Внешний электронный документооборот

Оптимизируйте взаимодействие с контрагентами с внедрением внешнего электронного документооборота для вашего бизнеса!

Подробнее о продукте

Тарифы и цены

Подключение ЭДО

Автоматизация документооборота

Подключение роуминга ЭДО

Оптимизация документооборота

Внутренний электронный документооборотт

Стоимость внедрения ВЭДО

Выберите подходящий тариф для внешнего ЭДО: удобный обмен документами, защита данных и полное соответствие законодательству!

1 200 документов на 1 год

7 680 ₽

Стоимость одного документа 6,4 ₽

Что такое внешний электронный документооборот

ВЭДО – это все входящие и исходящие документы организации, которыми она обменивается с контрагентами, клиентами и контролирующими органами. К ним относятся:

счета-фактуры,
накладные,
акты выполненных работ,
ветеринарные сертификаты и другие разновидности документов.

В зависимости от участников документооборота, ВЭДО делится на две группы:

«Бизнес-бизнес» – взаимодействие с контрагентами, дистанционное банковское обслуживание, работа на электронных торговых площадках
«Бизнес-государство» – электронная отчетность, ответы на требования ФНС, работа с госзакупками, взаимодействие с судами и различными федеральными службами.

Зачем нужен внешний ЭДО

Внедрение обязательно для сдачи некоторых отчетов. Например, декларации по НДС и бухгалтерская отчетность принимаются только в электронном формате. Чтобы сдать отчетность в электронном виде, нужно подключиться к системе электронного документооборота.

Также ЭДО актуален:

Бизнесу для обмена документами с контрагентами.
Бухгалтерии для упрощения работы с первичной документацией.
Логистическим компаниям для оперативного оформления накладных.
Госструктурам для взаимодействия с организациями.
Удаленным командам для быстрого согласования и подписания документов.

Важно отметить, что во внешнем ЭДО участвуют четыре стороны:

организация, которая создает и отправляет документ;
фирма, которая получает документ;
оператор, который предоставляет электронную площадку для обмена документацией;
государственный орган, куда оператор передает информацию о сделках.

Электронный документооборот Астрал

Доки

Универсальный сервис электронного документооборота:
в 1С и веб-версии

Подробнее

1С-ЭДО

Электронный
документооборот
с контрагентами прямо
из 1С

Подробнее

Плюсы ВЭДО

Экономия времени

Документы оформляются сразу в электронном виде. Доставка их до адресата происходит мгновенно благодаря интернету. Чтобы внести изменения, достаточно отредактировать поле с ошибочной информацией. Не нужно полностью переписывать и повторно распечатывать бланк

Экономия места

Вся документация хранится в электронном виде – на компьютере или на сервере, если используется облачный сервис. Поэтому не нужно выделять помещение под бумажный архив

Повышенная безопасность

Все файлы подписываются с помощью ЭП и передаются по защищенным каналам связи. Оператор ЭДО обеспечивает шифрование информации и защиту от злоумышленников

Снижение затрат

Экономия на канцелярских принадлежностях, оргтехнике и доставке бумажных экземпляров контрагентам. При использовании бумажных носителей подписанный входящий документ необходимо отправить обратно партнеру, что влечет дополнительные расходы на пересылку

Минимизация риска штрафов

Непредоставление отчетов, подтверждающих расходы, во время налоговых проверок может повлечь наложение штрафов согласно статьям 120, 122 и 126 Налогового кодекса РФ. Первичную документацию легче систематизировать и отслеживать, что снижает вероятность штрафных санкций

Гибкость и удобство

Документ можно подписать в любой момент, даже если сотрудник находится в удаленном месте

Надежность и контроль

Документы, попавшие в систему ВЭДО, остаются в ней навсегда. Программа фиксирует данные об авторе, времени создания и отправки, получателе, содержании и других деталях, которые невозможно потерять

Экономия времени

Экономия места

Повышенная безопасность

Снижение затрат

Минимизация риска штрафов

Гибкость и удобство

Документ можно подписать в любой момент, даже если сотрудник находится в удаленном месте

Надежность и контроль

Как организовать ВЭДО

Перевести организацию на электронный документооборот можно быстро и без лишних затрат.

Соберите аналитику в компании по нескольким параметрам

Для этого нужно ответить на вопросы:

Какими документами вы обмениваетесь чаще всего – формализованными, то есть в формате, утвержденном законом, или в произвольной форме.
С какими контрагентами и госорганами вы чаще всего взаимодействуете.
По какому маршруту в вашей компании проходит документ перед отправкой – кто его согласовывает и подписывает. Возможно, вам также потребуется внутренний ЭДО.

Подключитесь к оператору ЭДО

Перечень операторов документооборота, которые работают на федеральном уровне, есть на сайте ФНС. Их роль при обмене электронными документами состоит в следующем:

Обеспечивает безопасность обмена данными.
Следит за изменениями в форматах и обновляет их при необходимости.
Сообщает налоговикам о новом участнике обмена счетами-фактурами.
Гарантирует доставку отчетности адресату.
Проверяет, действителен ли сертификат ЭП, которым подписывают документацию.

