Бумажные бланки больничных остаются в прошлом

С 2022 года бумажный больничные листы больше не будут оформляться в медицинских учреждениях, на смену им приходят электронные листы нетрудоспособности — ЭЛН. Поэтому работодателям нужно подготовиться: получить электронную подпись и определиться, каким образом они будут отправлять электронные больничные листы в ФСС.

Что изменилось в 2021 году

Переход на электронные больничные происходил в несколько этапов.

12 января 2021 года Минздрав РФ подписал Приказ, согласно которому физическая подпись врача должна быть заменена электронной, а во всех медицинских учреждениях должен быть организован электронный документооборот. Приказ вступил в силу уже 1 февраля.

23 августа 2021 года вышло Постановление, которое скорректировало порядок информационного взаимодействия в целях формирования электронных больничных. Оно начнёт действовать 1 января 2022 года.

Вышеуказанное постановление приводит порядок формирования электронных листков нетрудоспособности в соответствие с Законом об обязательном социальном страховании. Для назначения и выплат пособий страхователи будут подавать сведения о себе и застрахованном лице в информационную систему «Соцстрах». Формированием, размещением и хранением сведений об электронных листках нетрудоспособности в качестве оператора информационной системы будет заниматься Фонд социального страхования. Его же обязанностью станут расчёт и оплата больничного листа.

Зачем нужны эти нововведения

В первую очередь переход на электронный документооборот снизит нагрузку на медицинские учреждения — дублировать документ в бумажном виде больше не придётся, а значит, будут оптимизированы внутренние процессы. Соответственно, у врачей появится больше времени для работы с пациентами.

Медицинские работники смогут предоставлять доступ к электронным документам своим коллегам из других поликлиник и больниц. Это позволит сэкономить время на изучение истории болезни, результатов анализов и т.д.

Для работодателей же отмена бумажных больничных листов означает упрощение работы с ними, ведь всё будет происходить в электронном формате. От сотрудников нужно будет получить только номер больничного, который им назовут в больнице. Тем не менее для страхователей появятся и новые обязанности, о которых мы поговорим чуть позже.

Как будет работать новая система

Электронный больничный лист будет главным основанием для назначения выплат. Работодатели должны будут подать его в ФСС в течение трёх дней после его выдачи сотруднику в медицинском учреждении. Сейчас этот срок составляет пять дней.

Фонд социального страхования выплатит больничные в течение десяти дней после получения сведений из листа нетрудоспособности от страхователя. Не изменится то, что первые три дня оплачивать всё равно будет работодатель.

При этом правила расчёта больничных останутся прежними.

Итак, схема работы с ЭЛН будет выглядеть следующим образом:

1. Сотрудник передаёт работодателю номер электронного больничного после его закрытия.
2. Страхователь заполняет лист нетрудоспособности — для этого нужны вышеуказанный номер и СНИЛС сотрудника, а также указывает данные о страховом стаже и среднем дневном заработке.
3. Работодатель отправляет в ФСС лист нетрудоспособности и реестр по больничным.
4. Фонд социального страхования рассчитывает и выплачивает пособие сразу на карту работнику, данные о которой он уже передал работодателю.

Электронный больничный идентичен бумажному — в нём сохранились все те же поля для заполнения. Подписать документ можно только квалифицированной электронной подписью.

ЭЛН можно распечатать, но закон не обязывает работодателей хранить эти документы, так как они будут храниться в фонде социального страхования.

ФСС будет проверять сведения, полученные от работодателя, на достоверность и полноту. При этом часть данных фонд будет получать самостоятельно через систему межведомственных запросов: для проверки СНИЛС направит запрос в ПФР, а для проверки сведений о зарплате сотрудника — в ФНС.

Все остальные данные и документы ФСС запросит у работодателя. Если сведения предоставлены не полностью, ФСС направит работодателю извещение. В свою очередь, работодатель должен представить недостающие документы в течение 5 рабочих дней со дня получения извещения.

