Электронный документооборот

Организуем защищенную систему юридически значимого ЭДО между компаниями, учреждениями и их контрагентами.

Вы сможете обмениваться УПД (универсальными передаточными документами), накладными, счетами, актами, платежными поручениями и другой документацией в электронном виде.

Что такое электронный документооборот

Это совокупность автоматизированных процессов, которые охватывают все виды обработки документов: от их создания до перевода в архив.

В основе лежат две технологии: docflow и workflow.
Docflow – регулирует движение файлов между структурными подразделениями учреждения.
Workflow – устанавливает порядок работы и управляет разграничением прав доступа к информации.

8 основных причин, почему бумажный документооборот – в прошлом:

Экономия времени

Мгновенная отправка и получение пакета документов помогут оперативно решать множество задач и не задерживать рабочий процесс оформлением на бумаге. Производительность персонала увеличится на десятки процентов!

Generic placeholder image

Экономия денег

Вы снизите траты на бумагу, копировальную технику, расходные материалы и на доставку.

Никаких шкафов с кипами бумаг

Все ваши документы хранятся в электронном архиве. Они не потеряются, не сгорят и не испортятся.

Generic placeholder image

Организация под контролем

Мгновенный доступ к мониторингу поможет определить, на каком этапе находится документооборот. Четкое разграничение ролей и ответственных даст возможность оценить, кто и как выполняет задание.

Безопасность и юридическая значимость

Электронный документ передается по зашифрованному каналу, что исключает перехват или подмену данных. Усиленная квалифицированная электронная подпись обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.

Generic placeholder image

Избавление от ошибок

С помощью встроенной во все наши сервисы функции форматно-логического контроля ваш пакет документов всегда будет сформирован корректно.

Легко освоить

Вам не придется тратить время на то, чтобы разобраться, как работает система ЭДО. Любой документ легко отыскать. Пользователь может быстро получить информацию в соответствии с установленными полномочиями.

Generic placeholder image

Расстояние – не преграда

Теперь ваша компания не зависит от курьерских служб. Как бы далеко ни находился контрагент, документооборот с ним будет надежно организован, даже если он подключен к другому оператору ЭДО. В этом поможет роуминг, который мы настроим для вас бесплатно.

Посмотрите, сколько задач решает электронный документооборот!

  • Систематизация работы с документами.
  • Их подготовка по унифицированным (стандартным) формам.
  • Автоматическая классификация по различным параметрам.
  • Автоматизация поиска.
  • Осуществление рассылки.
  • Коллективный доступ к документации.
  • Оперативный обмен сведениями.
  • Ознакомление с опубликованными документами.
  • Использование централизованного хранилища для хранения пакетов и метаданных.
  • Формирование отчетов по отдельным подразделениям предприятий и статистики по маршрутизации.
  • Работа со списком персональных поручений.
  • И множество других задач!

Законодательство

Ряд законодательных актов, регулирующих сферу ЭДО

  • № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
  • № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
  • № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
  • № 152-ФЗ «О персональных данных»

Выберите подходящую вам систему ЭДО!

Системы электронного документооборота экономят время и финансовые ресурсы, а также повышают качество бизнес-процессов.

Внедрение системы ЭДО в учреждение – ответственный шаг, от которого зависит развитие предприятия и эффективность управления им.

Выбор исходит от специфики деятельности хозяйствующего субъекта, уровня его развития и целей. Каждый документооборот следует корректировать под нужды определенной организации. Мы это умеем!

Все наши продукты соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами, обеспечивают уровень информационной безопасности в соответствии с российскими и международными стандартами.

Организуем электронный документооборот для вашего учреждения быстро и недорого! Все наши программные продукты гибко адаптируются под нужды заказчика, что позволяет использовать их в любой сфере деятельности.

Мы разработали несколько вариантов. Узнайте их стоимость и возможности!

Типовые вопросы

Согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации №174н оба участника документооборота должны дать согласие на обмен документами. Для этого заключается соглашение. Его можно заключить в бумажной форме или в виде электронного документа в системе ЭДО «Калуга Астрал».

Отправить контрагенту приглашение в электронном виде из своей системы ЭДО и дождаться от него положительного ответа.

