Поручение экспедитору

Что такое экспедиторское поручение и кто должен его оформлять

Грузоотправители и грузополучатели нередко прибегают к посредническим услугам экспедиторов, доверяя им организацию и осуществление перевозки. Привлечение нового участника всегда сопровождается оформлением дополнительных бумаг. Один из таких сопроводительных документов — поручение экспедитору.

Разберёмся, что это за документ и как правильно его оформить.

В соответствии с Федеральным Законом «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 № 87-ФЗ, к числу экспедиторских документов относятся:

• поручение экспедитору (содержит описание груза и инструкции по его транспортировке);
• экспедиторская расписка (подтверждает то, что груз был получен экспедитором);
• складская расписка (подтверждает то, что экспедитор принял груз для временного хранения на своём складе).

Оформление первых двух документов обязательно, без них у перевозчика или транспортной компании не будет законных оснований для приёмки груза со склада отправителя. А вот складская расписка оформляется только в том случае, если экспедитор (перевозчик) берёт груз на временное складское хранение.

Поручение экспедитору (также можно встретить термин «заявка на перевозку груза») — это документ, который служит основанием для оказания транспортных услуг перевозчика конкретному клиенту-заказчику. Именно здесь прописываются все необходимые характеристики груза и нюансы его перевозки. Поручение экспедитору устанавливает условия, которые перевозчику необходимо соблюдать, чтобы минимизировать все возможные риски и доставить груз получателю в надлежащем состоянии. В случае несоблюдения предписанных условий будет назначена процедура оценки ущерба и составлен акт о повреждении груза.

Поручение экспедитору всегда оформляется заказчиком (клиентом) транспортных услуг. Это может быть как отправитель, так и получатель груза.

Поручение экспедитору: бланк для заполнения

Формы экспедиторских документов и правила их заполнения приведены в Приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (зарегистрировано в Минюсте РФ 28.02.2008 № 11239). Бланк экспедиторского поручения можно найти в Приложении № 1 настоящего Приказа. Для удобства мы подготовили файл в формате DOCX, который можно скачать по ссылке ниже.

Скачать бланк «Поручение экспедитору».

Документ может быть оформлен как для разовой перевозки, так и для транспортных услуг, предоставляемых систематически. Однако в обоих случаях его оформление является обязательным.

Поручение экспедитору: порядок оформления документа

При оформлении экспедиторского поручения следует руководствоваться правилами, установленными в Разделе 2 Приказа Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.

Что важно учитывать при заполнении бланка

Чтобы поручение было составлено грамотно, важно помнить о некоторых моментах.

• Поручение должно полно и достоверно отражать особенности перевозимого груза. Неточная или неполная информация может привести к непредвиденным ситуациям в процессе перевозки и повреждению груза. Кроме того, перевозчик не несёт ответственности за возможные убытки клиента вследствие предоставления неверной информации в экспедиторском поручении.
• Для заполнения нужно использовать бланк установленного образца (подробности в предыдущем разделе).
• Печатать документ следует на бумаге стандартного формата А4.
• Допускается заполнение документа как от руки (синей или чёрной шариковой ручкой), так и на компьютере.
• Внесение исправлений (зачёркиваний, помарок) не допускается. Если при заполнении документа были допущены ошибки, нужно взять другой бланк и заполнить всё заново.

Как правильно заполнить бланк

Рассмотрим пошаговый алгоритм заполнения экспедиторского поручения.

1. Оформление начинается с шапки документа. Здесь указывается дата составления документа и его порядковый номер в соответствии со сквозной регистрацией документов у заказчика.
2. Далее вносится информация об участниках грузоперевозки (пункты с 3 по 6). Нужно указать наименование и полные реквизиты каждого участника: грузоотправителя, грузополучателя, клиента (тот, кто заказывает транспортные услуги) и экспедитора.
3. В строке «Уведомить сторону о прибытии груза» указывается отметка о необходимости уведомления грузоотправителя и/или клиента о прибытии груза, а также о способах уведомления.
4. В строке «Страна происхождения груза» пишется название страны, в которой зарегистрирован производитель груза.
5. Строка «Грузы, готовые к отправке, место, дата» заполняется, когда груз полностью готов для передачи экспедитору.
6. Строка «Вид транспорта» должна содержать информацию о параметрах транспортного средства: госномер, модель, тип загрузки и т.д.
7. Заполняя строку «Пункт назначения» нужно указать адрес доставки с указанием страны и почтового индекса.
8. Если на перевозимый груз оформлено страхование, то заполняется соответствующая строка. Важно указать номер и дату страхового полиса, данные страховой компании и условия страхования.
9. Далее следуют подробно расписать характеристики груза (пункт с 13 по 20): товарный код, маркировка в соответствии с законодательством РФ, количество машиномест, вид упаковки, вес брутто и нетто, объём и оценочная стоимость груза, размер упаковки.
10. В строке «Особые отметки» на усмотрение клиента прописывается дополнительная информация о грузе, которую экспедитору следует знать (способы перевозки, инструкции по сохранности груза, окружающей среды и т.д.).
11. В завершение клиент ставит свою подпись с расшифровкой и указанием должности.

Сколько экземпляров нужно составить

Экспедиторское поручение всегда составляется в двух экземплярах: один — для экспедитора, другой — для заказчика.

Поручение экспедитору: образец заполнения 2023

Ниже представлен образец заполненного поручения экспедитору.

Скачать пример заявки (поручения экспедитору), оформленной в соответствии с Приказом Минтранса РФ № 23.