Автоматизация документооборота

Документооборот — это движение документации внутри компании.

Делопроизводство — комплексное понятие, включающее создание, редактирование и утверждение документов, выдачу поручений и контроль за их исполнением, ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.

Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления – ДОУ, которое помогает в процессе реализации функций предприятия.

Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами, создание внутренних актов, регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.

Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.

Иногда компании пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников, что только замедляет взаимодействие работников, работу отделов, так как прикладные процессы не связываются с делопроизводственными. В этом и состоит основная ошибка. Ее решение – внедрение комплексной автоматизации электронного документооборота и делопроизводства. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трех составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Только так каждая производственная операция будет определена, четко описана, регламентирована и выполнена без ошибок.

В законе нет уточнений об обязательном использовании автоматизированных систем ведения документации. Но вести учет документов обязана каждая организация. Обмен документами в цифровом формате занимает меньше времени, позволяет за более короткий срок находить нужные бумаги и сводит к минимуму риск возникновения ошибок. Из-за этого все больше компаний подключаются к ЭДО.

1. Облачные платформы – хранение и обработка документации в облаке для доступа из любой точки мира.
2. Искусственный интеллект и машинное обучение – автоматическая классификация, анализ и извлечение данных.
3. Оптическое распознавание символов – преобразование сканированных файлов и изображений в редактируемый текст.
4. Электронная подпись для ускорения согласования и подписания документов без бумажного носителя.
5. Роботизированная автоматизация процессов – выполнение рутинных задач, таких как заполнение форм или перенос данных между системами.
6. Интеграция с CRM и ERP-системами – синхронизация данных между различными бизнес-приложениями.
7. Мобильные решения – доступ через смартфоны и планшеты.
8. Системы workflow-автоматизации – управление бизнес-процессами и маршрутизация.

Эти технологии помогают сократить издержки, повысить точность и ускорить обработку информации.