Опыт внедрения ЭПД

Цифровизация грузоперевозок — неизбежный процесс, и электронные перевозочные документы (ЭПД) играют в нём ключевую роль. Это решение предлагает компаниям значительные преимущества. С ним легко и быстро осуществляется юридически значимый электронный документооборот. Однако внедрение ЭПД требует комплексного подхода и учёта специфики каждого бизнеса.

В этой статье я расскажу про участие в проектах по переводу компаний на ЭПД с командой ГК «Астрал» и поделюсь накопленным опытом и анализом текущей ситуации.

Почему нужно внедрять ЭПД уже сегодня

Транспортная стратегия РФ до 2035 года чётко обозначила курс на цифровизацию. Утверждение форматов ключевых электронных документов, таких как ЭТрН и ЭПЛ, создало необходимую нормативно-правовую базу. Однако одного закона недостаточно — важно понимать нюансы его применения и учитывать отраслевую специфику.

Переход на ЭПД актуален уже сейчас по нескольким причинам.

• Законодательные требования. Например, в сфере алкогольной продукции, переход на ЭПД становится обязательным в ближайшее время. Даже если в вашей отрасли пока нет прямого требования, тенденция к полной цифровизации очевидна, и лучше подготовиться заранее.
• Конкурентные преимущества. Компании, использующие ЭПД, работают эффективнее, быстрее реагируют на изменения рынка и более привлекательны для клиентов и партнёров, которые уже перешли на ЭДО.
• Экономическая выгода. Снижаются затраты на документооборот, оптимизируются бизнес-процессы и ускоряются взаиморасчёты.
• Технологическое развитие. Современные решения интегрируются с другими системами и мобильными приложениями. С помощью них легко автоматизировать процессы и проводить аналитику. Например, 1С-ЭПД поможет составить отчёт ГСМ.
• Упрощение взаимодействия. Упрощается обмен документами с контрагентами, исключается потеря или повреждение документов, а также снижается риск ошибок при заполнении.

Откладывая переход на ЭПД, вы рискуете отстать от конкурентов и столкнуться с трудностями при выполнении новых законодательных требований. Главное — упустите возможность повысить эффективность своего бизнеса.

Возражения и способы их решения

Предлагая сервис, мы столкнулись со следующими трудностями: низкий уровень цифровой зрелости некоторых участников рынка, сопротивление изменениям, недостаток информации.

Например, многие перевозчики выражали опасения по поводу сложности подписания электронных документов водителями. Работа с цифровым документооборотом казалась сложной и далёкой к пониманию, а компьютер банально неудобно брать с собой в поездку. Также в пути не всегда есть доступ к интернету. Как же сотрудник будет подписывать накладную или отдавать документ на проверку сотруднику ГИБДД? Решение нашлось в виде мобильного приложения, которое поддерживает усиленную неквалифицированную электронную подпись Госключа. Интерфейс интуитивно понятен, а подписание документа осуществляется нажатием одной кнопки.

Другой частый вопрос: как быть, если контрагенты используют другого оператора ЭДО? Здесь на помощь пришёл роуминг. Мы реализовали роуминг ГК «Астрал» с другими операторами — Контур и Тензор (СБИС).

При этом на протяжении всего пути внедрения решения ЭПД мы сопровождали клиентов: помогали с процессами внедрения и обучением сотрудников.

Какой подход мы применили

На наш взгляд, при внедрении ЭПД критически важен только комплексный подход. Мы разработали чёткую методологию, которая в себя включает:

1. Анализ текущей ситуации: оценка цифровой зрелости компании, анализ бизнес-процессов и документооборота.
2. Выбор оптимального решения: подбор сервиса 1С-ЭПД, интеграция с учётными системами, настройка мобильных приложений.
3. Обучение и поддержка: консультации по работе с системой на местах, техническая поддержка.
4. Масштабирование: полный отказ от бумаги, резервные сценарии, чтобы не сорвать выпуск ТС в случае сбоя.

Каких результатов удалось достичь

Внедрение ЭПД принесло компаниям ощутимые результаты: сокращение издержек на документооборот, повышение скорости и эффективности работы, улучшение контроля и прозрачности процессов. Отзывы клиентов, таких как ATI.SU и ГУП «Мосгортранс», подтверждают эффективность нашего подхода. Например, последние отмечают значительную экономию времени и ресурсов благодаря использованию электронного путевого листа.

Что будет с грузоперевозками в будущем

ЭПД — это уже не будущее, а настоящее транспортной отрасли. Компании, которые ещё не перешли на ЭДО, неизбежно столкнутся с необходимостью сделать это в ближайшее время. И чем раньше они начнут этот процесс, тем больше преимуществ смогут получить. Наш опыт показывает, что при правильном подходе внедрение ЭПД проходит быстро, гладко и приносит реальные результаты. Приглашаем всех участников перевозок подключаться к сервису 1С-ЭПД.