Отчетность, бухучет и налоги

Как заполнить и когда сдавать «Сведения о застрахованном лице»

29.04.2026

102 603

4 минуты

С 15 июня 2025 года действует обновленная форма сведений о застрахованном лице, утвержденная приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Без этого документа Социальный фонд не сможет назначить работнику пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам или при рождении ребенка. Штраф за просрочку подачи составляет 5 000 рублей на организацию, а за недостоверные данные, повлекшие переплату пособия, фонд взыщет 20% от излишне выплаченной суммы. В статье разберем, как правильно заполнить и в какие сроки сдавать этот отчет.

С 2022 года в России работает проактивный порядок выплаты пособий. Социальный фонд сам узнает о наступлении страхового случая, например, получает данные об электронном листке нетрудоспособности, формирует предзаполненные сведения и направляет их работодателю для проверки. Чтобы этот механизм сработал, фонду нужны персональные данные работника и реквизиты для перечисления денег.

Именно для этого существует форма «Сведения о застрахованном лице» для СФР. Она содержит все необходимое: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации и способ получения пособия. Без этих сведений фонд не перечислит выплату, даже если больничный лист уже оформлен.

Проактивный порядок распространяется на три вида пособий: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при рождении ребенка. Пособие по уходу за ребенком до полутора лет по-прежнему назначается по заявлению работника.

Форма отчета Сведения о застрахованных лицах состоит из семи разделов. Заполняется на основании паспорта, СНИЛС и ИНН работника. Способ получения пособия и банковские реквизиты вносят со слов сотрудника.

Раздел	Что указывать
Персональные данные	Фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН
Документ, удостоверяющий личность	Серия, номер, дата выдачи паспорта (или иного документа)
Документы для иностранных граждан	Вид на жительство или разрешение на временное проживание
Иные обстоятельства	Сведения о проживании или работе в радиоактивной зоне
Адрес регистрации	Индекс, регион, район, населенный пункт, улица, дом, квартира
Адрес фактического проживания	Заполняется, если отличается от адреса регистрации
Способ выплаты пособия	На банковский счет, почтовым переводом или через иную организацию

В последнем разделе работник выбирает один из трех способов получения пособия. Если у сотрудника есть карта «Мир», достаточно указать только ее 16-значный номер. Для получения на банковский счет без привязки к карте потребуется указать наименование банка, БИК и номер лицевого счета.

Кадры / Персонал

Что нужно знать о МРОТ в 2026 году

Александра Кадынцева

17.03.2026

11 119

Форму можно заполнить от руки, на компьютере или комбинированным способом. При заполнении на бумаге соблюдайте четыре правила:

Записи делают заглавными печатными буквами, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
Текст не должен выходить за границы ячеек.
Исправления и зачеркивания недопустимы: при ошибке страницу переписывают заново.
Почерк должен быть разборчивым.

В конце бланка ставят подписи: застрахованное лицо или его уполномоченный представитель и уполномоченный представитель страхователя (руководитель, главный бухгалтер или иное лицо по доверенности; ИП — лично). Печать проставляется при наличии. При подаче формы на бумаге непосредственно в отделение фонда дополнительно проставляется отметка сотрудника СФР; при электронной подаче через СЭДО такая отметка не требуется.

Образец формы Сведения о застрахованном лице

Если работник хочет получить пособие, но карта «Мир» еще не оформлена, последний раздел формы можно оставить незаполненным. Реквизиты допускается передать позднее, до наступления страхового случая. В качестве временного варианта СФР принимает способ «почтовый перевод» с указанием адреса доставки.

Работодатель передает сведения в СФР не позднее трех рабочих дней со дня их получения от работника (ч. 15 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Подавать форму нужно в следующих случаях:

При приеме нового сотрудника по трудовому договору или договору ГПХ (если на вознаграждение начисляются страховые взносы).
При изменении персональных данных действующего работника: смена фамилии, паспорта, адреса регистрации, банковских реквизитов.
При увольнении сотрудника (фонд использует данные, если работник заболеет в течение 30 календарных дней после увольнения).
По запросу СФР, если фонд обнаружит неточности в ранее переданных сведениях.

Если данные работника не менялись, повторно подавать форму не нужно. Фонд использует последнюю отправленную версию.

СФР рекомендует не дожидаться наступления страхового случая, а направить сведения на всех работников в начале календарного года. Это ускорит назначение пособия, когда оно потребуется.

Автоматизируйте сбор кадровых данных и не нарушайте трехдневный срок

Астрал iКЭДО переводит кадровое делопроизводство в электронный вид: сотрудники подписывают документы с любого устройства, а данные для СФР всегда под рукой. Интеграция с 1С и гибкие маршруты согласования ускоряют сбор сведений о застрахованных лицах.

