Путевые листы в перевозках

Путевой лист в 2023 году: изменения в правилах оформления и другие нововведения

Путевой лист — это первичный документ учёта и неотъемлемая часть организационной документации, имеющая важное значение в современном бизнесе. В условиях постоянных изменений в законодательстве и требований к учёту и налоговой отчётности постепенно меняется и подход к оформлению этого документа.

В данной статье мы подробно расскажем о роли путевого листа в делопроизводстве и учёте, а также рассмотрим основные изменения формы путевого листа и правил его заполнения, которые недавно вступили в силу. Ещё мы подготовили инструкцию, которая поможет вам заполнить путевой лист в 2023 году.

Зачем нужен путевой лист в 2023 году

Путевой лист в 2023 году играет такую же немаловажную роль. Это документ, который выдаётся водителю транспортного средства для подтверждения факта выполнения работы по перевозке грузов или пассажиров. Он содержит данные о маршруте, дате и времени отправления, месте назначения, пробеге, расходе топлива и другие сведения, связанные с поездкой.

Зачем нужен путевой лист

Основное назначение путевого листа — служить основанием для расчёта заработной платы водителей, учёта расходов на эксплуатацию автомобилей и компенсацию сотрудникам за использование личного транспорта в служебных целях. Помимо этого, путевой лист может быть полезен для подтверждения цели поездки перед полицией.

Для чего путевой лист нужен ещё:

1. Обеспечение прозрачности и контроля. В некоторых случаях путевой лист используется для контроля и учёта проезда транспортных средств, включая грузовые автомобили и автобусы.
2. Соблюдение законодательных требований. В ряде отраслей и регионов использование путевых листов обязательно. Соблюдение требований законодательства к документации – ключевая задача.
3. Обеспечение безопасности. Путевые листы также могут использоваться для обеспечения безопасности и контроля за выполнением правил дорожного движения.
4. Защита от непредвиденных ситуаций. Путевые листы могут быть полезными для ведения бухгалтерского учёта, определения стоимости перевозки и решения спорных вопросов, связанных с транспортными операциями.

Какие данные отражаются в путевом листе

В путевом листе указываются данные о транспортном средстве, такие как марка, модель, государственный регистрационный знак, номер кузова, двигателя, шасси и другие характеристики. Также в нём указывается информация о грузе или пассажирах, включая их количество, вес, объём и другую информацию. Кроме того, путевой лист содержит сведения о прохождении медосмотра и техосмотра.

Кто должен оформлять путевые листы

Если компания является собственником автотранспорта или занимается перевозками грузов, то она должна оформлять путевые листы в соответствии с п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

Путевой лист является обязательным документом для таких перевозок и должен быть заполнен и представлен соответствующими лицами в соответствии с требованиями законодательства.

При перевозке груза или пассажиров не по договору, а в личных целях на компанию-перевозчика по-прежнему действуют правила, закреплённые в п. 3 Постановления Пленума ВС от 26 июня 2018 года № 26.

Какие изменения произошли с путевым листом в 2023 году

В 2023 году в силу вступило несколько изменений, которые коснулись правил формы путевого листа и порядка его оформления. В их числе — новый бланк, введение электронного варианта «путёвки» и новые правила заполнения путевого листа с 1 сентября 2023 года.

Что изменилось с марта 2023 года

С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтранса от 28 сентября 2022 года № 390, который предусматривает следующие изменения:

• Название и номер путевого листа теперь вписывать не обязательно. Исключение — путёвка используется для учёта затрат. В этом случае название указать придётся (ч.2 ст. 9 Федерального Закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ).
• Вместо информации о владельце транспорта, следует указывать данные о предприятии или предпринимателе, выписывающем путевой лист.
• Для заполнения сообщений и видов перевозок используются новые правила.
• Журнал заполнения путевых листов вести больше необязательно. Если компания ведёт журнал, то его страницы должны быть распечатаны, сшиты и пронумерованы.

Путевой лист в электронной форме

Ещё одним важным изменением стало введение электронной формы путевого листа с 11 марта 2023 года. Основанием стал приказ ФНС от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@. На данный момент использование электронного путевого листа является правом, а не обязанностью: организации и индивидуальные предприниматели могут выбирать между бумажной и электронной формой документа.

