Поручение экспедитору
Документ определяет перечень и условия оказания услуг в рамках договора
Тарифы 1С-ЭПД
Обмен перевозочными документами в 1С
Что такое экспедиторское поручение и кто должен его оформлять
Грузоотправители и грузополучатели нередко прибегают к посредническим услугам экспедиторов, доверяя им организацию и осуществление перевозки. Привлечение нового участника всегда сопровождается оформлением дополнительных бумаг. Один из таких сопроводительных документов — поручение экспедитору.
Разберёмся, что это за документ и как правильно его оформить.
В соответствии с Федеральным Законом «О транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 № 87-ФЗ, к числу экспедиторских документов относятся:
- поручение экспедитору (содержит описание груза и инструкции по его транспортировке);
- экспедиторская расписка (подтверждает то, что груз был получен экспедитором);
- складская расписка (подтверждает то, что экспедитор принял груз для временного хранения на своём складе).
Оформление первых двух документов обязательно, без них у перевозчика или транспортной компании не будет законных оснований для приёмки груза со склада отправителя. А вот складская расписка оформляется только в том случае, если экспедитор (перевозчик) берёт груз на временное складское хранение.
Поручение экспедитору (также можно встретить термин «заявка на перевозку груза») — это документ, который служит основанием для оказания транспортных услуг перевозчика конкретному клиенту-заказчику. Именно здесь прописываются все необходимые характеристики груза и нюансы его перевозки. Поручение экспедитору устанавливает условия, которые перевозчику необходимо соблюдать, чтобы минимизировать все возможные риски и доставить груз получателю в надлежащем состоянии. В случае несоблюдения предписанных условий будет назначена процедура оценки ущерба и составлен акт о повреждении груза.
Поручение экспедитору всегда оформляется заказчиком (клиентом) транспортных услуг. Это может быть как отправитель, так и получатель груза.
Поручение экспедитору: бланк для заполнения
Формы экспедиторских документов и правила их заполнения приведены в Приказе Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» (зарегистрировано в Минюсте РФ 28.02.2008 № 11239). Бланк экспедиторского поручения можно найти в Приложении № 1 настоящего Приказа. Для удобства мы подготовили файл в формате DOCX, который можно скачать по ссылке ниже.
Скачать бланк «Поручение экспедитору».
Документ может быть оформлен как для разовой перевозки, так и для транспортных услуг, предоставляемых систематически. Однако в обоих случаях его оформление является обязательным.
Поручение экспедитору: порядок оформления документа
При оформлении экспедиторского поручения следует руководствоваться правилами, установленными в Разделе 2 Приказа Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.
Что важно учитывать при заполнении бланка
Чтобы поручение было составлено грамотно, важно помнить о некоторых моментах.
- Поручение должно полно и достоверно отражать особенности перевозимого груза. Неточная или неполная информация может привести к непредвиденным ситуациям в процессе перевозки и повреждению груза. Кроме того, перевозчик не несёт ответственности за возможные убытки клиента вследствие предоставления неверной информации в экспедиторском поручении.
- Для заполнения нужно использовать бланк установленного образца (подробности в предыдущем разделе).
- Печатать документ следует на бумаге стандартного формата А4.
- Допускается заполнение документа как от руки (синей или чёрной шариковой ручкой), так и на компьютере.
- Внесение исправлений (зачёркиваний, помарок) не допускается. Если при заполнении документа были допущены ошибки, нужно взять другой бланк и заполнить всё заново.
Как правильно заполнить бланк
Рассмотрим пошаговый алгоритм заполнения экспедиторского поручения.
- Оформление начинается с шапки документа. Здесь указывается дата составления документа и его порядковый номер в соответствии со сквозной регистрацией документов у заказчика.
- Далее вносится информация об участниках грузоперевозки (пункты с 3 по 6). Нужно указать наименование и полные реквизиты каждого участника: грузоотправителя, грузополучателя, клиента (тот, кто заказывает транспортные услуги) и экспедитора.
- В строке «Уведомить сторону о прибытии груза» указывается отметка о необходимости уведомления грузоотправителя и/или клиента о прибытии груза, а также о способах уведомления.
- В строке «Страна происхождения груза» пишется название страны, в которой зарегистрирован производитель груза.
- Строка «Грузы, готовые к отправке, место, дата» заполняется, когда груз полностью готов для передачи экспедитору.
- Строка «Вид транспорта» должна содержать информацию о параметрах транспортного средства: госномер, модель, тип загрузки и т.д.
- Заполняя строку «Пункт назначения» нужно указать адрес доставки с указанием страны и почтового индекса.
- Если на перевозимый груз оформлено страхование, то заполняется соответствующая строка. Важно указать номер и дату страхового полиса, данные страховой компании и условия страхования.
- Далее следуют подробно расписать характеристики груза (пункт с 13 по 20): товарный код, маркировка в соответствии с законодательством РФ, количество машиномест, вид упаковки, вес брутто и нетто, объём и оценочная стоимость груза, размер упаковки.
- В строке «Особые отметки» на усмотрение клиента прописывается дополнительная информация о грузе, которую экспедитору следует знать (способы перевозки, инструкции по сохранности груза, окружающей среды и т.д.).
- В завершение клиент ставит свою подпись с расшифровкой и указанием должности.
Сколько экземпляров нужно составить
Экспедиторское поручение всегда составляется в двух экземплярах: один — для экспедитора, другой — для заказчика.
Поручение экспедитору: образец заполнения 2023
Ниже представлен образец заполненного поручения экспедитору.
Оформление экспедиторских документов возможно не только на бумаге, но и в электронном виде. С помощью специальных сервисов электронного документооборота (ЭДО) любые документы можно перевести в цифровой формат, упростив тем самым процессы их оформления и обмена.
Компания «Калуга Астрал» предлагает готовые решения для реализации ЭДО в сфере логистики и транспортных услуг. Например, сервис «1С-ЭПД» подойдёт тем предприятиям, которые пользуются учётной системой 1С. С его помощью можно работать с электронными перевозочными документами (ЭПД) в привычном интерфейсе. Сервис работает во всех популярных конфигурациях программы, поддерживает работу как с формализованными (например, электронная транспортная накладная), так и с неформализованными форматами (экспедиторская расписка, поручение экспедитору).
Также доступно интеграционное решение «Платформа ЭПД» — сервис, который легко встраивается в учётные системы пользователей, обеспечивает бесшовную работу с ЭПД всех форматов и позволяет вести ЭДО с контрагентами без перехода в сторонние сервисы.
загляните в Каталог
Автоматизируйте электронный документооборот логистики
1
Заключите договор
2
Получите подпись
3
Подпишите соглашение с контрагентом
4
Приобретите необходимое оборудование
Заключите договор с оператором ЭДО и подключитесь к электронному документообороту
Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся
Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота
Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО
Читайте в нашем блоге
Отраслевой императив в 2024 году: чего ожидать
Кейс ООО «АНГИЛ-ТРАНС»: Грузоперевозки с Астрал.ЭДО
Оставить заявку
Остались вопросы? Запишитесь на персональную демонстрацию сервиса. Мы покажем, как работать в сервисе и дадим персональные ответы