Доверенность на подписание документов в ЭДО

Вести деятельность от имени организации или ИП могут лица, которые вправе представлять свою фирму без доверенности. Таким человеком является учредитель, индивидуальный предприниматель или директор. Для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями они используют квалифицированную электронную подпись (ЭП).

Чтобы работник мог работать в системе ЭДО от имени компании, на него оформляют подпись сотрудника юридического лица. В сертификате данной ЭП будет указано ФИО, ИНН и должность сотрудника плюс название организации и ИНН юридического лица. Но с 2023 года использовать такие подписи будет запрещено, а для электронного документооборота станет необходима машиночитаемая доверенность (МЧД).

В статье разберёмся, в каких случаях будет применяться МЧД, кто её будет использовать и как оформить документ.

В 2022 году появится электронная доверенность для сотрудников: что уже известно

В январе 2022 года вступили в силу положения статьи 17 Федерального закона «Об электронной подписи» 63-ФЗ. Новые правила запрещают использовать подпись сотрудника юридического лица. Вместо неё работник организации начнёт заверять документы своей ЭП физлица. Чтобы ЭДО был юридически значимым, сотрудник будет подтверждать свои полномочия с помощью машиночитаемой доверенности (МЧД).

МЧД — это доверенность, оформленная в электронном виде и подписанная руководителем организации с помощью электронной подписи. Наделяет работника полномочиями для работы от имени организации или индивидуального предпринимателя. Создаётся на имя ответственного сотрудника, бухгалтера или лица, уполномоченного на подписание от имени компании. Например, на аутсорс бухгалтера, чья компания оказывает услуги по сдаче отчётности.

Чтобы бизнес успел подготовиться, законом предусмотрен переходный период. Если работники компании используют электронную подпись сотрудника юрлица, которая была выпущена до 31 августа 2023 года, они могут продолжать работать по старой схеме до 1 сентября 2024 года. К 1 сентября 2024 года им потребуется выпустить КЭП физлица и получить от руководителя МЧД.

Если же на 31 августа 2023 года у работника нет КЭП сотрудника юрлица, ему необходимо сразу выпустить КЭП физлица и получить от директора МЧД, чтобы и дальше подписывать документы от имени компании.

Формат электронной доверенности на подписание документов в ЭДО

Приказ Минцифры №857 от 18 августа 2021 года регулирует требования к использованию МЧД. Её создают и подписывают с помощью определённых цифровых форматов:

• для создания доверенности используется xml-формат. Если информационная система не способна его обработать, законом разрешено использовать PDF-формат;
• для заверения необходима электронная подпись с форматом xmldsig или тем форматом, который указан в приказе Минцифры №472 от 14 сентября 2020 года.

Кто может оформить доверенность

Выдать МЧД может только лицо, которое вправе действовать от имени организации или ИП без доверенности, то есть индивидуальный предприниматель или директор. В ней указывают информацию о доверителе, о лице, которому передали полномочия, его обязанности, дату составления и срок действия документа. Присваивают идентификационный номер и подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Квалифицированную электронную подпись руководителя юридического лица или ИП, выдают в УЦ ФНС или в офисах Доверенных лиц УЦ ФНС, подписи на физических лиц выдают только в аккредитованных удостоверяющих центрах, таких как АУЦ Астрал. Бюджетные учреждения получают подпись в УЦ Управлении Федерального Казначейства.

Как оформить доверенность на подписание документов в ЭДО

1. МЧД составляется в электронной форме согласно формату и с обязательными реквизитами. Подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя. Далее документ сохраняют в информационной системе, для которой доверенность предназначалась. Если МЧД используется для сдачи отчётности в несколько государственных ведомств, то её можно хранить в сторонней ИС, например, у оператора ЭДО.
2. Работая с электронными документами, сотрудник подписывает их подписью физлица и подтверждает полномочия с помощью МЧД. При взаимодействии с контрагентами доверенность прикрепляют вместе с пакетом документов, для отправки отчётности в государственные органы — вводят идентификационный номер. Далее срок действия МЧД и полномочия проверяются получателем.
3. МЧД разрешено отозвать раньше срока действия. Это делается в случае увольнения ответственного сотрудника или при передаче его полномочий другому работнику. Директор должен заполнить заявление на отзыв и отправить его в информационную систему, в которой хранится МЧД.

Где разрешено использовать электронную доверенность

МЧД используется везде, где работнику требуется выполнять действия от имени организации или ИП. Она необходима для электронного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями.

С МЧД работник юридического лица или индивидуального предпринимателя может:

• сдавать электронную отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и пр.;
• работать на Госпорталах;
• осуществлять внутренний и внешний документооборот;
• участвовать в электронных торгах.