При работе в системах ЭДО «Калуга Астрал» используется квалифицированная электронная подпись (ЭП) в соответствии с 63-ФЗ «Об электронной подписи», выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром. Исключение составляет ПП «Астрал Отчет», где для работы с ЭДО может использоваться только ЭП, выданная аккредитованным УЦ «Калуга Астрал».
Список аккредитованных Минкомсвязи УЦ опубликован на Портале уполномоченного федерального органа в области использования электронной подписи.
ЭП, предназначенные для работы на торговых площадках, использовать в системах ЭДО нельзя — они не соответствуют требованиям 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Работа в системе ЭДО возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также с корректировочными и исправленными.
К формализованным документам относятся: УПД — универсальный передаточный документ, УКД — универсальный корректировочный документ, ДПТ — документ о передаче товаров, ДПРР — документ о передаче результатов работ; к неформализованным — произвольные документы в формате *.pdf, *.doc, *.xls и др. (договоры, письма, соглашения и пр.).

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», все документы, переданные по телекоммуникационным каналам связи через Оператора ЭДО, имеют юридическую силу.
В соответствии с Приказом Минфина 174н электронный документ счет-фактура должен быть передан контрагенту через Оператора ЭДО с применением ЭП. Такой документ будет иметь юридическую силу и может быть предоставлен по требованию ФНС в электронном виде.

Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО.
Электронный счет-фактура считается выставленным, когда продавец получил подтверждение Оператора электронного документооборота о поступлении файла счета-фактуры на сервер (п.1.10 Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 №174н ).
В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного счета-фактуры (п.1.10 — 1.11 Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).

Согласно п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому хранить их можно в электронном виде.
Хранение первичных бухгалтерских документов должно осуществляться не менее пяти лет (если иное не предусмотрено законодательством). Что же касается электронных счетов-фактур, то для них прописано обязательное хранение в электронном виде: согласно п.1.13 Приказу Министерства финансов РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н хранить их необходимо совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через Оператора электронного документооборота.
Таким образом, электронные документы для хранения дублировать на бумаге не обязательно. Бумажные копии электронных документов могут быть затребованы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ. Исправление счета-фактуры происходит путем создания новых документов: исправленных или корректировочных счетов-фактур.
Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или техническая ошибка в сумме), то взамен него составляется новый документ УПД с функцией счет-фактура и указывается номер исправления.
Корректировка УПД с функцией счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг (Приложение № 2 Постановления №1137). Основанием для выставления корректировки УПД с функцией счет-фактура является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).
Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными, корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны. При необходимости внесения исправлений в УПД с функцией счет-фактура покупатель направляет продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении. При получении уведомления об уточнении продавец устраняет указанные в уведомлении ошибки и возвращает покупателю исправленный УПД с функцией счет-фактура в электронном виде (Приказ Минфина №174н).
Порядок обмена исправленным или корректировочным документом ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом.

Документы, полученные средствами электронной связи и подписанные электронной подписью, приравниваются к письменным доказательствам (ст.75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ). Суды принимают электронные документы при соблюдении условий придания им юридической силы. В случае отсутствия возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.
Арбитражный процессуальный кодекс (АПК) устанавливает случаи, когда документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети «Интернет», а также документы, подписанные ЭП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств. Если копии документов представлены в электронном виде, суд может потребовать оригиналы документов (ч.3 ст.75 АПК).
АПК признает электронные документы в качестве письменных доказательств. Закон определяет письменные доказательства как «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» (ч.1 ст.75 АПК). Каждое лицо, участвующее в деле, обязано доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на обоснование своих требований и возражений. Электронный документ, предъявляемый в качестве доказательств должен иметь юридическую силу, только тогда он будет признан судом допустимым доказательством и положен в основу решения.
Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты, к которым относится подпись уполномоченного лица, в том числе электронная.
Согласно ст.55 Гражданского процессуального кодекса (ГПК), сведения о фактах, имеющих значение для правильного разрешения дела «могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов».
ГПК РФ напрямую относит электронные документы к письменным доказательствам и уточняет возможные способы их получения. Так, ч.1 ст.71 определяет письменные доказательства как «документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом».
Схожие положения есть в ГК РФ. П.2 ст.434 гласит: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». П.2 ст.160 ГК устанавливает, что использование при совершении сделок электронной подписи, как и другого аналога собственноручной подписи, допускается в предусмотренных законом случаях или по соглашению сторон.
На официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ существует возможность отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи.

В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного документа (п.1.10 — 11 Приказа Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н), причем Оператор ЭДО является третьей стороной, независимой от налогоплательщика и налоговой. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный документ УПД с функцией счет-фактура «задним числом» не получится.

Продукты по направлению:

Оставить заявку

Ещё не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку

Мы разработали несколько вариантов. Узнайте их стоимость и возможности!

Заказать
Настроить роуминг