ЭДО в строительстве : применение, автоматизация и график электронного документооборота в компании
Отдел продаж:
8 (800) 600-36-51
moscow@astral.ru
19 сентября 2022
87
0
ЭДО в строительстве
Документооборот

ЭДО в строительстве

Процесс обмена документами в строительной компании сильно влияет на сроки завершения строительства, поэтому в его оптимизацию вкладывается немало средств и кадровых ресурсов. Основным инструментом оптимизации документооборота является автоматизация процессов. Рассказываем, почему внедрение ЭДО в строительной организации необходимо и какие оно даёт преимущества.

Почему строительной организации необходим ЭДО

В сфере строительства документы, связанные с выполнением работ, обычно сдают уже после того, как подрядчик выполнит свою часть условий договора. При этом в документацию постоянно вносятся различные исправления, из-за чего её приходится выставлять повторно. Это, в свою очередь, приводит к дополнительным расходам и загрузке персонала производственно-технического отдела. Заказчик не может оценить картины происходящего на строительной площадке, а у компании-подрядчика горят сроки, из-за чего она не может вовремя сдать закрывающую документацию и получить деньги.

Подобную ситуацию может исправить автоматизация делопроизводства за счёт внедрение ЭДО в компании. Это позволит быстро вносить в документы необходимые правки и обмениваться ими практически мгновенно. Внедрение ЭДО помогает сделать длительный процесс согласования прозрачным.

Какие документы, используемые в строительстве, можно вести в электронном виде

Вести в электронном виде строительные организации могут документы, которые связаны с закрытием строительно-монтажных работ, а также с закупкой стройматериалов. Такие документы как, например, счёт-фактура или УПД, имеют утверждённые формы, и ими можно обмениваться с контрагентами через системы ЭДО без дополнительных соглашений. Другую первичную, договорную и отраслевую документацию также можно отправлять и получить через системы электронного документооборота.

Одни из самых распространённых документов в строительной отрасли — акт по форме КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и справка по форме КС-3 (справка о стоимости выполненных работ) КС-3. Автоматизация обработки и почти мгновенный обмен этими документами возможны благодаря внедрению ЭДО в организации. Кроме того, ЭДО поможет упростить работу со сметами, спецификациями, отчётами и заказами и др.

Плюсы организации ЭДО в строительстве

Преимущества от внедрения электронного документооборота в строительной организации в большинстве своём те же самые, что и у компаний, работающих в других отраслях:

  • переход на ЭДО позволяет сэкономить время на ведении документооборота — больше не придётся оформлять отправление по почте или через курьера и ждать, когда документы доставят в офис или на стройплощадку;
  • внутренний документооборот в организациях с удалёнными филиалами в регионах и дочерними компаниями становится мгновенным;
  • персонал, задействованный на оформлении бумажных документов, может заняться другими, более важными задачами;
  • в связи тем, что подписание электронных документов происходит буквально за пару кликов, ускоряются взаиморасчёты;
  • внедрение ЭДО позволяет настроить маршруты согласования — документы будут автоматически переходить между работниками по заданным шагам, ответственные смогут прослеживать их статус;
  • значительная минимизация возможных ошибок в документах — любую из них можно оперативно исправить, а в случае обнаружения несоответствий на стройплощадке (например, по количеству заказанных материалов), расхождения в документах можно сразу устранить;
  • снижение расходов на бумагу и оргтехнику;
  • возможность организации электронного архива — это не только обеспечивает оперативный доступ к необходимым документам, но и освобождает от необходимости хранить бумажные копии в специально отведённом помещении.

Организация ЭДО в строительной компании помогает сократить время, необходимое для сдачи объекта, а также позволяет быстро рассчитаться с подрядчиками. Таким образом, компания минимизирует финансовые риски и поддерживает хорошие партнёрские отношения с контрагентами.

Как организовать ЭДО в строительной компании

Обмен электронными документами чаще всего осуществляется через оператора ЭДО. Чтобы организовать электронный документооборот в вашей компании, необходимо оставить заявку оператору, оформить электронную подпись, чтобы визировать документы, и оплатить тариф.

Если организация работает в 1С, наиболее подходящим вариантом для неё будет подключение 1С-ЭДО — работа с электронными документами будет происходить в привычном интерфейсе, устанавливать дополнительное ПО не потребуется. Прочим подойдёт облачный сервис Астрал.ЭДО — для работы с ним тоже не нужно ничего устанавливать дополнительно. Оба сервиса поддерживают роуминг для обмена документами с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО.
87
0
Комментарии для сайта Cackle
Продукты по направлению
Астрал.ЭДО

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

1С-ЭДО

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Предыдущая статья
Следующая статья
Следующая статья
autohello-finger