Путевой лист в электронной форме включает в себя несколько XML-файлов, которые содержат:

• информацию о рейсе и его особенностях;
• результаты предрейсового медицинского осмотра;
• результаты предрейсовый техосмотр;
• показания одометра при выезде автомобиля с парковки или приёме его от другого водителя;
• показания одометра при въезде автомобиля на парковку или передаче его другому водителю;
• результаты послерейсового медосмотра (если рейс был пассажирским).

Электронный лист оформляется через оператора электронного документооборота (ЭДО), который передаёт данные в ГИС ЭПД (государственную систему электронных перевозочных документов). Для заверения путевого листа в электронном формате используется УКЭП или УНЭП.

Путевые листы с 1 сентября 2023

Форма путевого листа с 01.09.2023 изменений не претерпела, но в правила добавили новые пункты.

В соответствии с приказом Минтранса от 5 мая 2023 года № 159, в сведениях о водителе дополнительно нужно указывать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения. Также разрешено изменять сведения о водителях, марках, моделях прицепов или полуприцепов, а также их регистрационных номерах в электронном путевом листе.

Какие реквизиты путевого листа обязательны для указания

Следует помнить, что правильное оформление путевого листа играет важную роль в учёте и контроле автотранспорта. Независимо от того, используете ли вы унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 или разрабатываете собственный бланк с учётом отраслевых особенностей, важно соблюдать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ.

Реквизиты путевого листа включают в себя:

• Название и дата документа. Эти реквизиты, хотя и не являются обязательными, могут быть необходимы, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях.
• Срок действия путевого листа. Важно указать срок действия документа, чтобы контролировать его актуальность.
• Название компании или ФИО индивидуального предпринимателя. Эти данные идентифицируют организацию или предпринимателя, выдавшего «путёвку».
• Информация о транспортном средстве, которое будет выполнять рейс. Тип, марка, модель и регистрационный номер машины.
• Данные водителя, необходимые для его идентификации. ФИО, СНИЛС водителя, реквизиты водительского удостоверения.
• Информация о времени начала и завершения рейса. Дата и время выезда/возвращения на парковку.
• Показания одометра. Данные о текущем пробеге машины, которые помогают контролировать расстояние и использование автотранспорта.
• Отметки о техническом контроле и медосмотре. Обязательные записи о состоянии автотранспорта и здоровье водителя.
• Вид перевозки. Классификация перевозимого груза и вид сообщения.

Для различных видов автотранспорта существуют соответствующие типовые формы путевых листов: № 3 (для легковых автомобилей), № 4 (для такси), № 4-С или № 4-П (для грузовых перевозок), № 6 (для автобусов) и другие.

С 1 сентября 2023 года разрешено:

• оформлять один путевой лист на один рейс — если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя;
• оформлять несколько путевых листов на бумажных носителях — на одно транспортное средство, раздельно на каждого водителя, включая каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию
• оформлять путевой лист на несколько рейсов — если в течение рабочего дня (смены) водитель совершает один или несколько рейсов.

Соблюдение обязательных форм и реквизитов для путевых листов помогает обеспечивать контроль и прозрачность в транспортной деятельности.

Как заполнять новый путевой лист с сентября 2023 года

Следующая пошаговая инструкция поможет вам заполнить бланк путевого листа 2023 года любой формы: на бумаге или электронную.

Шаг 1. Срок действия путевого листа

Выберите один из следующих вариантов:

1. Если вы оформляете «путёвку» на один день, укажите дату в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ (число, месяц, год). Это означает, что данный путевой лист действителен только в течение одних суток с указанной даты и времени.
2. Если планируется срок более одного дня, вам необходимо указать даты начала и окончания.

Выбор срока действия «путёвки» зависит от вашей специфики и планируемых перевозок.

Шаг 2. Данные об оформителе

Содержание сведений зависит от статуса:

• полное и точное наименование организации (если ИП, то ФИО);
• адрес, по которому зарегистрирована компания (адрес проживания, по которому зарегистрирован ИП);
• контактный номер телефона;
• ОГРН/ОГРНИП.