Узнать об Астрал iКЭДО

Сведения передают в электронном виде через систему социального электронного документооборота (СЭДО). Для подключения к СЭДО работодателю потребуется заключить договор с оператором электронного документооборота и получить усиленную квалифицированную электронную подпись.

Порядок взаимодействия через СЭДО выглядит так:

Работник заполняет бумажный бланк и передает его в отдел кадров или бухгалтерию.
Ответственный сотрудник переносит данные в учетную программу. На практике чаще информацию вводят сразу в программу и просят работника расписаться на распечатанном бланке.
Работодатель отправляет сведения в СФР через СЭДО, заверив документ УКЭП.

Если фонд обнаружит неполноту данных, он направит извещение через СЭДО. Работодатель должен подтвердить получение извещения в течение одного рабочего дня и направить недостающие сведения в течение пяти рабочих дней.

Отправляйте сведения в СФР прямо из 1С — без лишних шагов

Сервис 1С-Отчетность позволяет передавать документы в Социальный фонд через СЭДО в привычном интерфейсе 1С. Предварительная проверка данных перед отправкой поможет избежать штрафов за недостоверные сведения.

Подключить 1С-Отчетность

Отчетность, бухучет и налоги

Штрафы за несдачу и ошибки в РСВ

Александра Кадынцева

26.03.2026

100 246

Законодательство предусматривает три вида санкций для работодателя и один для должностного лица.

Нарушение	Размер штрафа	Основание
Несвоевременная подача сведений	5 000 ₽	ч. 3 ст. 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ
Непредставление документов по запросу СФР	200 ₽ за каждый непредставленный документ	ч. 4 ст. 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ
Подача недостоверных сведений, повлекших переплату пособия	20% от суммы излишне понесенных расходов, но не менее 1 000 ₽ и не более 5 000 ₽	ч. 2 ст. 15.2 Федерального закона № 255-ФЗ
Штраф на должностное лицо	от 300 до 500 ₽	ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ

Обратите внимание: штраф в 5 000 рублей начисляется на организацию целиком, а не за каждого работника. Санкция по ч. 4 ст. 15.33 КоАП РФ применяется отдельно к ответственному должностному лицу (как правило, к руководителю или главному бухгалтеру).

Пример: Бухгалтер получил от нового сотрудника заполненный бланк 10 марта 2026 года, но отправил сведения в СФР только 20 марта. Трехдневный срок (до 13 марта включительно) нарушен. Организации грозит штраф 5 000 рублей, а должностному лицу, допустившему просрочку, от 300 до 500 рублей.

Три действия, которые снизят риск штрафов и задержек с выплатой пособий:

Соберите сведения на всех работников в начале года, не дожидаясь больничных.
Настройте в учетной программе напоминание о трехдневном сроке подачи при приеме новых сотрудников.
Проверяйте актуальность банковских реквизитов и паспортных данных хотя бы раз в год: смена фамилии или просроченный паспорт затормозят выплату пособия на несколько недель.

Кадры / Персонал

График отпусков: правила составления и форма

Дарья Алексеева

29.04.2026

19 468

В каких случаях нужно подавать форму «Сведения о застрахованном лице» в 2026 году?

При трудоустройстве нового работника по трудовому договору или ГПХ с начислением взносов, при изменении ранее поданных данных (смена фамилии, паспорта, реквизитов), при увольнении и по запросу СФР. Если работник уже числится в штате и его данные не менялись, повторная подача не требуется.

Нужно ли подавать форму на сотрудницу в декретном отпуске?

Да. СФР нужна информация обо всех застрахованных лицах, включая тех, кто находится в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Если сведения были поданы ранее и данные не изменились, повторная подача не нужна.

Как заполнить форму, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства?

Поле с адресом регистрации не является обязательным для передачи формы в СФР. Сведения можно отправить без заполнения раздела V. При наличии адреса фактического проживания его указывают в разделе VI.

Как заполнить способ получения пособия, если у сотрудника нет карты «Мир»?

Раздел с указанием способа получения расчета допускает три варианта: банковский счет (без привязки к карте), почтовый перевод, выплата через иную организацию. Если карта еще не оформлена, работник может указать реквизиты расчетного счета (наименование банка, БИК, номер счета) или выбрать почтовый перевод. Раздел с реквизитами разрешено оставить пустым и заполнить позднее.

Что делать, если после отправки формы обнаружена ошибка?

Признака корректировки в форме не предусмотрено. Нужно заполнить бланк заново с верными данными и отправить повторно через СЭДО. Фонд будет считать актуальной последнюю полученную версию. Если ошибку допустил сам работник, попросите его перезаполнить бумажный бланк, после чего отправьте исправленные сведения.

Александра Кадынцева

29 апреля 2026

102603

Статья была полезна?

Да Нет