Анализ внедрения ЭПД: пошаговая инструкция и оценка готовности

Цифровизация транспортной отрасли — это не просто тренд, а необходимость. В настоящее время использование электронных перевозочных документов (ЭПД) добровольное и проходит в качестве пилотных проектов в отдельных регионах. Однако переход на ЭПД заложен в утверждённой правительством транспортной стратегии РФ. Так, участники алкогольного рынка должны перейти на путевые листы и транспортные накладные в электронном виде до 1 сентября 2026 года.

В этой статье, основанной на личном опыте, расскажу о преимуществах внедрения ЭПД и дам практическую инструкцию по оценке готовности вашей компании.

Первичные итоги цифровизации

Транспортная стратегия РФ до 2035 года определяет цифровизацию грузоперевозок как одно из ключевых направлений развития. В рамках первого этапа, который завершится в 2024 году, уже достигнуты значительные результаты.

• Законодательная база. Утверждены форматы 6 электронных документов, включая самые популярные: электронная транспортная накладная и электронный путевой лист.
• Инфраструктура. Создана Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Операторами системы выступают аккредитованные организации, включая ГК «Астрал».
• Пилотные проекты. Более 100 успешных внедрений ЭПД реализованы в 43 регионах России. Они охватывают различные сферы применения: от такси и водного транспорта до грузовых и пассажирских перевозок.

Цифровизация в транспортной отрасли будет и дальше развиваться. Транспортная стратегия рассчитана до 2035 года. Обязательное использование ЭПД — это вопрос времени, поэтому готовиться нужно заранее.

Преимущества использования ЭПД

Внедрение ЭПД способствует сокращению издержек за счёт снижения затрат на печать, хранение, доставку и обработку бумажных документов. Кроме того, повышается эффективность работы благодаря скорости документооборота, сокращается время на оформление и проверку данных. Ошибки при заполнении сводятся к минимуму.

ЭПД также обеспечивает прозрачность и контроль всех этапов перевозки, упрощая мониторинг движения грузов и состояния документов. Наконец, переход на цифровой формат даёт конкурентное преимущество. Компания получает больше клиентов и партнёров, которые готовы к работе в цифровом формате.

Почему компании не хотят переходить на ЭПД

Несмотря на очевидные преимущества ЭПД, внедрение технологии сталкивается с рядом препятствий. Рассмотрим их.

• Низкий уровень цифровой зрелости
  Многие компании не готовы к переходу на ЭПД из-за отсутствия необходимой инфраструктуры, навыков работы с цифровыми инструментами и понимания преимуществ.
• Сопротивление изменениям
  Традиционные схемы работы, боязнь потери контроля и недоверие к электронным документам тормозят процесс внедрения.
• Недостаточная информированность
  Многие участники рынка не обладают полной информацией о требованиях законодательства, доступных решениях и опыте успешного внедрения ЭПД. Приведу пример из другой области решений электронного взаимодействия: бизнес не был готов к применению машиночитаемых доверенностей. Поэтому обязательное использование МЧД откладывалось несколько раз.

Как оценить готовность к внедрению ЭПД

Перед тем как подключать ЭПД, нужно определить, насколько ваша компания готова к внедрению этой технологии. Показываю пошагово, как это сделать:

Этап 1. Оцените стратегический контекст

Цифровизация грузоперевозок является главной темой в транспортной стратегии РФ. Первый этап, завершающийся в 2024 году, уже принёс значительные результаты: утверждены форматы 6 ключевых электронных документов, создана ГИС ЭПД, запущены пилотные проекты во многих регионах. Проверьте, насколько ваша компания осведомлена об этих изменениях и готова адаптироваться к новым реалиям.

Этап 2. Проанализируйте законодательную базу

Сделайте аудит текущего документооборота и выявите документы, подлежащие переводу в электронный вид. Обратите внимание на ЭТрН и ЭПЛ как наиболее распространённые. Изучите ФЗ-259 и ПП РФ №931, регламентирующие работу с ЭПД.

Этап 3. Определите уровень цифровой зрелости

Перед внедрением ЭПД проведите самодиагностику по следующим пунктам:

1. Кадры. Убедитесь, что водители владеют базовыми навыками работы со смартфонами.
2. Процессы. Проанализируйте текущий процесс оформления перевозочных документов. Сделайте вывод, насколько он автоматизирован.
3. Данные. Оцените способы сбора и обработки данных о перевозках. Стремитесь к максимальной автоматизации.
4. Обмен документами. Проверьте, как вы передаёте документы контрагентам. Рассмотрите возможность использования ЭДО.
5. Работа с ЭДО. Оцените ваш опыт работы с электронным документооборотом. Изучите возможности роуминга. Например, в 1С-ЭПД реализована возможность роуминга с другими крупными операторами, такими как Контур и Тензор (СБИС).

Этап 4. Разработайте план внедрения

На основе оценки предыдущих пунктов составьте дорожную карту внедрения ЭПД в вашей компании:

• выберите технологическое решение: 1С-ЭПД, мобильное приложение, API;
• рассчитайте технико-экономическое обоснование (ТЭО);
• проанализируйте налоговые и финансовые риски;
• проведите пилотный проект;
• доработайте учётную систему;
• подключите контрагентов.

Начните планирование внедрения ЭПД как можно раньше. Обратитесь к нам для получения консультаций и технической поддержки. Помните, что внедрение ЭПД — это инвестиция в будущее вашего бизнеса.

Что предлагает ГК «Астрал»

Мы предлагаем комплексный подход к внедрению ЭПД, основанный на нашем опыте, понимании отраслевой специфики и потребностей клиентов:

• Технологические решения
  У нас есть всё — от модулей 1С-ЭПД до мобильных приложений для водителей, а также API для интеграции с внешними системами.
• Консалтинг
  Предоставляем индивидуальный подход к каждому. Разработка дорожной карты, расчёт ТЭО, анализ рисков, доработка учётных систем, подключение контрагентов. Внедрение осуществляется с учётом текущего уровня цифровой зрелости компании, специфики бизнес-процессов и интеграции с существующими учётными системами.
• Обучение
  Проведение пилотных проектов, обучение, повышение квалификации персонала, аудит бизнес-процессов, анализ рисков, разработка рекомендаций по оптимизации документооборота.
• Партнёрская сеть
  8500 компаний по всей России оказывают поддержку в подключении и работе с ЭПД.

Заключение

Внедрение ЭПД — это многоступенчатая задача и стратегический шаг на пути к повышению эффективности и конкурентоспособности вашей компании. Следуя предложенной инструкции, вы сможете провести анализ готовности к внедрению ЭПД. Разработайте план действий, который учитывает специфику вашего бизнеса. Помните, чем раньше вы начнёте планирование и подготовку, тем успешнее пройдёт переход на цифровые технологии. В свою очередь, наша компания готова оказать поддержку на этом пути, обеспечивая комплексный подход и индивидуальные решения для каждого клиента. Приглашаем всех участников перевозок подключаться к сервису 1С-ЭПД.