Уже менее чем через 100 дней бумажная транспортная накладная утратит статус основного перевозочного документа. Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ обязывает каждого участника грузоперевозок перейти на ЭТрН с 1 сентября 2026 года. Сложность перехода заключается в том, что весь процесс выходит далеко за рамки IT-отдела. Потребуется оформить электронные подписи и машиночитаемые доверенности для сотрудников, подключиться к оператору ИС ЭПД, перенастроить текущие бизнес-процессы под работу с ЭТрН и обучить персонал.
В статье расскажем, какие действия и в каком порядке нужно предпринять, чтобы подготовить бизнес к обязательному оформлению ЭТрН с 1 сентября 2026 года.
Что именно изменится с 1 сентября 2026 года
После указанной даты электронные перевозочные документы станут обязательными для всех участников грузоперевозок. Бумажный формат сохранится лишь в исключительных ситуациях, перечень которых Минтранс утвердит отдельным актом. Соответствующий проект приказа уже вынесен на рассмотрение. В частности, документ предлагает сохранить бумажный формат накладных для перевозок, где грузополучателем или грузоотправителем является иностранное лицо, а также для каботажных перевозок, которые осуществляют иностранные представители, зарегистрированные на территории стран ЕАЭС.
| Параметр | Правила с 01.09.2026 | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Формат транспортной накладной | Исключительно электронный, через ГИС ЭПД | Бумажный допускается только по перечню Минтранса, который будет утвержден позже |
| Канал передачи документа | Через оператора ИС ЭПД в ГИС ЭПД | При несовпадении операторов сторонам необходим роуминг |
| Формат ЭТрН | Новый формат, который ФНС пока не утвердила | Компаниям с готовой интеграцией, возможно, потребуется доработка |
| Порядок подписания | КЭП/УКЭП для юрлиц, ПЭП/УНЭП для водителей, УНЭП через «ГосКлюч» для физлиц | Водитель + логист подписывают по двойной схеме. Также возможна связка: водитель + бухгалтер |
| Ответственность за отсутствие ЭТрН на маршруте | Административные штрафы по КоАП РФ | Переходного периода нет |
Кого затрагивает переход
Закон № 140-ФЗ не содержит исключений по масштабу бизнеса: требования распространяются на всех участников автомобильных грузоперевозок.
-
Грузоотправители формируют и подписывают титул Т1, в котором фиксируются основные сведения о грузе, маршруте и условиях перевозки.
-
Перевозчики работают с двумя титулами: Т2 (прием груза к перевозке) и Т4 (подтверждение доставки). Подписание устроено по двойной схеме: логист или диспетчер перевозчика ставит УКЭП, водитель параллельно подтверждает тот же титул через ПЭП с мобильного устройства. Без обеих подписей титул остается незавершенным.
-
Получатель груза подписывает титул Т3, где фиксируется факт приема товара от перевозчика и сведения о состоянии груза, а также при необходимости вносятся замечания.
Всего ЭТрН содержит восемь титулов. Помимо обязательных Т1, Т2, Т3 и Т4 предусмотрены:
-
Т5 (заполняет грузоотправитель) и Т6 (заполняет грузополучатель), представляющие собой опциональные титулы первичного учета, которые заменяют УПД и подтверждают расходы для целей налогообложения (ст. 252 НК РФ);
-
Т7, используемый при переадресации (смена адреса или грузополучателя); Т8, применяемый при замене водителя или транспортного средства в пути.
Для двух категорий установлены отдельные сроки и обязанности.
-
Перевозчики алкогольной продукции с 1 сентября 2026 года обязаны помимо ЭТрН оформлять и ЭПЛ (электронный путевой лист).
