный вариант

Нет строгого правила заполнения только печатной или электронной формы. Поэтому вы можете выбрать сами, какой именно документ о перевозке будете составлять. Однако в качестве удобства рекомендуем вам всё же использовать электронный формат. Его главное преимущество – возможность сделать отчёт с помощью бухгалтерских компьютерных ПО. Это позволит не наделать ошибок и не получить штраф.

Часто задаваемые вопросы

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог