Электронный документооборот в логистике

Name: Электронный документооборот в логистике
Brand: Астрал

Логистические процессы с ЭДО – быстро, просто и без ошибок

Тарифы

Стоимость внедрения ЭДО в логистике

Подберите тариф, подходящий для вашего бизнеса

1С-ЭПД 600 документов

3 600 ₽

Стоимость одного документа 6 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 1 000 документов

5 000 ₽

Стоимость одного документа 5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

1С-ЭПД 5 000 документов

22 500 ₽

Стоимость одного документа 4,5 ₽
Сверх лимита — 7 ₽
12 месяцев

Актуальность ЭДО для логистических компаний

Электронный документооборот в логистике — одно из самых значимых для участников перевозки нововведений. Правила обмена электронными перевозочными документами в России регулируются постановлением № 931, принятым 21 мая 2022 года. Также, согласно проекту постановления Правительства РФ (ID: 01/01/03-24/00146737), с 1 мая 2024 года по 1 мая 2025 года проводится эксперимент по внедрению электронного документооборота в сфере грузоперевозок. Пилотный проект охватит все виды транспорта.

Транспортные перевозки

Морские перевозки

Авиаперевозки

ЖД перевозки

Перевозки речным транспортом

Какие документы логистические компании могут перевести в ЭДО

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, через которую происходит документооборот. Электронные перевозочные документы необходимо оформлять в XML-формате, утверждённом ФНС. Сейчас утверждены следующие XML-формы для ЭПД.

Какие законы регулируют обмен ЭПД

Для организации электронного документооборота в транспортной логистике правительство изменило многие нормативные акты. Перечислим основные нормативные документы в логистике

Название документа	Что регулирует
Закон № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»	Ввёл понятие ЭПД. Определил порядок формирования и подписи ЭПД. Описал обязанности операторов ИС ЭПД
Постановление Правительства № 2200	Установило правила автомобильных грузоперевозок с использованием ЭПД
Приказ ФНС № ЕД-7-26/1065@	Утвердил форматы электронной транспортной накладной, сопроводительной ведомости и заказа-наряда
Приказ ФНС № ЕД-7-26/108@	Утвердил формат электронного заказа (заявки)
Приказ ФНС № ЕД-7-26/109@	Утвердил формат электронного договора фрахтования
Приказ ФНС № ЕД-7-26/116@	Утвердил формат электронного путевого листа
Постановление Правительства № 931	Ввело правила обмена электронными перевозочными документами
Приказ ФНС № ЕД-7-26/382@	Утвердил форматы электронного договора морской перевозки груза и коносамента
Приказ ФНС № ЕД-7-26/383@	Утвердил форматы электронного договора перевозки груза, дорожной ведомости, квитанции о приёме груза, а также обновил формат транспортной накладной

Что нужно для работы с ЭДО в логистике

Электронные перевозочные документы должны быть подписаны квалифицированной ЭП. Водитель может подписать документ

Простой электронной подписью

Неквалифицированной электронной подписью

Госключом с последующим подтверждением КЭП представителя перевозчика

Каждое подписание документа КЭП со стороны участника перевозки фиксируется в системе. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через операторов ЭДО, получивших соответствующее разрешение Министерства транспорта.

Как происходит обмен электронными документами в логистике

Основные участники обмена ЭПД — это грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. За документооборотом наблюдают контролирующие органы: Госавтоинспекция, налоговая служба, Минтранс и другие ведомства

Документы грузоперевозок

ЭДО
на складе

ЭДО
транспортной компании

ЭДО
экспедитора

Бухгалтерия логистики

ЭДО
ритейла

Чтобы инспекторы получали доступ к данным, все документы необходимо отправлять в федеральную базу — Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Документы в эту базу передают аккредитованные операторы ИС ЭПД. Для распознавания участников ЭДО в логистике используется GLN-номер.

Порядок обмена ЭПД зависит от того, какой именно документ оформили контрагенты. В общем виде документооборот между организациями выглядит так:

Порядок обмена ЭПД

Участник создаёт документ в сервисе от оператора ИС ЭПД и подписывает свой титул. Документу присваивают идентификатор

Оператор ИС ЭПД проверяет документ и идентификатор и передаёт файл в базу ГИС ЭПД

ГИС ЭПД сравнивает данные из документа с информацией из других ЭПД, которые отправили в базу прочие участники документооборота

После проверки от ГИС оператор отправляет документ контрагентам участника

Другие участники перевозки заходят в программу от оператора ИС ЭПД и поочерёдно подписывают свои титулы

Как происходит обмен ЭПД на примере ЭТрН при простом сценарии перевозки

Электронная транспортная накладная — один из ключевых документов перевозки, в котором грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия взаимодействия и отражают результаты

Грузоотправитель оформляет ЭТрН в учётной системе или веб-сервисе, подписывает раздел квалифицированной электронной подписью, передаёт информацию через оператора ЭДО в ГИС ЭПД, и далее документ направляется перевозчику и получателю груза

