Электронный документооборот (ЭДО) в страховой компании
Техподдержка:
8 (800) 551-80-36
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
Отдел продаж:
16 декабря 2021
704
0
ЭДО в страховых компаниях
Документооборот

ЭДО в страховых компаниях

Сегодня сложно себе представить работу любой страховой организации без использования автоматизированных систем. Бумажный документооборот уже перестал отвечать требованиям бизнеса, поскольку он не обеспечивает высокую скорость обработки данных. В связи с этим его постепенно вытесняет ЭДО.

Как происходит документооборот в страховой компании

В перечень основной страховой документации входит более десятка документов, в том числе:

  • заявление на страхование;
  • договор страхования;
  • страховой полис;
  • страховой акт;
  • бордеро (список застрахованных рисков);
  • счёт по бордеро;
  • заявление о наступлении страхового случая;
  • извещение о страховом случае;
  • заявление о выплате страхового возмещения и др.

В качестве примера осуществления документооборота в страховой компании приведём урегулирование убытка в результате наступления страхового случая, допустим, при страховании транспортного средства от ущерба. Условно этот процесс можно разделить на следующие этапы:

  1. Страхователь заполняет и подаёт заявление о наступлении страхового случая.
  2. Страхователь представляет страховой компании пакет документов, которые подтверждают его право собственности на застрахованный транспорт и право на получение выплаты по страховке.
  3. Проводится внутренняя либо независимая экспертиза причинённого ущерба.
  4. Страхователь представляет страховой компании документы, которые необходимы для подтверждения факта происшествия, ставшего причиной ущерба застрахованного ТС (справки из ГИБДД, МВД, МЧС, медицинских учреждений и прочее).
  5. Страховая компания получает и анализирует результаты экспертизы ущерба;
  6. Страховая компания принимает решение о выплате возмещения или о способе урегулирования убытка страхователя.
  7. Организация-страховщик возмещает убытки в виде выплаты либо проведения взаиморасчётов с СТО.

Как видно, почти на каждом этапе между страхователем и страховой компанией происходит обмен документами. Такой алгоритм аналогичен и для других типов страхования — отличаются лишь состав пакета документов и перечень лиц, которые контролируют процесс представления документации и принятия решения по делу.

Недостатки бумажных документов и преимущества ЭДО

Сведения из бумажных документов сотрудниками приходится вносить в базы данных вручную. Обычно на это уходит много времени, а при вводе данных всегда есть вероятность допустить ошибку. Время на поиск информации по клиентам, копирование, сканирование и отправку документов по факсу имеет непосредственное влияние на повышение издержек и реализацию текущих бизнес-процессов. От этого страдает качество обслуживания.

Переход на электронный документооборот позволяет решить эту проблему. В чём преимущество ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом? Организация ЭДО минимизирует риск потери документов — их копии сохраняются на серверах, поэтому в случае сбоев или форс-мажорных происшествий можно не переживать об их сохранности. Кроме того, ведение электронных документов позволяет минимизировать расходы, которые возникают при бумажном документообороте: на бумагу, картриджи для принтеров, услуги курьеров. К тому же документы в электронном виде не требуют столько места, сколько бумажные, и для них не нужно выделять целый кабинет под архив.

Основная проблема страховых организаций — обеспечение быстрого доступа к информации и быстрого обслуживания клиентов. В частности, это необходимо для управления полисами и процесса возмещения убытков. Электронные архивы с удобной системой поиска способны полностью удовлетворить такую потребность.

ЭДО страховых компаний с медицинскими учреждениями

Система добровольного медицинского страхования (ДМС) всё больше распространяется в России. Для обеспечения бесперебойной работы клиникам необходимо регулярно передавать в страховую компанию документы застрахованных пациентов.

Через ЭДО медучреждения могут обмениваться следующими электронными документами:

  • списки застрахованных лиц;
  • счета на оплату;
  • договоры;
  • реестр оказанных услуг;
  • прейскуранты и др.
 страховая компания

Электронный документооборот между страховой компанией и медицинским учреждением осуществляется в следующем порядке:

  • Организация-страховщик передаёт клинике списки прикрепления и открепления, которые также содержат информацию по застрахованным (ФИО, дата рождения, номер полиса, программа страхования).
  • Страховая компания передаёт клинике гарантийное письмо по её запросу или запросу пациента.
  • В конце периода клиника отправляет страховой компании реестр оказанных услуг, подтверждённый электронной подписью. На основании этого реестра оплачиваются услуги клиники, а также оформляются акт выполненных работ или счёт-фактура.

Как организовать ЭДО в страховой компании

Для организации электронного документооборота необходимо в первую очередь обеспечить сотрудников сертификатами квалифицированной электронной подписи (ЭП), а также оснастить рабочие места ПО, необходимым для работы с электронной подписью.

Для внутреннего документооборота допускается применение неквалифицированной электронной подписи (НЭП). Для её использования при обмене документами со страховыми агентами потребуется дополнительное соглашение о взаимном признании НЭП равнозначной рукописной подписи.

Выбор способа обмена электронными документами зависит от объёма документооборота. Если документов немного, можно обмениваться ими через электронную почту.

В случае большого объёма документов, наилучшим вариантом организации электронного документооборота будет заключение договора с оператором ЭДО. Преимущества подключения к системе оператора ЭДО:

  • удобно работать с большим количеством страховых агентов;
  • оператор ЭДО может помочь в настройке рабочих мест;
  • за все вопросы, связанные с передачей документов, а также обеспечением их хранения безопасности, ответственность несёт оператор;
  • оператор может помочь оптимизировать некоторые бизнес-процессы страховой компании, недостатки которых были незаметны до перехода на ЭДО.

Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, подключитесь к Астрал.ЭДО. При передаче документов сервис проверит легитимность ЭП, правильность формата документа и соответствие данных в нём, а также подскажет, как исправить ошибку в случае её обнаружения.


704
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger