ЭДО транспортной компании

Договор перевозки обязателен для каждой перевозки груза или пассажиров и должен содержать данные контрагентов, маршрут, характеристики груза и срок доставки. Для мультимодальных перевозок с использованием нескольких видов транспорта достаточно одного договора.

С 2024 года договор перевозки и транспортная накладка могут оформляться в электронном виде в утверждённом XML-формате (приказ ФНС № ЕД-7-26/383@). Оба документа передаются контрагентам через ЭДО.

Договор транспортной экспедиции подписывают тогда, когда перевозчик не просто доставляет товар грузополучателю, а контролирует погрузку и выгрузку партии, проводит товар через таможню или оказывает другие дополнительные услуги. XML-формат договора транспортной экспедиции для ЭДО пока не разработан.

Договор фрахтования требуется в случае, если перевозчик не использует свой автомобиль, а берёт в аренду чужой транспорт. Таким образом, в документообороте участвуют владелец транспорта и перевозчик-арендатор. Перевозчик в этом договоре обозначается как фрахтователь, а владелец авто — как фрахтовщик. В документ нужно внести данные о контрагентах, транспорте, размере платы за использование автомобиля и о длительности перевозки. Компании, которые уже используют ЭДО на транспорте, могут оформить договор фрахтования в электронном виде.

В отличие от договора перевозки, договор транспортного обслуживания заключают на длительный срок. Согласно договору обслуживания, грузоотправитель имеет право использовать автомобиль перевозчика каждый раз, когда ему нужно передать товар покупателю. При этом грузоотправитель и перевозчик могут согласовывать условия перевозки и совершать документооборот в упрощённом порядке.

При заключении договора на транспортно-экспедиционное обслуживание грузоотправитель может не только брать автомобиль перевозчика, но и пользоваться всем комплексом экспедиторских услуг на протяжении срока, который указан в документе.

Заявка или заказ на перевозку дополняет договор между контрагентами. В этом документе в сокращённом виде указывают все обстоятельства сделки: данные партнёров, характеристику транспорта и груза, маршрут. XML-формат заказа (заявки) для электронного документооборота утверждён приказом ФНС № ЕД-7-26/108@ от 13 февраля 2023 года. Если компания уже перешла на ЭДО, она может оформлять этот документ в электронном виде.