Водитель заходит в сервис с планшета или смартфона и подтверждает приём груза простой электронной подписью. Представитель перевозчика получает в сервисе оператора информацию от водителя и подписывает электронную накладную с помощью КЭП

Получатель принимает груз и подписывает свой раздел документа КЭП

Водитель подтверждает передачу груза ПЭП. Менеджер транспортной компании подписывает титул перевозчика КЭП и завершает документооборот

Преимущества внедрения электронного документооборота в логистике

Бумажные документы в сложных бизнес-процессах доставки грузов замедляют операционный цикл, отсрочивают выплаты и усложняют реагирование на изменения в логистической цепочке. Переход на обмен электронными документами дает массу преимуществ компаниям, занятым в перевозках

Ускорение документооборота

сокращение операционного цикла и увеличение оборачиваемости — транспортная компания получает оплату за услуги быстрее, чем при обмене бумажными документами

Доступ из любой точки мира

можно узнать, на какой стадии находится процесс грузоперевозки: каждый этап отмечается в ЭПД, также снижается риск потери документов и ошибок в процессах

Обновление документов

с ЭДО у вас появится возможность исправить ошибки или внести изменения в маршрут. Новый вариант ЭПД моментально становится доступен каждому участнику перевозки

Снижение стоимости операций

экономия на обработке, доставке документов, на бумаге и расходниках офисной техники

Хранение ЭПД в электронном архиве

можно быстро найти нужный документ, не нужно хранить бумажные копии

Упрощение проверок

предоставлять бумажные копии в налоговую не требуется

Автоматизация процессов

ЭДО позволит автоматизировать дополнительные сервисы для участников перевозки: доступ к финансированию, страхованию и другим продуктам из различных сфер

Что нужно для перехода на ЭДО в логистике

Для перехода на электронный документооборот в логистике необходимо подключиться к ГИС ЭПД через оператора ЭДО, так как через операторов и ГИС ЭПД можно обмениваться только электронными перевозочными документами. Для обмена с контрагентами договорами, счетами-фактурами, УПД и другой первичкой – необходим сервис ЭДО.

«Калуга Астрал» предлагает готовое решение, которое объединяет эти функции:

Позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и контрагентами, не переходя в сторонние сервисы
Передает документы в ГИС ЭПД
Поддерживает все утверждённые ФНС форматы ЭПД и визуализацию всех видов документов
Интегрируется с учётными системами для бесшовной работы с электронными документами

Сервисы обмена электронными перевозочными документами от ГК «Астрал»

1С-ЭПД

Решение работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает все установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

Узнать подробнее

API ЭПД

Интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы

Узнать подробнее

Как подключиться к ЭДО логистики от «Астрал»

Заключите договор

Заключите договор с оператором ИС ЭПД и подключитесь к электронному документообороту перевозочными документами

Получите подпись

Получите Квалифицированную электронную подпись для электронного документооборота. Вы можете использовать уже имеющуюся

Подпишите соглашение с контрагентом

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

Приобретите необходимое оборудование

Закажите оборудование для водителей и экспедиторов: смартфон или планшет для мобильного приложения. А для офисных сотрудников: компьютер или планшет для входа в ЛК ЭДО

Заключите договор

Получите подпись

Подпишите соглашение с контрагентом

Приобретите необходимое оборудование

Заключите соглашение с контрагентом об использовании электронного документооборота

FAQ

Какие риски возникают при переходе на ЭДО в логистике и как их минимизировать?

Проблемы, которые могут возникнуть при переходе на ЭДО в логистике: сбои в работе систем документооборота, ошибки при интеграции, сопротивление сотрудников и юридические сложности. Минимизировать их просто: достаточно обратиться к оператору ЭДО, который возьмет все процессы на себя и обеспечит безопасную передачу документов на всех этапах.

Как ЭДО может повлиять на скорость таможенного оформления грузов?

ЭДО ускоряет таможенное оформление за счет автоматизации передачи данных, исключения бумажных документов и ручного ввода, что сокращает время обработки, минимизирует ошибки и позволяет оперативно согласовывать информацию между участниками процесса.

Как электронный документооборот может улучшить прозрачность и отслеживаемость цепочек поставок?

ЭДО повышает прозрачность и отслеживаемость цепочек поставок за счет:

Цифрового следа: каждый этап документооборота фиксируется в системе.
Онлайн-доступа: все участники цепочки видят актуальную информацию в реальном времени.
Автоматизации: снижения ошибок и задержек при передаче данных.
Аналитики: возможности отслеживать статусы и сроки.

Это улучшает контроль, доверие и эффективность логистических процессов.

Как ЭДО может помочь в автоматизации процессов логистики и снижении человеческого фактора?

Внедрение электронного документооборота позволяет:

Исключить ручной ввод данных.
Провести интеграцию с другими системами и синхронизировать данные между ERP, CRM, TMS и т.д.
Подключить уведомления и напоминания для автоматического оповещения о сроках и статусах.
Проводить анализ данных и автоматически формировать отчеты.

Все это ведет к снижению количества ошибок, минимизации неточностей при заполнении и обработке документов.