-
Транспортно-экспедиционная деятельность с 1 мая 2026 года невозможна без зачисления в специальный реестр системы ГосЛог. Уже действующие экспедиторы должны были подать заявку на регистрацию в период с 1 марта по 1 мая 2026 года. Новые предприятия с соответствующим ОКВЭД должны подавать заявку сразу после регистрации бизнеса. Экспедиторы, не попавшие в реестр, с 1 мая находятся вне закона. Таким компаниям рекомендуется немедленно приостановить деятельность и в срочном порядке подать заявление на регистрацию в ГосЛог.
В каких случаях ЭТрН не потребуется
Закон № 140-ФЗ предусматривает, что Минтранс определит перечень исключений, при которых сохраняется бумажное оформление, однако проект приказа, содержащего этот перечень, еще находится на рассмотрении.
По действующей редакции Устава автомобильного транспорта (ст. 2, 8 Закона № 259-ФЗ) транспортная накладная не оформляется при перевозке для собственных нужд, то есть без заключения договора перевозки. Типичный пример: компания доставляет свои материалы между собственными складами на собственном транспорте. ЭТрН здесь не нужна, но при налоговой проверке придется подтвердить некоммерческий характер перевозки.
Также ЭТрН можно не оформлять в следующих ситуациях:
-
если стоимость доставки включена в цену товара и не выделена отдельной строкой в договоре;
-
при аренде транспортного средства с экипажем для перевозки собственных грузов, при инкассации (перевозке денежных средств);
-
при международных перевозках, оформляемых по CMR-накладной.
Пошаговая инструкция по переходу на ЭТрН
Подготовку можно условно разделить на шесть последовательных этапов. Пропускать шаги или менять порядок нежелательно: каждый следующий этап опирается на результаты предыдущего.
Шаг 1. Провести аудит текущих процессов
Перед подключением к сервисам необходимо оценить масштаб задачи. Выясните, сколько транспортных накладных компания оформляет ежемесячно, какие сотрудники участвуют в подписании (логисты, кладовщики, водители, бухгалтеры), какая учетная система задействована (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP или иная) и подключены ли ключевые контрагенты (перевозчики, экспедиторы) к оператору ИС ЭПД.
По итогам аудита формируется список сотрудников, которым понадобится электронная подпись, и становится понятно, достаточно ли облачного сервиса или необходима полноценная интеграция с учетной системой.
Шаг 2. Оформить КЭП и настроить подписание
Работа с ЭТрН предполагает использование трех видов подписей.
Квалифицированная электронная подпись требуется руководителю, ИП, бухгалтерам, логистам, экспедиторам. Руководители и индивидуальные предприниматели получают КЭП бесплатно в отделениях ФНС при предъявлении паспорта, СНИЛС и USB-токена (носителя ключа). Сотрудникам КЭП выдают коммерческие удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифры.
Водители могут использовать простую электронную подпись или неквалифицированную (НЭП). Однако одной подписи водителя недостаточно: титулы Т2 и Т4 оформляются по двойной схеме, где водитель ставит ПЭП/НЭП, а логист или диспетчер перевозчика параллельно подписывает те же титулы КЭП. Пока обе подписи не получены, титул считается незавершенным.
Шаг 3. Выбрать оператора ИС ЭПД и подключиться
Электронные перевозочные документы передаются через операторов информационных систем ЭПД, включенных в реестр Минтранса. Оператор играет роль посредника: проверяет корректность документа, обеспечивает его передачу между сторонами и направляет данные в ГИС ЭПД.
Три параметра, на которые стоит ориентироваться при выборе:
-
присутствие оператора в реестре Минтранса (обязательное условие),
-
возможность интеграции с учетной системой компании,
-
поддержка роуминга с операторами контрагентов.
Шаг 4. Настроить учетную систему
Такие программы как «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей» или «1С:ERP» содержат встроенные модули для работы с ЭПД, но по умолчанию эти модули могут быть не активированы. После настройки в программе появляется возможность создавать ЭТрН, заполнять свой титул и отправлять документ контрагенту через оператора ИС ЭПД.
