Использование электронных подписей в медицинских учреждениях

С начала 2021 года электронные подписи стали повсеместно применяться в медицинских учреждениях. Это связано с выходом закона, который обязал больницы и поликлиники организовывать юридически значимый электронный документооборот.

Почему врачам обязательно иметь электронную подпись

7 сентября 2020 года был издан Приказ Минздрава РФ N 947н, согласно которому во всех медицинских учреждениях должен быть организован юридически значимый электронный документооборот. Врачам теперь нужно получать квалифицированную электронную подпись. Приказ вступил в силу 1 февраля, а решение о полном или частичном переходе на ЭДО медучреждения стали принимать самостоятельно.

23 августа 2021 года вышло Постановление Правительства РФ № 1381, которое скорректировало порядок информационного взаимодействия в целях формирования электронных больничных. Согласно документу в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, страхователи будут предоставлять соответствующие сведения в систему «Соцстрах». Это постановление начнёт действовать 1 января 2022 года.

Вне зависимости от того, приняла ли организация решение вести частичный или полный электронный документооборот, для обеспечения возможности формирования листков нетрудоспособности в виде электронного документа медицинской организации и медицинским работникам, ответственным за формирование электронных больничных, необходимо иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.

Кому из медицинских работников нужна электронная подпись

Электронная подпись должна быть у:

• главного врача, который подписывает документы от лица организации;
• лечащего врача, который заверяет больничные листы, подписывает амбулаторные карты и выписывает рецепты;
• фельдшера, если он выполняет функции врача;
• сотрудника статистического отдела, который передаёт информацию о листках нетрудоспособности в ФСС.

До 1 января 2022 года формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа осуществляется исключительно с письменного согласия застрахованного лица. После этого такое согласие не требуется. Кроме того, медицинская организация обязана по запросу пациента изготавливать бумажную копию электронного медицинского документа.

Какие документы подписываются электронно

Список электронных документов медучреждений, которые могут быть подписаны электронной подписью, включает в себя всё, где содержится информация о состоянии здоровья пациента: медицинские карты пациента или стационарного больного, больничные листы и т. д.

Подписывать документы электронной подписью обязаны и представители роддомов. Индивидуальная карта беременной и родильницы, история развития новорожденного, история развития ребёнка, история родов — всё это также должно быть заверено с помощью ЭП.

Правила подписания электронных документов

В медицинских учреждениях при подписании электронных документов сотрудники следуют трём правилам:

1. Если документ подписывают несколько человек, каждый из них пользуется своей личной подписью.
2. Если на бумажном документе ставится подпись, то и на его электронном аналоге должна быть электронная подпись.
3. Медицинская организация должна быть зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций, где и будет указана информация об ЭП сотрудника.

Правила регистрации электронных документов в реестре

Регистрация электронных документов в Федеральном реестре электронных медицинских документов единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения должна проходить по установленным Минздравом правилам.

Вся документация должна быть зарегистрирована в реестре в течение одного рабочего дня с момента её формирования. Если же в документ вносятся изменения, то в реестре также должна быть зарегистрирована новая версия, на это также отводят одни рабочие сутки.

Как получить электронную подпись для врача и медицинской организации

Оформить квалифицированную электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре.

Если медицинское учреждение не является бюджетным:

• главный врач получает КЭП в УЦ ФНС;
• рядовой персонал (врачи) получает КЭП в АУЦ по доверенности на сотрудника организации или КЭП на ФЛ, если медицинская информационная система предполагает использование сертификатов без указания ИНН юридического лица.

Если медицинское учреждение бюджетное:

• главный врач получает КЭП в УЦ ФК (Удостоверяющий центр Федерального Казначейства);
• рядовой персонал получает КЭП в УЦ ФК по доверенности или КЭП на ФЛ, если медицинская информационная система предполагает использование сертификатов без указания ИНН юридического лица.