За нарушение сроков передачи сведений или их недостоверность работодателю грозит штраф:

• за непредставление документов для проверки — 200 рублей за каждый документ;
• за недостоверные сведения на выплату пособия, если в результате ФСС переплатил деньги застрахованному лицу — на 20% от суммы переплаты, но не меньше 1 000 рублей и не больше 5 000 рублей;
• за нарушение срока передачи сведений для назначения выплат — на 5 000 рублей.

Как получить электронный больничный

Чтобы получить электронный больничный лист в 2021 году, необходимо обратиться за медицинской помощью и сообщить врачу, что вам нужен больничный в электронной форме. С 2022 года больничные листы по умолчанию будут оформляться в электронном виде. Врач выдаст талон, на котором будет указан номер электронного больничного. Этот номер необходимо сообщить работодателю любым способом: лично, по телефону, по электронной почте, СМС-сообщением или сообщением в любом доступном мессенджере, например, через корпоративный чат.

Кто оплачивает больничный

Первые три дня больничного по-прежнему оплачивает работодатель, а ФСС — все остальные дни. Это правило действует даже в том случае, если работник заболел после увольнения и с момента увольнения прошло не более 30 дней. Такие правила установлены в части 3 статьи 13 и части 2 статьи 4.6 Закона от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ.

Как оплачивается больничный

Расчёт больничного листа в 2022 году останется без изменений. Размер выплаты зависит от следующих показателей:

• причины нетрудоспособности,
• среднего заработка за два предшествующих года,
• страхового стажа, количества дней болезни,
• минимальных и максимальных ограничений,
• ограничений по продолжительности периода нетрудоспособности (по уходу).

С 1 января минимальный и максимальный размер пособия повысятся. Минимальный будет зависеть от МРОТ.

Максимальный размер пособия зависит от предельных лимитов по страховым взносам ВНиМ за два предшествующих года. Предельные лимиты ВНиМ для расчёта пособий в 2022 году:

• 2020 год - 912 000 рублей;
• 2021 год - 966 000 рублей.

Итого предельная база доходов работника за два года для исчисления пособия составит 1 878 000 рублей.

У работодателей есть время, чтобы подготовиться к работе по новым правилам.

Что нужно сделать работодателю для перехода на ЭЛН в 2022 году: чек-лист

1. Заключить соглашение с ФСС и зарегистрироваться в информационной системе электронных больничных.
Для регистрации потребуется квалифицированная электронная подпись. Для этой цели можно использовать «Астрал-ЭТ» — электронная подпись подойдёт также для участия в торгах, работы на государственных порталах и регистрации онлайн-кассы.
2. Выбрать программу, в которой будет удобно работать с электронными больничными. Такая функция есть почти во всех бухгалтерских, кадровых программах и в сервисах для сдачи электронной отчётности.
Наши системы для сдачи электронной отчётности обеспечивают возможность работы с ЭЛН. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Использовать можно и программу, которую предоставляет сам ФСС. Причём для медицинской организации и страхователя подготовили разные дистрибутивы.

3. Если в организации штат бухгалтеров, а не специалист по бухгалтерии и кадрам в одном лице, стоит назначить ответственного за работу с электронными больничными листами.
4. Заранее предупредить работников, что больничный на бумаге с 1 января 2022 года медучреждения выдавать не будут. Вместо выдачи бланка, работнику выдадут талон с номером документа. Этот номер работник должен будет сообщить работодателю любым удобным способом.
Порекомендуйте сотрудникам, у которых ещё нет подтверждённой записи на портале Госуслуг, пройти регистрацию. Тогда они смогут получить доступ к личному кабинету на сайте ФСС и отслеживать этапы обработки электронного больничного и начисления пособия по нетрудоспособности.
5. Составить новые регламенты и внести изменения в положение по документообороту, если оно имеется в организации — установить новые сроки обработки документов. Провести инструктаж или обучение ответственных сотрудников по работе с новым порядком.