Шаг 3. Сведения о транспорте

• Укажите тип, марку и модель вашего автомобиля. Также укажите номер государственной регистрации автомобиля. Если у вашей машины есть прицеп, нужно указать номер государственной регистрации прицепа.
• Если вы используете троллейбус или трамвай, укажите инвентарный номер транспортного средства.
• Укажите дату, точное время и результат предрейсового технического контроля вашего автомобиля. Обратите внимание, что предрейсовый контроль в бланке отмечать не требуется, если используете легковой автомобиль для собственных нужд и не перевозите пассажиров и грузы.
• Укажите дату и точное время выпуска и возвращения транспорта на линию. Эта информация важна для учёта времени использования автомобиля.
• Укажите полные километры пробега при въезде, выезде и передаче транспортного средства следующему водителю. Если необходимо оформить несколько «путевок» на одно транспортное средство, показания одометра сравнивают и записывают на каждом листе при сдаче-приёмке автомобиля. Под показателями одометра ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает транспортное средство.
• Хотя маршрут не является обязательным реквизитом путевого листа, рекомендуется его заполнить. Маршрут позволяет доказать рабочий характер поездки, особенно если вы используете путевой лист для подтверждения расходов. Поэтому заполнение маршрута желательно.

Шаг 4. Сведения о водителе и медосмотре

• Укажите полное ФИО водителя, СНИЛС, а также номер и дату выдачи его водительского удостоверения.
• Укажите дату и точное время проведения предсменного медицинского осмотра. В случае прохождения медосмотра без выявления заболеваний и признаков опьянения в путевом листе делается отметка о прохождении предсменного медицинского осмотра и допуске к исполнению трудовых обязанностей. После рейса водители также проходят медосмотр, и если он пройден, в путевом листе указывают «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

С 1 сентября 2023 года в отметках о медосмотре не требуется указывать реквизиты лицензии на медицинскую деятельность (п. 25 Правил предрейсовых осмотров из Приказа Минздрава от 30 мая 2023 года № 266н).

Шаг 5. Информация о виде перевозки

В зависимости от характера перевозок выберите один из следующих вариантов:

1. Коммерческая перевозка.

Включает в себя перевозку пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, такси, грузоперевозки по договору и другие аналогичные виды деятельности, укажите этот вариант. Коммерческими также считаются организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования, в этом случае укажите «организованная перевозка группы детей автобусом». Обратите внимание, что перевозки по заказу или для собственных нужд не подходят для этого варианта.

2. Для собственных нужд.

Включает в себя перевозку пассажиров и багажа, а также грузоперевозки с использованием собственного транспорта. В этом случае договоры перевозок или фрахтования не заключаются.

3. Работа специального транспорта.

Такие перевозки выполняются специальными автомобилями, автобусами необщего пользования и подразумевают специфические виды деятельности, выберите этот вариант.

Шаг 6. Сведения о сообщении

Выберите соответствующий вариант сообщения:

• городское — если ваша поездка запланирована в пределах одного населённого пункта.
• пригородное — если ваш маршрут включает поездку между населёнными пунктами, находящимися на расстоянии не более 50 километров друг от друга.
• междугородное — если поездка предполагает перемещение между населёнными пунктами, находящимися на расстоянии более 50 километров друг от друга.
• международное— если ваша поездка предусматривает пересечение границ России или транзит через другие страны.

Шаг 7. Подписание путевого листа

Бланк путевого листа должен быть подписан водителем, врачом и техническим специалистом.

• Врач и технический специалист также должны поставить отметки о предрейсовом и послерейсовом осмотрах водителя и транспортного средства, соответственно.
• Если путевой лист заполняется на бумаге, нужно поставить рукописные подписи.
• Если путевой лист оформлен в электронном виде, медицинские работники и технические специалисты должны заверить его с помощью электронной подписи: усиленной квалифицированной (УКЭП) либо неквалифицированной (УНЭП).
• При ведении электронного журнала путевых листов этот журнал также должен быть подписан электронной подписью.

Для наглядного ознакомления с порядком заполнения «путёвки», скачайте образец путевого листа с 1 сентября 2023 года.