ЭП для нотариуса

ЭЦП Нотариуса

Активная цифровизация и принятие закона, дающего юридическую силу документам, подписанным квалифицированной электронной подписью, привели к возможности использования подобного инструмента в нотариальной деятельности. С 2015 года можно заверить электронные копии бумаг, используя электронную подпись нотариуса, что делает их эквивалентными по юридической силе бумажным аналогам с подписью и печатью. Использование технологии работы с электронными документами предоставило нотариусам дополнительный ряд преимуществ при работе:

• повышение защиты заверенных документов от утери из-за возможности хранения всего количества информации в защищённом облачном хранилище с регулярным резервированием данных;
• сокращение объёма архива, что уменьшает расходы на аренду помещений, приобретение мебели и папок для хранения документов в нотариальной конторе;
• заверять оригиналы и подлинность копий документов удалённо, обслуживая клиентов со всего региона.

Оформление подобных электронных копий выгодно и клиенту нотариальной конторы из-за возможности оперативно передать их в другой населённый пункт по email, через файлообменник, мессенджер за несколько минут, что невозможно при использовании бумажных носителей.

Возможности ЭЦП нотариуса

Кроме очевидных возможностей в виде подтверждения подписью оригинальности электронных документов, по закону нотариус с цифровой подписью может выполнять следующие действия:

• организовывать электронный обмен документами с физическими и юридическими лицами, государственными организациями;
• оформлять выписки и подавать заявления в реестр залогового имущества;
• подтверждать достоверность документов (бумажные и электронные), переданных на физическом носителе;
• регистрировать через интернет индивидуальных предпринимателей и юридических лиц в ФНС;
• получать выписки и краткие сведения из ЕГРИП или ЕГРЮЛ;
• совершать сделки с недвижимостью;
• готовить документы для оформления наследственного дела.

Электронная подпись нотариуса позволяет заверять практически весь спектр документов в электронном виде, включая свидетельства о рождении, доверенности на совершение каких-либо действий, лицензии и так далее. Исключением станут только документы, служащие для удостоверения личности: паспорт, водительское удостоверение, военный билет и другие.

Как происходит заверение электронных копий с помощью электронной цифровой подписи нотариуса

К документам, оформленным в электронном формате нотариусом, предъявляются жёсткие требования, соблюдение которых гарантирует их юридическую силу. В общем случае процедура заверения электронных документов идёт следующим образом:

• Нотариус удостоверяет личность клиента с помощью оригинала его общегражданского паспорта.
• Происходит сканирование бумажного документа в соответствии с требованиями Министерства юстиции (обратим внимание, что по закону нотариус только подтверждает равнозначность электронной и бумажной версий документов, а не корректность или полноту содержания).
• Отсканированная версия документа заверяется усиленной квалифицированной подписью нотариуса (при этом появляется ещё один файл с расширением .sig — это и есть подписанный ЭЦП документ). Если специфика заверяемой электронной копии предусматривает наличие подписи заявителя (например, касается это доверенности на совершение каких-либо действий от его лица), то он также должен подписать её собственной квалифицированной ЭЦП.
• Исходный и подписанный ЭЦП документы записывают на USB-носитель либо отправляют по электронной почте адресату.

Проверить подпись и целостность электронной копии, куда предоставляется нотариально заверенный документ, получатель и организация могут через портал «Госуслуги», с помощью программного обеспечения типа «КриптоАРМ» и КриптоПро CSP. Достоверность ЭЦП будет подтверждена только при её соответствии документу, отсутствии изменений в последнем после генерации подписи. Дополнительно будут указаны дата оформления документа, владелец и наименование ЭЦП.

Какая цифровая подпись необходима нотариусу и где её оформить

С 1 января 2022 года действуют новые правила выдачи квалифицированной электронной подписи нотариусам. Согласно изменениям в 63-ФЗ «Об электронной подписи», руководители организаций, ИП и нотариусы получают КЭП в УЦ ФНС или у его доверенных лиц.