Автоматизация электронного документооборота на предприятии: эффективность процессов и системы делопроизводства в организации
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru

Автоматизация электронного документооборота


В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятия, поэтому документация является информационной основой его деятельности. Для организации слаженной работы всех подразделений компании необходимы автоматизация документооборота и делопроизводства.

Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства

Несмотря на то, что оба этих понятия тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, их следует различать.

Делопроизводством называется комплекс мероприятий документационного обеспечения управления (ДОУ), включающих:

  • обработку и регистрацию документов;
  • ознакомление с документами;
  • выдачу поручений и контроль за их исполнением;
  • поиск документов и контроль за их местонахождением;
  • рассмотрение входящей корреспонденции и так далее.

Документооборот — движение документов в рамках ДОУ. В рамках электронного делопроизводства и электронного документооборота осуществляется работа с документами в электронном виде.

Если рассматривать документооборот как составляющую процесса делопроизводства, его автоматизация также будет являться частью бизнес-процессов. Полная автоматизация делопроизводства с внедрением системы электронного документооборота позволит организовать максимально эффективную работу всех подразделений компании.

Однако также существует возможность автоматизации только лишь документооборота, при которой применяется узкоспециализированное ПО для управления документами. Сейчас правительство активно продвигает развитие по этому направлению.Так, у работодателей появилась полноценная возможность автоматизировать электронный документооборот в кадровом делопроизводстве, благодаря которому теперь можно принять сотрудника на работу дистанционно.

Почему автоматизация документооборота в организации очень важна

Следует отметить важность автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Чем больше организация и выше численность персонала, тем актуальнее становится вопрос повышения эффективности делопроизводства. При стихийном ДОУ могут возникнуть различные проблемы. Например:

  1. Руководители не увидят полностью картину текущей ситуации.
  2. Подразделения организации не смогут наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс, поскольку не будут иметь доступа к информации о деятельности друг друга. Как результат, последует снижение качества обслуживания клиентов и взаимодействия с внешними партнёрами.
  3. В связи с вышеуказанным фактором, а также из-за снижения производительности труда, может показаться, что в компании не хватает работников, технических и коммуникационных ресурсов и тому подобное.
  4. Впоследствии предприятию придётся искать дополнительных специалистов, заниматься оборудованием новых рабочих мест, заниматься обучением персонала.
  5. Расширение штата может привести к необходимости изменения технологий производства, которое, в свою очередь, потребует дополнительных вложений. Если расширить штат на промышленном предприятии, это может привести к тому, что технология будет изменена, поэтому понадобятся дополнительные вложения.
  6. Увеличение численности сотрудников при неверном понимании ситуации окажется неоправданным, может возникнуть необходимость инвестировать в основную деятельность, из-за чего придётся увеличить оборотный капитал. Всё это в результате приведёт к кредитам и уменьшению прибыли.

Таким образом, мы видим, что создание эффективной среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе и ПО для её реализации.

Как автоматизировать делопроизводство на предприятии

В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, перечень функций которых включает:

  • управление базами данных;
  • поиск документов и анализа текстов;
  • налаживание внутреннего документооборота;
  • обеспечение доступа в корпоративную среду Intranet и др.

Необходимо также понимать различия в подходах к автоматизации.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. При внедрении систем BPMS (Business Process Management System) в качестве объекта автоматизации рассматриваются бизнес-процессы компании.

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. Так, например, несмотря на всё своё удобство, системы BPMS очень дорогие. В то же время подход СЭД, хоть и более выгодный в плане стоимости, не обладает достаточной гибкостью в сравнении с подходом BPMS.

Существуют также комплексные решения, обеспечивающие автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение электронного документооборота организации. В качестве примера можно привести систему электронного документооборота и делопроизводства «ДЕЛО», разработанную ещё в 1996 году.

Рекомендации по выбору системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации электронного документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:

  1. Изучить функциональность системы.
  2. Оцените набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки и тому подобное.

  3. Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли.
  4. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы в той сфере, в которой работает ваша компания. Выясните, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.

  5. Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы.
  6. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка.

  7. Испытать функции системы в её бесплатной версии.
  8. Пробная версия наглядно демонстрирует функции системы. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.

Если вы решили автоматизировать в своей компании документооборот, подключите сервис Астрал.ЭДО. В нём вы сможете вести несколько организаций, наладив документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Бесплатный промотариф позволит оценить все возможности сервиса без ограничений.

Продукты по направлению

Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Оставить заявку

Еще не определились? Напишите нам и мы ответим на Ваши вопросы

Оставить заявку
Комментарии для сайта Cackle
autohello-finger