Шаг 5. Обеспечить водителей устройствами и обучить персонал
Водители подписывают титулы ЭТрН с мобильных устройств. Для этого на смартфон или планшет устанавливается приложение оператора ИС ЭПД или «ГосКлюч», настраивается ПЭП или НЭП, после чего проводится инструктаж по порядку подписания при погрузке и разгрузке.
Логистам и кладовщикам необходимо освоить создание ЭТрН, проверку данных и подписание документов через КЭП. Для бухгалтеров ключевой момент: ЭТрН встраивается в учетный процесс, подтверждает расходы на перевозку и служит основанием для вычета НДС (ст. 171, 172 НК РФ).
Шаг 6. Обеспечить полный переход на ЭТрН
До 1 сентября необходимо полностью перейти на использование электронной транспортной накладной в штатном режиме. Все ошибки взаимодействия должны быть устранены, роуминг между операторами настроен, а пробелы в обучении сотрудников — закрыты.
ЭТрН с 1 сентября 2026: штрафы за отсутствие накладной
Пока что за отсутствие транспортной накладной в действующем законодательстве предусмотрена ответственность только для водителя — предупреждение или штраф 500 рублей по ст. 12.3 КоАП РФ. Прямых административных штрафов для должностных и юридических лиц за отсутствие накладной (ни бумажной, ни электронной) в настоящее время не существует. Основной риск для бизнеса лежит в налоговой плоскости: ФНС может снять расходы на перевозку и отказать в вычете НДС, что приведет к доначислениям.
Чек-лист готовности к ЭТрН с 1 сентября 2026 года
Если хотя бы один пункт из списка ниже не выполнен, процесс перехода нельзя считать завершенным.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продолжать оформлять бумажные транспортные накладные после 1 сентября 2026 года?
Закон № 140-ФЗ прямо запрещает бумажный формат с этой даты. Минтранс определит узкий перечень исключений (перевозки в зонах без связи, например), но для подавляющего большинства компаний бумажные накладные станут недопустимы.
Что делать, если контрагент не готов к обмену ЭТрН?
Если контрагент отказывается использовать ЭТрН, значит, с ним нельзя работать по новым правилам. Следует выбирать только те компании, которые уже перешли на ЭПД. Рекомендуется уже сейчас направить контрагентам уведомление о переходе и согласовать оператора ИС ЭПД. Если операторы различаются, проверьте поддержку роуминга.
Нужна ли ЭТрН при перевозке груза собственным транспортом для собственных нужд?
Ст. 2 и ст. 8 Закона № 259-ФЗ связывают оформление транспортной накладной с заключением договора перевозки. Когда компания доставляет собственные материалы на собственном транспорте без такого договора, накладная не требуется. При проверке ФНС, впрочем, придется подтвердить некоммерческий характер перевозки.
Как водитель подписывает ЭТрН на маршруте?
Титулы Т2 и Т4 водитель подписывает через мобильное приложение оператора ИС ЭПД или через «ГосКлюч», используя ПЭП или НЭП.
Дарья Алексеева
Виталий Михейкин
Виталий Михейкин
Сергей Феоктистов
Феоктистова Екатерина
Феоктистова Екатерина
Феоктистова Екатерина
Феоктистова Екатерина
Виталий Михейкин
Астрал Отчет 5.0
1С-Отчетность
1С-УП
Астрал Доверенность
МЧД
Астрал.Маркировка
Продукты 1С
Астрал.Платформа
Внесение изменений
Астрал.Торги
Регистрация бизнеса
1С:БО
1С-ЭТП
Подпись ФНС
Корпоративный УЦ
КриптоПро
КриптоАРМ
JaCarta LT
JaCarta-2 SE
Рутокен Lite
Рутокен ЭЦП 3.0
1С-ЭДО
Астрал.ЭДО
Астрал iКЭДО
Найми
Роуминг
Астрал.СКРИН
Астрал.ОФД
Онлайн-кассы
Астрал.Безопасность
152DOC