Для организации внешнего документооборота подключитесь к Доки. Продукт снабжен всеми необходимыми функциями для электронного взаимодействия как с государственными органами, так и с контрагентами. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений в функциональности.

Приобретите ЭП

Она необходима каждому сотруднику, в чьи полномочия входит
подпись отчетной документации. ЭП делится на:

ПЭП

Подойдет для внутреннего документооборота. Сертификат этого уровня позволяет идентифицировать сотрудника, подписавшего документ, но не дает никакой защиты.

НЭП

Подходит для визирования документов, но юридической значимости они иметь не будут.

КЭП

Обладает юридической силой. Она подходит для большинства операций внешнего документооборота: подписания любых документов, отправки отчетности, заключения договоров и участия в торгах.

С 1 января 2022 юрлица, ИП и нотариусы получают квалифицированную ЭП только в удостоверяющем центре ФНС или ее доверенных лиц. Подпись для сотрудников можно оформить в аккредитованных УЦ. Для документов, которые подписываются работниками от лица компании, требуется машиночитаемая доверенность.

Оформите уполномоченным сотрудникам квалифицированную электронную подпись для ВЭДО от «Калуга Астрал». Выберете подходящую ЭП для своих задач: торги на федеральных и коммерческих ЭТП, работа с ЕГАИС и другими госпорталами, подключение к ОФД. Чтобы оформить подпись для внешнего документооборота, не нужно приходить в офис – заявление заполняется в Личном кабинете пользователя и подписывается его действующей подписью.

Выберите способ отправки документации

Сервис ЭДО можно использовать тремя способами:

через веб-клиент;
интегрировать с учетной системой;
интегрировать с ВЭДО.

Выбор зависит от объема входящей и исходящей документации, направлений обмена, а также от наличия или отсутствия других продуктов.

Организовать внешний ЭДО можно с продуктами ГК «Астрал». Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота. Наши продукты полностью соответствуют законодательству РФ в сфере электронного документооборота. Сервисы адаптируются под нужды каждого клиента. Оставьте заявку, чтобы узнать об их возможностях и стоимости.

Как подключить ВЭДО

Оставьте заявку

С вами свяжется специалист нашей компании по вашему региону — он проконсультирует по всем актуальным вопросам, поможет заполнить необходимые документы и выставит счёт

Выберите тариф и оплатите счет

Получите договор и счёт на оплату, подпишите и направьте скан договора вашему менеджеру, после чего оплатите счёт

Подключитесь к сервису

После оплаты счета вам нужно лишь подключиться к выбранному продукту, следуя инструкциям от специалиста

Пригласите контрагентов

Отправьте приглашение и начинайте обмен электронными документами

Оставьте заявку

Выберите тариф и оплатите счет

Подключитесь к сервису

Пригласите контрагентов

После оплаты счета вам нужно лишь подключиться к выбранному продукту, следуя инструкциям от специалиста

Отправьте приглашение и начинайте обмен электронными документами

FAQ

Чем отличаются ВЭДО и EDI?

ВЭДО – обмен юридически значимыми документами (договоры, акты, счета) с использованием ЭП.
EDI – автоматизированный обмен структурированными данными (например, накладные, заказы) между продуктами разных компаний.

Основное отличие: ВЭДО ориентирован на юридическую значимость, EDI – на автоматизацию бизнес-процессов.

Можно ли передавать любые документы в электронном формате с юридической силой?

Большинство можно отправлять в электронном виде, если они подписаны ЭП. Однако для некоторых категорий (например, связанных с госбезопасностью) могут действовать ограничения.

Возможен ли обмен документами в электронной форме без применения электронной подписи и платного подключения к программе?

Нет, для обеспечения юридической значимости обязательна ЭП, а подключение к специализированным платформам требуется для соблюдения законодательных норм и безопасности.

Как обмениваться документами, если партнер работает на другой платформе?

В этом случае вы можете воспользоваться услугами роуминга, который обеспечивает взаимодействие между разными системами, или предложить клиенту подключиться к вашей платформе.

Лучше один раз услышать

Вебинары и мероприятия Астрал

Бесплатный вебинар: Счета-фактуры и УПД: ошибки, которые приводят к штрафам, и как их избежать

Штрафы за счета-фактуры пугают? Не все ошибки одинаково опасны! Какие нужно исправлять обязательно, а какие — оставить как есть? Расскажем на вебинаре.

08 июля в 10:00(МСК)

Подробнее

«ЭПД: всё, что нужно знать в 2025. Изменения законодательства. Пора готовиться к императиву?»

Комплексное рассмотрение внедрения ГИС ЭПД и предстоящих законодательных изменений, связанных с масштабированием системы на все виды транспорта и введением обязательного применения ЭПД

Завершён

Подробнее